5 Richtlinien, die Ihnen helfen, den Posteingang zu optimieren

Ihr Verstand ist das mächtigste Werkzeug, das Sie haben. Er sorgt dafür, dass die Welt für Sie Sinn macht, und dient als Quelle für Produktivität und Kreativität. Doch wir alle wissen, was passiert, wenn er außer Kontrolle gerät. Ihre Konzentration wird beeinträchtigt, Ihr Stresspegel steigt und Ihre Nächte sind schlaflos. Statt eines Leuchtturms wird Ihr Verstand zu einer Last und beginnt gegen Sie zu arbeiten, anstatt für Sie. Hier kommen Meditationstechniken ins Spiel: Sie helfen Ihnen, das Signal im Lärm zu finden, das Durcheinander zu beruhigen und Ihre kostbare geistige Energie neu zu kalibrieren.

Wir können einen ähnlichen Ansatz wählen, wenn es um E-Mails geht. Wie der Verstand ist auch die E-Mail ein mächtiges Werkzeug, wenn Sie sie beherrschen, anstatt dass sie Sie beherrscht. Ein unkontrollierter Posteingang voller ungelesener Nachrichten belastet Ihren Geist, lenkt Sie von Ihren Zielen ab und behindert so die Produktivität erheblich.

Es geht nicht nur darum, unbearbeitete E-Mails loszuwerden, sondern auch darum, ein Gefühl der Ruhe in Ihren Posteingang zu bringen. Posteingang-Zen statt Posteingang-Null. Es reicht nicht aus, den Posteingang aufzuräumen und von vorne anzufangen. Wahrscheinlich werden Sie in ein paar Wochen wieder genau an der gleichen Stelle stehen. Wie bei vielen anderen Dingen auch, geht es darum, starke Gewohnheiten zu entwickeln, die Ihnen jederzeit einen klaren Kopf verschaffen.

Möchten Sie einen Zustand des "Zen" im Posteingang erreichen und aufrechterhalten? Hier sind fünf Leitlinien, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Reduzieren Sie den Lärm. Abbestellen. Jetzt.

Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Abonnements und seien Sie ehrlich zu sich selbst, welche davon Ihnen tatsächlich einen Nutzen bringen. Wenn Sie drei E-Mails desselben Absenders hintereinander wegwerfen, ist es Zeit, sich zu verabschieden. Es ist eine schmutzige Arbeit, aber sie muss getan werden und wird Sie danach mit einem Gefühl der Erleichterung erfüllen.

Allerdings kann das Abbestellen von Hunderten von E-Mail-Abonnements ewig dauern. Dafür gibt es natürlich Tools. Mein persönlicher Favorit ist Unroll.me, ein kostenloses Tool, das alle Ihre E-Mail-Abonnements aufspürt und zusammenfasst, so dass Sie sie effektiv in Massen abbestellen können. Verbinden Sie es einfach mit Ihrem E-Mail-Konto (Gmail, Outlook oder was auch immer Sie verwenden) und fangen Sie an, wiederkehrenden Müll zu entfernen. Nachdem Sie die unerwünschten Mails abbestellt haben, können Sie die gewünschten Mails in einem Rollup verpacken, das alle Ihre Mails enthält. Das war's für heute.

unroll.me-Schnittstelle

Während Sie mit Unroll.me den Frühjahrsputz machen, sollten Sie versuchen, Muster in den E-Mails zu erkennen, die Sie loswerden wollen. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mails in Zukunft bewusster verwalten und verhindern, dass Sie sich für Newsletter anmelden, die nur noch mehr Lärm verursachen.


2. Lassen Sie Ihren Posteingang die schwere Arbeit machen

Sie werden überrascht sein, wie leistungsfähig Ihr Posteingang sein kann, auch ohne zusätzliche Tools. Früher gehörte ich zu den Menschen, die sich buchstäblich im Bett verkriechen, wenn sie morgens meinen überfüllten Posteingang erblicken. Das änderte sich, als ich auf Andreas Klingers Methode stieß, mit der Sie Ihren E-Mail-Posteingang stets blitzsauber halten können. "Die Einrichtung dauert etwa 15 Minuten, aber sie könnte die Art und Weise, wie Sie mit E-Mails arbeiten, für immer verändern", behauptet er. Ich war anfangs skeptisch, bin aber im Laufe der Zeit ein Fan geworden, denn das Programm hält, was es verspricht. Es baut auf zwei nativen Google Mail-Funktionen auf: spezielle Sterne und mehrere Posteingänge. Seit Klingers ursprünglichem Beitrag vor mehr als drei Jahren habe ich gesehen, wie viele Leute es benutzen.

Google Mail-Posteingang

Klingers Methode baut auf den Prinzipien von Getting Things Done oder GTD auf, der berühmten Zeitmanagementmethode, die in David Allens Buch. Das Ergebnis ist ein einfach zu verwaltender, meist leerer Posteingang auf der linken Seite, Aufgaben im ersten Feld, E-Mails, die auf eine Antwort warten, im zweiten Feld, delegierte E-Mails im dritten Feld und der Rest in Bezug auf Besprechungen/Flüge usw. im vierten Feld. So haben Sie jederzeit einen perfekten Überblick über den Umfang und die Art Ihres Arbeitsaufkommens und Ihres Verkaufstrichters.

Hier erfahren Sie, wie Andreas das tägliche E-Mail-Management handhabt:

  • Eine E-Mail kommt herein
  • Erledigen Sie die, die Sie sofort erledigen können
  • Die anderen markieren als ToDo
  • Wenn Sie sie im Auge behalten wollen, wenn Sie geantwortet haben, markieren Sie sie als "In Erwartung einer Antwort" oder "Delegiert" (so können Sie sie immer schnell finden und nachfassen)
  • Sie archivieren alle E-Mails
  • Ihr Posteingang auf der linken Seite ist wieder leer
  • Alle wichtigen sind in den speziellen Boxen auf der rechten Seite
  • Das war's. Sie sind fertig.

Klingt nach einem ziemlich tollen Arbeitsablauf, oder? Wenn Sie Lust haben, sehen Sie sich seine Schritt-für-Schritt-Anleitung an, um alles einzurichten.


3. Eine Uhr anbringen

Gehören Sie auch zu den Menschen, die jede E-Mail lesen, sobald eine Benachrichtigung erscheint? Hören Sie damit auf. Jede einzelne E-Mail, die Sie öffnen, unterbricht Ihren Arbeitsablauf und schadet Ihrer Produktivität. Ihr Posteingang sollte nicht Ihre Zeit verwalten.

Kümmern Sie sich stattdessen in Ihrer eigenen Zeit um die E-Mails. Hier kommt die Macht der Gewohnheit ins Spiel. Die E-Mail-Verwaltung ist nur eine weitere tägliche Produktivitätsaufgabe, die von einer kleinen Struktur sehr profitieren wird. Legen Sie einen Zeitrahmen für die Bearbeitung Ihrer E-Mails fest, z. B. mehrmals am Tag oder einmal pro Stunde.

Sie können die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo verwenden, um die Kontrolle über Ihre E-Mail-Zeitfenster zu behalten. Die Pomodoro-Technik ist eine Methode zur effizienten Zeitnutzung, die auf der Idee aufbaut, dass die Produktivität abnimmt, wenn man eine bestimmte Zeitspanne für eine Aufgabe überschreitet. Indem Sie Ihre Zeit konsequent in aufgabenbezogene Blöcke aufteilen, trainieren Sie, in jedem Block produktiver zu sein. Ein pomodoro ist ein 25-Minuten-Block, gefolgt von einer 5-Minuten-Pause, nach der Sie wieder mit einem 25-Minuten-Produktivitätsblock beginnen. Ich persönlich widme jeden Tag zwei Pomodoro-Blöcke der E-Mail-Verwaltung: einen am Morgen und einen am Nachmittag. Sie können Ihre Pomodoros mit Pomodoro Timing Apps verfolgen. Zapier hat die besten davon für Sie in diesem Beitrag zusammengefasst.


4. Rationalisierung von Team-E-Mails

Wie viele Ihrer E-Mails werden von Mitgliedern Ihres Teams weitergeleitet? Obwohl es sie schon seit 46 Jahren gibt, ist die Weiterleitung von E-Mails immer noch der beliebteste Weg, um Informationen mit anderen zu teilen. Wie wäre es mit gemeinsamen E-Mail-Konten? Etwas besser, wenn man nicht von seinem eigenen E-Mail-Konto auf das gemeinsame Konto wechseln müsste. Die inhärente Eigenschaft von E-Mails, ein Informationssilo für nur eine Person zu sein, beeinträchtigt die Teamproduktivität und stört Ihr Bestreben, einen entspannten Posteingang zu erreichen.

Aus Ihren Händen? Nicht ganz. Hiver ist ein großartiges Tool, mit dem Sie die gesamte Kommunikation Ihres Teams über alle Mitglieder hinweg rationalisieren und verfolgen können. Sie können Ihrem Posteingang gemeinsame Postfächer hinzufügen und benutzerdefinierte Etiketten für das gesamte Team freigeben. Das bedeutet, dass Sie E-Mails mit Teammitgliedern teilen können, die nicht zu den ursprünglichen Empfängern gehören, indem Sie der E-Mail ein gemeinsames Etikett hinzufügen.

Sie können auch E-Mail-Vorlagen für andere Mitglieder freigeben und Notizen zu E-Mails hinzufügen, um anderen schnell zu erklären, was in einem bestimmten E-Mail-Thema vor sich geht. Gemeinsame Entwürfe machen es möglich, dass ein Teamkollege eine von Ihnen begonnene E-Mail fertigstellt. Auch die Verfolgung von E-Mails ist möglich.

Das Wichtigste an Hiver ist, dass Sie sowohl Ihre eigenen E-Mails als auch die Ihres Teams an einem Ort und somit in einem Zeitblock bearbeiten können. Das macht es perfekt für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz in Ihrem Start-up oder Kleinunternehmen. Es ist eine großartige Möglichkeit für Ihr Team, den Kundensupport, die Einstellung von Mitarbeitern, das Aufgabenmanagement usw. zu bewältigen - so ziemlich alles, wofür Sie in Ihrem CRM keine Vertriebspipeline erstellen würden, was aber dennoch Teamarbeit erfordert.

Mit der kostenlosen Version von Hiver können Sie Notizen, drei Etiketten und zehn E-Mail-Vorlagen mit bis zu drei anderen Benutzern teilen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Optionen.


5. Machen Sie ein Spiel daraus

Wenn Sie von diesem ganzen zen-Zeug nichts halten und es lieber einfach hinter sich bringen wollen, The Email Game könnte genau das Richtige für Sie sein. Es handelt sich um ein kostenloses Tool für Google Mail, mit dem Sie Ihren Posteingang spielerisch entrümpeln können.

Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse eingegeben haben, haben Sie pro E-Mail etwa 5 Sekunden Zeit, um zu entscheiden, was Sie damit machen wollen: antworten, Bumerang (jetzt archivieren und später zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder in Ihrem Posteingang auftauchen lassen), archivieren, löschen oder überspringen. Für jede Aktion gibt es Punkte, und es werden Punkte abgezogen, wenn Sie nicht rechtzeitig handeln. Wenn Sie auf Antwort klicken, haben Sie drei Minuten Zeit, um zu antworten. Sie können die Zeit bei Bedarf verlängern, aber halten Sie das Tempo auf jeden Fall hoch.


Wie versuchen Sie, etwas Ordnung in Ihr E-Mail-Chaos zu bringen? Twittern Sie uns (@salesflare) mit #inboxzen!

Gilles DC