5 wskazówek, które pomogą ci osiągnąć stan zen w skrzynce odbiorczej

Twój umysł jest najpotężniejszym narzędziem, jakie posiadasz. Nadaje światu sens i działa jak sprężyna dla produktywności i kreatywności. Jednak wszyscy wiemy, co się dzieje, gdy wymyka się spod kontroli. Skupienie staje się zagrożone, poziom stresu wzrasta, a noce stają się bezsenne. Zamiast być latarnią morską, umysł staje się ciężarem i zaczyna pracować przeciwko tobie, a nie dla ciebie. W tym miejscu wkraczają techniki medytacyjne: pomagają znaleźć sygnał w hałasie, wyciszyć bałagan i ponownie skalibrować cenną energię psychiczną.

Możemy przyjąć podobne podejście, jeśli chodzi o pocztę elektroniczną. Podobnie jak umysł, jest to potężne narzędzie, jeśli jesteś w stanie nim zarządzać, a nie ono tobą. Niesforna skrzynka odbiorcza z nieprzeczytanymi wiadomościami obciąża umysł, odwracając uwagę od celów, a tym samym poważnie ograniczając produktywność.

Nie chodzi tylko o pozbycie się nieprzetworzonych wiadomości e-mail; chodzi o wprowadzenie poczucia spokoju do skrzynki odbiorczej. Inbox zen zamiast inbox zero. Samo wyczyszczenie skrzynki odbiorczej i rozpoczęcie od zera nie wystarczy. Prawdopodobnie za kilka tygodni znajdziesz się dokładnie w tym samym miejscu. Podobnie jak w przypadku wielu innych rzeczy, chodzi o budowanie silnych nawyków, które zapewnią ci jasność umysłu przez cały czas.

Chcesz osiągnąć i utrzymać stan zen w skrzynce odbiorczej? Oto pięć wskazówek, które pomogą Ci zacząć.

1. Zmniejsz hałas. Zrezygnuj z subskrypcji. Teraz.

Przejrzyj swoje subskrypcje e-mail i szczerze powiedz sobie, które z nich przynoszą ci rzeczywistą wartość. Jeśli wyrzucasz trzy e-maile z rzędu od tego samego nadawcy, nadszedł czas, aby się z nimi pożegnać. To brudna robota, ale trzeba ją wykonać, a po jej zakończeniu poczujesz ulgę.

To powiedziawszy, wypisanie się z setek subskrypcji e-mail może zająć wieczność. Istnieją oczywiście narzędzia do tego celu. Moim osobistym faworytem jest Unroll.me, darmowe narzędzie, które śledzi i agreguje wszystkie subskrypcje e-mail, dzięki czemu można skutecznie wypisać się z nich masowo. Wystarczy podłączyć go do swojego konta e-mail (Gmail, Outlook lub cokolwiek innego, z czym pracujesz) i zacząć usuwać powtarzające się śmieci. Po rezygnacji z subskrypcji rzeczy, których nie chcesz, możesz mieć rzeczy, które chcesz, ładnie zapakowane w Rollup, jedną wiadomość e-mail zawierającą wszystkie subskrypcje. Gotowe na dziś.

Interfejs unroll.me

Podczas gdy jesteś zajęty wiosennymi porządkami z Unroll.me, bądź świadomy i spróbuj rozpoznać wzorce w wiadomościach e-mail, których się pozbywasz. Dzięki temu będziesz bardziej świadomy w przyszłym zarządzaniu pocztą e-mail, powstrzymując się od subskrybowania biuletynów, które tylko zwiększają hałas.

2. Niech skrzynka odbiorcza wykona ciężką pracę

Zdziwiłbyś się, jak potężna może być twoja skrzynka odbiorcza, nawet bez żadnych dodatkowych narzędzi. Kiedyś byłem jedną z tych osób, które dosłownie czołgały się z powrotem do łóżka, gdy rano patrzyły na moją skrzynkę odbiorczą. Wszystko zmieniło się, gdy natknąłem się na metodologię Andreasa Klingera, która pozwala utrzymać skrzynkę odbiorczą w czystości przez cały czas. "Konfiguracja zajmuje około 15 minut, ale może na zawsze zmienić sposób pracy z pocztą e-mail" - twierdzi. Początkowo byłem sceptyczny, ale z czasem stałem się jej fanem, ponieważ nie zawiodłem obietnicy. Opiera się ona na dwóch natywnych funkcjach Gmaila: specjalnych gwiazdkach i wielu skrzynkach odbiorczych. Od czasu oryginalnego postu Klingera ponad trzy lata temu, widziałem wiele osób korzystających z niego.

skrzynka odbiorcza gmail

Metoda Klingera opiera się na zasadach Getting Things Done lub GTD, słynnej metody zarządzania czasem opisanej w książce Davida Allena. Po lewej stronie znajduje się łatwa w zarządzaniu, zazwyczaj pusta skrzynka odbiorcza, w pierwszej skrzynce znajdują się zadania do wykonania, w drugiej wiadomości oczekujące na odpowiedź, w trzeciej wiadomości oddelegowane, a w czwartej pozostałe wiadomości dotyczące spotkań, lotów itp. W ten sposób przez cały czas będziesz mieć doskonały przegląd ilości i charakteru swojego obciążenia pracą oraz lejka sprzedaży.

Oto jak Andreas radzi sobie z codziennym zarządzaniem pocztą e-mail:

  • Przychodzi wiadomość e-mail
  • Obsługuj tych, których możesz natychmiast
  • Pozostałe oznaczają jako do zrobienia
  • Jeśli chcesz je śledzić po udzieleniu odpowiedzi, oznacz je jako "Oczekujące na odpowiedź" lub "Oddelegowane" (w ten sposób zawsze możesz je szybko znaleźć i podsumować).
  • Archiwizujesz wszystkie wiadomości e-mail
  • Skrzynka odbiorcza po lewej stronie znów jest pusta
  • Wszystkie ważne znajdują się w specjalnych polach po prawej stronie
  • To wszystko. Skończyłeś.

Brzmi jak całkiem niezły workflow, prawda? Jeśli masz ochotę, sprawdź jego instrukcje krok po kroku, aby wszystko skonfigurować.

3. Umieść na nim zegar

Czy jesteś jedną z tych osób, które czytają każdą wiadomość e-mail, gdy tylko pojawi się powiadomienie? Przestań to robić. Każda otwarta wiadomość to przerwa w pracy i cios dla produktywności. Twoja skrzynka odbiorcza nie powinna zarządzać Twoim czasem.

Zamiast tego zajmuj się wiadomościami e-mail w swoim czasie. W tym miejscu pojawia się siła przyzwyczajenia. Zarządzanie pocztą e-mail to kolejne codzienne zadanie, które bardzo zyska na małej strukturze. Ustal ramy czasowe, aby zajmować się wiadomościami e-mail, kilka razy dziennie lub raz na godzinę.

Możesz użyć techniki Pomodoro Francesco Cirillo, aby zachować kontrolę nad swoimi przedziałami czasowymi poczty e-mail. Technika Pomodoro to sposób na efektywne wykorzystanie czasu, opierający się na założeniu, że produktywność spada wraz z przekroczeniem określonego czasu spędzonego na zadaniu. Konsekwentne dzielenie czasu na bloki skoncentrowane na zadaniach pozwoli ci być bardziej produktywnym podczas każdego bloku. pomodoro to 25-minutowy blok, po którym następuje 5-minutowa przerwa, po której ponownie rozpoczynasz 25-minutowy blok produktywności. Osobiście poświęcam dwa bloki pomodoro na zarządzanie pocztą e-mail każdego dnia: jeden rano i jeden po południu. Możesz śledzić swoje pomodoro za pomocą Pomodoro Timing Apps. Zapier wykonał świetną robotę, pakując najlepsze z nich w ten post.

4. Usprawnienie zespołowych wiadomości e-mail

Ile z Twoich wiadomości e-mail jest przekazywanych przez członków Twojego zespołu? Pomimo tego, że istnieje już od 46 lat, przekazywanie wiadomości e-mail jest nadal najlepszym sposobem na dzielenie się informacjami z innymi. A co ze współdzielonymi kontami e-mail? Nieco lepiej, gdyby nie to, że wymagają one przełączenia się z własnego konta e-mail na współdzielone. Nieodłączną cechą poczty e-mail jest to, że jest ona silosem informacji tylko dla jednej osoby, co negatywnie wpływa na produktywność zespołu i psuje ambicje osiągnięcia zen w skrzynce odbiorczej.

Z twoich rąk? Niezupełnie. Hiver to świetne narzędzie, które pozwala usprawnić i śledzić całą komunikację między członkami zespołu. Umożliwia dodawanie współdzielonych skrzynek odbiorczych do skrzynki odbiorczej i udostępnianie niestandardowych etykiet w całym zespole. Oznacza to, że możesz udostępniać wiadomości e-mail członkom zespołu, którzy nie byli ich pierwotnymi odbiorcami, dodając do nich wspólną etykietę.

Możesz także udostępniać szablony wiadomości e-mail członkom zespołu i dodawać notatki do wiadomości e-mail, aby szybko wyjaśnić innym, co dzieje się w danym temacie wiadomości e-mail. Współdzielone wersje robocze umożliwiają dokończenie rozpoczętej wiadomości e-mail przez członka zespołu. Dostępne są również funkcje śledzenia wiadomości e-mail.

Kluczową zaletą Hiver jest to, że pozwala on na obsługę zarówno własnych wiadomości e-mail, jak i wiadomości e-mail zespołu w jednym miejscu, a tym samym w jednym bloku czasowym. Dzięki temu idealnie nadaje się do współpracy w miejscu pracy w startupie lub małej firmie. Jest to świetny sposób dla zespołu na obsługę klienta, zatrudnianie, zarządzanie zadaniami... Praktycznie rzeczy, dla których nie utworzyłbyś potoku sprzedaży w swoim CRM, ale które nadal wymagają wysiłku zespołowego.

Darmowa wersja Hiver umożliwia udostępnianie notatek, trzech etykiet i dziesięciu szablonów wiadomości e-mail maksymalnie trzem innym użytkownikom. Więcej informacji można znaleźć w opcjach.

5. Zrób z tego grę

Jeśli nie przepadasz za tym całym zen i wolisz po prostu mieć to za sobą, The Email Game może być twoją kolejną ulubioną rzeczą. Jest to darmowe narzędzie dla Gmaila, które, jak można się domyślić, robi grę z czyszczenia skrzynki odbiorczej.

Po wprowadzeniu adresu e-mail gra daje około 5 sekund na każdą wiadomość, aby zdecydować, co z nią zrobić: odpowiedzieć, boomerang (zarchiwizować teraz i sprawić, że pojawi się ponownie w skrzynce odbiorczej później, w określonym czasie), zarchiwizować, usunąć lub pominąć. Za każdą akcję otrzymujesz punkty, które są odejmowane, jeśli nie podejmiesz działania na czas. Kliknięcie odpowiedz daje trzy minuty na odpowiedź. W razie potrzeby możesz dodać czas, ale pamiętaj, aby utrzymać tempo.

Jak próbujesz zaprowadzić porządek w swoim e-mailowym chaosie? Tweetuj do nas (@salesflare) z #inboxzen!

Gilles DC
Najnowsze posty użytkownika Gilles DC (zobacz wszystkie)