5 richtlijnen om totale inbox zen te bereiken

Je geest is het krachtigste instrument dat je hebt. Het maakt de wereld voor je begrijpelijk en fungeert als een bron van productiviteit en creativiteit. Toch weten we allemaal wat er gebeurt als het uit de hand loopt. Je focus komt in het gedrang, je stressniveau stijgt en je hebt slapeloze nachten. In plaats van een baken wordt je geest een last en begint hij tegen je te werken in plaats van voor je. Dit is waar meditatietechnieken om de hoek komen kijken: om je te helpen het signaal in de ruis te vinden, de rommel tot rust te brengen en je kostbare mentale energie opnieuw te kalibreren.

We kunnen een vergelijkbare aanpak hanteren als het gaat om e-mail. Net als je geest, is het een krachtig hulpmiddel als je in staat bent om het te beheren in plaats van dat het jou beheert. Een onhandelbare inbox met ongelezen berichten weegt op je geest, leidt je af van je doelen en belemmert zo de productiviteit.

Het gaat er niet alleen om dat je onverwerkte e-mails kwijtraakt; het gaat erom dat je een gevoel van rust brengt in je inbox. Inbox zen in plaats van inbox zero. Gewoon je inbox opruimen en vanaf nul beginnen is niet genoeg. Over een paar weken zit je waarschijnlijk weer op precies dezelfde plek. Zoals met zoveel dingen, gaat het erom krachtige gewoontes op te bouwen waardoor je altijd helder van geest bent.

Wil je een inbox zen state-of-being bereiken en behouden? Hier zijn vijf richtlijnen om je op weg te helpen.

1. Verminder de ruis. Uitschrijven. Nu.

Bekijk je e-mailabonnementen en wees eerlijk tegen jezelf over welke echt waardevol voor je zijn. Als je drie e-mails van dezelfde afzender achter elkaar weggooit, is het tijd om afscheid te nemen. Het is smerig werk, maar het moet gebeuren en het zal je achteraf een gevoel van opluchting geven.

Dat gezegd hebbende, kan het uitschrijven van honderden e-mail abonnementen een eeuwigheid duren. Daar zijn natuurlijk hulpmiddelen voor. Mijn persoonlijke favoriet is Unroll.me, een gratis tool die al je e-mail abonnementen bijhoudt en bundelt zodat je je effectief in bulk kunt uitschrijven. Sluit het gewoon aan op je e-mailaccount (Gmail, Outlook of waar je ook mee werkt) en begin met het wegvegen van terugkerende junk. Nadat je je hebt afgemeld voor de dingen die je niet wilt, kun je de dingen die je wel wilt netjes verpakt in de Rollup ontvangen, één e-mail met al je abonnementen. Klaar voor vandaag.

interface van unroll.me

Terwijl je bezig bent met de voorjaarsschoonmaak met Unroll.me, probeer dan bewust patronen te herkennen in de e-mails die je verwijdert. Dit zal je bewuster maken bij toekomstig e-mailbeheer, zodat je je niet abonneert op nieuwsbrieven die alleen maar meer ruis veroorzaken.

2. Laat je inbox het zware werk doen

Het zal je verbazen hoe krachtig je inbox kan zijn, zelfs zonder extra tools. Vroeger was ik een van die mensen die letterlijk in bed kroop als ik 's ochtends mijn opgestapelde inbox zag. Dat veranderde allemaal toen ik Andreas Klinger's methodologie ontdekte om je e-mail inbox altijd brandschoon te houden. "Het duurt ongeveer 15 minuten om het op te zetten, maar het kan je manier van werken met e-mail voor altijd veranderen," beweerde hij. Ik was aanvankelijk sceptisch, maar ben na verloop van tijd fan geworden omdat het zijn belofte waarmaakt. Het bouwt voort op twee ingebouwde Gmail-functies: speciale sterren en meerdere inboxen. Sinds het oorspronkelijke bericht van Klinger meer dan drie jaar geleden, heb ik gezien dat veel mensen het gebruiken.

gmail-inbox

Klingers methode bouwt voort op de principes van Getting Things Done of GTD, de beroemde tijdmanagementmethode die wordt beschreven in David Allen's boek. Wat je overhoudt is een gemakkelijk te beheren, meestal lege inbox aan de linkerkant, to-dos in het eerste vak, e-mails 'in afwachting van antwoord' in het tweede, 'gedelegeerde' e-mails in het derde en de rest met betrekking tot vergaderingen/vluchten/etc. gemakkelijk terug te vinden in het vierde. Zo heb je altijd een perfect overzicht van het volume en de aard van je werklast en je sales funnel.

Dit is hoe Andreas omgaat met het dagelijkse e-mailbeheer:

  • Er komt een e-mail binnen
  • Behandel degenen die je direct kunt
  • De anderen markeren als todo
  • Als je wilt bijhouden wanneer je ze hebt beantwoord, markeer je ze als "In afwachting van antwoord" of "Gedelegeerd" (op die manier kun je ze altijd snel terugvinden en opvolgen).
  • U archiveert alle e-mails
  • Je inbox aan de linkerkant is weer leeg
  • Alle belangrijke staan in de speciale vakjes aan de rechterkant
  • Dat is het. Je bent klaar.

Klinkt als een behoorlijk geweldige workflow, toch? Als je er klaar voor bent, bekijk dan zijn step-by-step instructies om alles op te zetten.

3. Zet er een klok op

Ben jij een van die mensen die elke e-mail leest zodra de melding verschijnt? Stop daarmee. Elke e-mail die je opent is een onderbreking van je workflow en een klap voor je productiviteit. Je inbox zou je tijd niet moeten beheren.

Handel in plaats daarvan e-mails af in je eigen tijd. Hier komt de kracht van gewoonte om de hoek kijken. E-mailbeheer is gewoon een dagelijkse productiviteitstaak die veel baat heeft bij een beetje structuur. Stel een tijdschema in om je e-mails te behandelen, een paar keer per dag of één keer per uur.

Je kunt de Francesco Cirillo's Pomodoro techniek gebruiken om controle te houden over je e-mail tijdslots. De Pomodoro techniek is een manier om efficiënt met tijd om te gaan, gebaseerd op het idee dat de productiviteit afneemt naarmate je meer tijd aan een taak besteedt. Door je tijd consequent op te delen in taakgerichte blokken, leer je om tijdens elk blok productiever te zijn. Een pomodoro is een blok van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten, waarna je weer begint met een productiviteitsblok van 25 minuten. Persoonlijk wijd ik elke dag twee pomodoro blokken aan e-mailbeheer: één 's ochtends en één 's middags. Je kunt je pomodoro's bijhouden met Pomodoro Timing Apps. Zapier heeft de beste voor je verpakt in dit bericht.

4. Team e-mails stroomlijnen

Hoeveel van uw e-mails worden doorgestuurd door leden van uw team? Ondanks het feit dat het al 46 jaar bestaat, is het doorsturen van e-mails nog steeds de meest gebruikte manier om informatie met anderen te delen. Hoe zit het met gedeelde e-mailaccounts? Iets beter, ware het niet dat je dan van je eigen e-mailaccount moet overschakelen naar de gedeelde. De inherente eigenschap van e-mail om een silo van informatie te zijn voor slechts één persoon is een domper op de teamproductiviteit en haalt je ambities om inbox zen te bereiken onderuit.

Uit je handen? Niet helemaal. Hiver is een geweldige tool waarmee je alle communicatie van je team kunt stroomlijnen en bijhouden. Je kunt gedeelde inboxen toevoegen aan je inbox en aangepaste labels delen binnen het team. Dit betekent dat je e-mails kunt delen met teamleden die geen oorspronkelijke ontvanger waren door een gedeeld label aan de e-mail toe te voegen.

Je kunt ook e-mailsjablonen delen tussen leden en notities toevoegen aan e-mails om snel aan anderen uit te leggen wat er aan de hand is in een bepaald e-mailonderwerp. Gedeelde concepten maken het mogelijk om een teamgenoot een e-mail te laten afmaken die jij bent begonnen. Ook e-mailtracking is mogelijk.

De belangrijkste eigenschap van Hiver is dat je zowel je eigen e-mails als die van je team op één plek en dus in één tijdsblok kunt afhandelen. Dit maakt het perfect voor samenwerking op de werkplek bij je startup of klein bedrijf. Het is een geweldige manier voor je team om klantenondersteuning, aanwervingen, taakbeheer te behandelen... Zo'n beetje de dingen waarvoor je geen verkooppijplijn zou maken in je CRM, maar die toch teaminspanning vereisen.

Met de gratis versie van Hiver kun je notities, drie labels en tien e-mailsjablonen delen met maximaal drie andere gebruikers. Bekijk voor meer informatie hun opties.

5. Maak er een spelletje van

Als je geen zin hebt in al dit zen-gedoe en het liever gewoon achter de rug wilt hebben, The Email Game zou wel eens je volgende favoriete ding kunnen zijn. Het is een gratis tool voor Gmail die, je raadt het al, een spelletje maakt van het opruimen van je inbox.

Zodra je je e-mailadres hebt ingevoerd, geeft het spel je ongeveer 5 seconden per e-mail om te beslissen wat je ermee wilt doen: antwoorden, boomerang (nu archiveren en later weer in je inbox laten verschijnen, op een bepaalde tijd), archiveren, verwijderen of overslaan. Elke actie levert punten op en punten worden afgetrokken als je niet op tijd handelt. Als je op antwoord klikt, heb je drie minuten om te reageren. Je kunt tijd toevoegen als dat nodig is, maar zorg ervoor dat je het tempo erin houdt.

Hoe probeert u orde te scheppen in uw e-mailchaos? Tweet ons (@salesflare) met #inboxzen!

Gilles DC
Laatste berichten door Gilles DC (bekijk alle)