5 diretrizes para ajudá-lo a alcançar o zen total da caixa de entrada
Sua mente é a ferramenta mais poderosa que você tem. Ela dá sentido ao mundo para você e atua como uma mola para a produtividade e a criatividade. No entanto, todos nós sabemos o que acontece quando ela sai do controle. Seu foco fica comprometido, seus níveis de estresse aumentam e suas noites não dormem. Em vez de um farol, sua mente se torna um fardo e começa a trabalhar contra você em vez de a seu favor. É aí que entram as técnicas de meditação: para ajudá-lo a encontrar o sinal no meio do ruído, acalmar a desordem e recalibrar sua preciosa energia mental.
Podemos adotar uma abordagem semelhante quando se trata de e-mail. Assim como sua mente, ele é uma ferramenta potente se você conseguir gerenciá-lo em vez de ele gerenciar você. Uma caixa de entrada indisciplinada, repleta de mensagens não lidas, pesa em sua mente, distraindo-o de suas metas e, portanto, prejudicando seriamente a produtividade.
Não se trata apenas de se livrar de e-mails não processados; trata-se de trazer uma sensação de paz à sua caixa de entrada. Caixa de entrada zen em vez de caixa de entrada zero. Simplesmente limpar sua caixa de entrada e começar do zero não é suficiente. É provável que você esteja exatamente no mesmo lugar em apenas algumas semanas. Como em muitas coisas, trata-se de criar hábitos poderosos que o deixarão sempre com a mente clara.
Deseja alcançar e manter um estado de bem-estar zen na caixa de entrada? Aqui estão cinco diretrizes para ajudá-lo a começar.
1. Reduzir o ruído. Cancele a inscrição. Agora.
Analise suas assinaturas de e-mail e seja honesto consigo mesmo sobre quais delas trazem valor real para você. Se você estiver descartando três e-mails seguidos do mesmo remetente, é hora de dizer adeus. É um trabalho sujo, mas precisa ser feito e, depois disso, você terá uma sensação de alívio.
Dito isso, cancelar a inscrição de centenas de assinaturas de e-mail pode levar uma eternidade. Existem, é claro, ferramentas para isso. A minha favorita é Unroll.me, uma ferramenta gratuita que rastreia e agrega todas as suas assinaturas de e-mail para que você possa efetivamente cancelar a assinatura delas em massa. Basta conectá-la à sua conta de e-mail (Gmail, Outlook ou qualquer outra com a qual esteja trabalhando) e começar a eliminar o lixo eletrônico recorrente. Depois de cancelar a assinatura do material que não deseja, você pode ter o material que deseja bem embalado no Rollup, um e-mail com todas as suas assinaturas. Feito por hoje.
Enquanto estiver ocupado fazendo a limpeza de primavera com o Unroll.me, seja consciente e tente reconhecer padrões nos e-mails dos quais está se livrando. Isso o tornará mais consciente no futuro gerenciamento de e-mails, evitando que você assine boletins informativos que só aumentam o ruído.
2. Faça com que sua caixa de entrada faça o trabalho pesado
Você se surpreenderia com o poder que sua caixa de entrada pode ter, mesmo sem nenhuma ferramenta adicional. Eu costumava ser uma daquelas pessoas que literalmente se arrastava para a cama quando olhava para minha caixa de entrada empilhada pela manhã. Tudo isso mudou quando me deparei com a metodologia de Andreas Klinger para manter sua caixa de entrada de e-mail sempre limpa. "Leva cerca de 15 minutos para ser configurada, mas pode mudar para sempre a forma como você trabalha com e-mail", afirma ele. Eu estava cético no início, mas me tornei um fã com o tempo, pois ele não deixou de cumprir sua promessa. Ele se baseia em dois recursos nativos do Gmail: estrelas especiais e várias caixas de entrada. Desde a postagem original de Klinger, há mais de três anos, tenho visto muitas pessoas usando-o.
O método de Klinger se baseia nos princípios do Getting Things Done ou GTD, o famoso método de gerenciamento de tempo apresentado em livro de David Allen. O que você terá é uma caixa de entrada fácil de gerenciar e geralmente vazia à esquerda, tarefas na primeira caixa, e-mails "aguardando resposta" na segunda, e-mails "delegados" na terceira e o restante referente a reuniões/voos/etc. fácil de encontrar na quarta. Você terá uma visão geral perfeita do volume e da natureza de sua carga de trabalho e do funil de vendas o tempo todo.
Veja como Andreas lida com o gerenciamento diário de e-mails:
- Recebemos um e-mail
- Lide com aqueles que você pode lidar instantaneamente
- Os outros são marcados como "todo
- Se quiser acompanhar quando respondeu, marque-os como "Aguardando resposta" ou "Delegado" (dessa forma, você sempre poderá encontrá-los rapidamente e follow up)
- Você arquiva todos os e-mails
- Sua caixa de entrada à esquerda está vazia novamente
- Todos os itens importantes estão nas caixas especiais à direita
- É isso aí. Você terminou.
Parece um fluxo de trabalho muito bom, certo? Se você estiver disposto a isso, confira as instruções passo a passo para configurar tudo.
3. Colocar um relógio nele
Você é uma daquelas pessoas que lê todos os e-mails assim que a notificação aparece? Pare de fazer isso. Cada um que você abre é uma interrupção do seu fluxo de trabalho e um golpe na sua produtividade. Sua caixa de entrada não deveria estar gerenciando seu tempo.
Em vez disso, lide com os e-mails em seu próprio tempo. É aqui que entra o poder do hábito. O gerenciamento de e-mails é apenas mais uma tarefa de produtividade diária que se beneficiará muito com um pouco de estrutura. Defina um período de tempo para lidar com seus e-mails, algumas vezes por dia ou uma vez por hora.
Você pode usar a técnica Pomodoro de Francesco Cirillo para manter o controle dos intervalos de tempo do seu e-mail. A técnica Pomodoro é uma maneira de usar o tempo de forma eficiente, com base na ideia de que a produtividade diminui à medida que você ultrapassa um determinado tempo gasto em uma tarefa. A divisão consistente de seu tempo em blocos focados em tarefas o treinará para ser mais produtivo durante cada bloco. Um pomodoro é um bloco de 25 minutos, seguido de um intervalo de 5 minutos, após o qual você inicia novamente um bloco de produtividade de 25 minutos. Pessoalmente, dedico dois blocos de pomodoro ao gerenciamento de e-mails por dia: um pela manhã e outro à tarde. Você pode acompanhar seus pomodoros com os aplicativos Pomodoro Timing. O Zapier fez um ótimo trabalho ao agrupar os melhores para você em este post.
4. Simplifique os e-mails da equipe
Quantos dos seus e-mails são encaminhados por membros da sua equipe? Apesar de existir há 46 anos, o encaminhamento de e-mails ainda é a forma mais comum de compartilhar informações com outras pessoas. E quanto às contas de e-mail compartilhadas? Um pouco melhor, não fosse o fato de que elas exigem que você mude de sua própria conta de e-mail para a compartilhada. A característica inerente do e-mail de ser um silo de informações para apenas uma pessoa é uma chatice para a produtividade da equipe e atrapalha suas ambições de alcançar a caixa de entrada zen.
Fora de suas mãos? Não exatamente. Hiver é uma excelente ferramenta que permite otimizar e acompanhar toda a comunicação da sua equipe entre os membros. Ela permite adicionar caixas de entrada compartilhadas à sua caixa de entrada e compartilhar rótulos personalizados com toda a equipe. Isso significa que você pode compartilhar e-mails com membros da equipe que não eram os destinatários originais, adicionando um rótulo compartilhado ao e-mail em questão.
Você também pode compartilhar modelos de e-mail entre os membros e adicionar notas aos e-mails para explicar rapidamente aos outros o que está acontecendo em um determinado tópico de e-mail. Os rascunhos compartilhados permitem que um colega de equipe termine um e-mail que você iniciou. Os poderes de rastreamento de e-mail também estão incluídos.
A principal vantagem do Hiver é que ele permite que você lide com os seus e-mails e os da sua equipe em um só lugar e, portanto, em um único bloco de tempo. Isso o torna perfeito para a colaboração no local de trabalho em sua startup ou pequena empresa. É uma ótima maneira de sua equipe lidar com suporte ao cliente, contratação, gerenciamento de tarefas... Praticamente tudo aquilo para o qual você não criaria um pipeline de vendas em seu CRM, mas que ainda exige esforço da equipe.
A versão gratuita do Hiver permite compartilhar anotações, três rótulos e dez modelos de e-mail com até três outros usuários. Para obter mais informações, confira as opções.
5. Faça disso um jogo
Se você não estiver se sentindo à vontade com todo esse zen e preferir acabar logo com isso, The Email Game pode muito bem ser sua próxima opção favorita. Trata-se de uma ferramenta gratuita para o Gmail que, como você adivinhou, faz da limpeza da sua caixa de entrada um jogo.
Depois de digitar seu endereço de e-mail, o jogo lhe dá cerca de 5 segundos por e-mail para decidir o que fazer com ele: responder, boomerang (arquivar agora e fazer com que ele reapareça na sua caixa de entrada mais tarde, em um horário específico), arquivar, excluir ou ignorar. Cada ação lhe dá pontos e os pontos são subtraídos se você não agir a tempo. Ao clicar em reply, você terá três minutos para responder. Você pode aumentar o tempo, se necessário, mas não se esqueça de manter o ritmo.
Como você está tentando colocar ordem no caos do seu e-mail? Envie um tweet para nós (@salesflare) com #inboxzen!
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