5 pautas para alcanzar el zen total en la bandeja de entrada
Tu mente es la herramienta más poderosa que tienes. Le da sentido al mundo y actúa como un resorte de productividad y creatividad. Sin embargo, todos sabemos lo que ocurre cuando se descontrola. Tu concentración se ve comprometida, tus niveles de estrés aumentan y tus noches son insomnes. En lugar de ser un faro, la mente se convierte en una carga y empieza a trabajar en tu contra en lugar de a tu favor. Aquí es donde entran en juego las técnicas de meditación: para ayudarte a encontrar la señal en el ruido, acallar el desorden y recalibrar tu valiosa energía mental.
Podemos adoptar un enfoque similar cuando se trata del correo electrónico. Al igual que la mente, el correo electrónico es una herramienta poderosa si sabemos gestionarlo en lugar de que él nos gestione a nosotros. Una bandeja de entrada llena de mensajes sin leer pesa sobre tu mente, distrayéndote de tus objetivos y obstaculizando gravemente la productividad.
No se trata sólo de deshacerse de los correos no procesados, sino de dar paz a la bandeja de entrada. Inbox zen en lugar de inbox zero. No basta con limpiar la bandeja de entrada y empezar de cero. Es probable que en un par de semanas vuelvas a estar exactamente en el mismo punto. Como con muchas otras cosas, se trata de construir hábitos poderosos que te dejen la mente despejada en todo momento.
¿Quieres alcanzar y mantener un estado de bienestar zen en la bandeja de entrada? Aquí tienes cinco pautas que te ayudarán a empezar.
1. Reducir el ruido. Cancele la suscripción. Ahora.
Revisa tus suscripciones de correo electrónico y sé sincero contigo mismo sobre cuáles te aportan valor real. Si estás desechando tres correos seguidos del mismo remitente, es hora de decir adiós. Es un trabajo sucio, pero hay que hacerlo y te llenará de alivio después.
Dicho esto, darse de baja de cientos de suscripciones de correo electrónico puede llevar una eternidad. Por supuesto, existen herramientas para ello. Mi favorita es Unroll.me, una herramienta gratuita que rastrea y agrega todas tus suscripciones de correo electrónico para que puedas darte de baja de forma efectiva y masiva. Sólo tienes que conectarla a tu cuenta de correo electrónico (Gmail, Outlook o la que utilices) y empezar a eliminar la basura recurrente. Una vez que te hayas dado de baja de las cosas que no quieres, puedes tener las cosas que sí quieres bien empaquetadas en el Rollup, un correo electrónico con todas tus suscripciones. Listo por hoy.
Mientras estás ocupado haciendo limpieza de primavera con Unroll.me, sé consciente e intenta reconocer patrones en los correos electrónicos de los que te estás deshaciendo. Esto te hará más consciente en la futura gestión del correo electrónico, evitando que te suscribas a boletines que sólo añaden ruido.
2. Haz que tu bandeja de entrada haga el trabajo pesado
Te sorprendería lo poderosa que puede llegar a ser tu bandeja de entrada, incluso sin ninguna herramienta adicional. Yo solía ser una de esas personas que literalmente se metía en la cama cuando veía mi bandeja de entrada apilada por la mañana. Todo cambió cuando descubrí la metodología de Andreas Klinger para mantener la bandeja de entrada del correo electrónico siempre limpia. "Se tarda unos 15 minutos en configurarlo, pero puede cambiar tu forma de trabajar con el correo electrónico para siempre", afirma. Al principio era escéptico, pero con el tiempo me he convertido en su fan, ya que no ha dejado de cumplir su promesa. Se basa en dos funciones nativas de Gmail: las estrellas especiales y las bandejas de entrada múltiples. Desde la publicación original de Klinger hace más de tres años, he visto a mucha gente utilizarlo.
El método de Klinger se basa en los principios de Getting Things Done o GTD, el famoso método de gestión del tiempo expuesto en el libro de David Allen. Lo que te quedará es una bandeja de entrada fácil de gestionar y normalmente vacía a la izquierda, las tareas pendientes en el primer recuadro, los correos 'pendientes de respuesta' en el segundo, los correos 'delegados' en el tercero y el resto relativo a reuniones/vuelos/etc. fácil de encontrar en el cuarto. Tendrás una visión perfecta del volumen y la naturaleza de tu carga de trabajo y del embudo de ventas en todo momento.
Así es como Andreas gestiona el día a día del correo electrónico:
- Llega un correo electrónico
- Maneja los que puedas al instante
- Los demás marcar como todo
- Si quieres seguirles la pista cuando hayas respondido, márcalos como "En espera de respuesta" o "Delegado" (así siempre podrás encontrarlos rápidamente y hacer un seguimiento).
- Archiva todos los correos electrónicos
- La bandeja de entrada de la izquierda vuelve a estar vacía
- Todos los importantes están en las casillas especiales de la derecha.
- Ya está. Ya está.
Parece un flujo de trabajo estupendo, ¿verdad? Si te animas, echa un vistazo a sus instrucciones paso a paso para configurarlo todo.
3. Ponerle un reloj
¿Es usted una de esas personas que lee todos los correos electrónicos en cuanto aparece su notificación? Deja de hacerlo. Cada uno que abres es una interrupción de tu flujo de trabajo y un golpe a tu productividad. Tu bandeja de entrada no debería gestionar tu tiempo.
En lugar de eso, ocúpate de los correos en tu tiempo libre. Aquí es donde entra en juego el poder de la costumbre. La gestión del correo electrónico es otra tarea de productividad cotidiana que se beneficiará mucho de un poco de estructura. Fija un horario para ocuparte de tus correos, un par de veces al día o una vez cada hora.
Puedes utilizar la técnica Pomodoro de Francesco Cirillo para mantener el control de tus franjas horarias de correo electrónico. La técnica Pomodoro es una forma de utilizar el tiempo de manera eficiente, partiendo de la idea de que la productividad disminuye a medida que se supera un determinado tiempo dedicado a una tarea. Dividir constantemente tu tiempo en bloques centrados en una tarea te entrenará para ser más productivo durante cada bloque. Un pomodoro es un bloque de 25 minutos, seguido de un descanso de 5 minutos, tras el cual vuelves a empezar con un bloque de productividad de 25 minutos. Yo personalmente dedico dos bloques pomodoro a la gestión del correo electrónico cada día: uno por la mañana y otro por la tarde. Puedes hacer un seguimiento de tus pomodoros con Pomodoro Timing Apps. Zapier hizo un gran trabajo empaquetando las mejores para ti en este post.
4. Racionalizar los correos electrónicos del equipo
¿Cuántos de tus correos electrónicos son reenviados por miembros de tu equipo? A pesar de sus 46 años de existencia, el reenvío de correos electrónicos sigue siendo la forma más habitual de compartir información con los demás. ¿Y las cuentas de correo compartidas? Un poco mejor, si no fuera porque te obligan a cambiar de tu propia cuenta de correo electrónico a la compartida. La característica inherente del correo electrónico de ser un silo de información para una sola persona es un fastidio para la productividad del equipo y arruina tus ambiciones de alcanzar el zen de la bandeja de entrada.
¿Fuera de tus manos? No del todo. Hiver es una gran herramienta que te permite agilizar y hacer un seguimiento de todas las comunicaciones de tu equipo entre los miembros. Te permite añadir bandejas de entrada compartidas a tu bandeja de entrada y compartir etiquetas personalizadas en todo el equipo. Esto significa que puedes compartir correos electrónicos con miembros del equipo que no eran los destinatarios originales añadiendo una etiqueta compartida a dicho correo electrónico.
También puedes compartir plantillas de correo electrónico entre los miembros y añadir notas a los correos para explicar rápidamente a los demás lo que ocurre en un tema concreto. Los borradores compartidos permiten que un compañero de equipo termine un mensaje que tú has empezado. También se incluyen funciones de seguimiento de correos electrónicos.
La clave de Hiver es que te permite gestionar tus correos electrónicos y los de tu equipo en un solo lugar y, por tanto, en un solo bloque de tiempo. Esto lo hace perfecto para la colaboración en el lugar de trabajo en tu startup o pequeña empresa. Es una gran manera para que tu equipo maneje la atención al cliente, la contratación, la gestión de tareas... Más o menos las cosas para las que no crearías un canal de ventas en tu CRM, pero que todavía requieren un esfuerzo de equipo.
La versión gratuita de Hiver te permite compartir notas, tres etiquetas y diez plantillas de correo electrónico con hasta otros tres usuarios. Para más información, consulta sus opciones.
5. Hacer de ello un juego
Si no te apetece mucho todo esto de zen y prefieres acabar de una vez, El juego del correo electrónico puede convertirse en tu próximo favorito. Se trata de una herramienta gratuita para Gmail que, lo has adivinado, juega a vaciar tu bandeja de entrada.
Una vez que has introducido tu dirección de correo electrónico, el juego te da unos 5 segundos por correo para decidir qué hacer con él: responder, boomerang (archivarlo ahora y que vuelva a aparecer en tu bandeja de entrada más tarde, a una hora determinada), archivar, borrar o saltar. Cada acción te da puntos y te los restan si no actúas a tiempo. Si haces clic en responder, dispondrás de tres minutos para responder. Puedes añadir tiempo si es necesario, pero asegúrate de mantener el ritmo.
¿Cómo intenta poner orden en el caos de su correo electrónico? ¡Tweetéanos (@salesflare) con #inboxzen!
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