フォローアップの営業電話を成功させる5つの効果的な方法
Fireflies.ai 共同創業者兼CEO、Krish Ramineniによるゲストブログ
営業担当者の44%は、最初のフォローアップで諦めてしまいます。少し視点を変えて考えてみると、成約に至った案件の80%では、成約までに少なくとも5回のフォローアップと複数回の電話が必要です。
私がよく言うのは、「富はフォローアップに宿る」ということです。文字どおりです。営業担当者が対応しなければならない無数の仕事の中でも、フォローアップは特に重要な業務です。あなたは次から次へと電話をかけ、新しい見込み客と話し、CRMに入力し、新しいリードを追いかけようとしています。そうしているうちに、案件やフォローアップがどうしても抜け落ちてしまいます。ここでは、営業電話の後のフォローアップを確実に行い、より多くの案件を成約に結びつけるための5つの方法を紹介します。
1. 営業電話の中で、適切なフォローアップの期待値を設定する
それぞれの営業電話の最後に、次のステップとして何が最善だと思うか、見込み客に尋ねてみてください。その反応から関心度を見極めたうえで、こちらから行うアクション項目を提案します。
Firefliesが毎月分析している数千件の電話を調べたところ、成果を上げている営業担当者は、次のステップを明確にするために約7分を割いていることがわかりました。また、電話の80%以上は予定時間を超えることもわかりました。だからこそ、次のステップに必要な時間をあらかじめ確保しておくと、次のやり取りに向けてしっかり準備できます。
次のステップでは、どのように改めて連絡するのかを具体的に伝えましょう。目的が別のミーティングを設定することなら、電話が終わる前に相手の目の前でカレンダーを開いてもらい、時間を確認しておくのがおすすめです。
2. 営業電話の前後には必ずメールする
カレンダーは予定でいっぱいです。これは良い兆候ですが、見込み客が忙しくなって忘れてしまい、実際には実施されない電話も少なくありません。今後のミーティングの少なくとも24時間前と、ミーティング後24時間以内にリマインダーを送ることが大切です。
Firefliesでは、こうした時間に敏感なメールを送ることで、参加した見込み客の数が16%増加しました。結局のところ、あなたは見込み客に時間を割いてもらおうとしています。その状況を相手にきちんと伝え続けるのは、私たちの責任です。
それに、勢いをつくる効果もあります。営業電話を待っていたのに、誰もミーティングに参加してこないときほど、嫌な気分になることはありません。Firefliesは、営業担当者の電話を毎週何十件も記録しています。分析したところ、13件に1件の割合で、誰かが電話会議の回線で待ち続けたものの、誰も現れず、最終的にミーティングを途中で終了していました。これは営業担当者の自信を大きく損ないます。だから、さりげなく念押しするリマインダーを送ることを忘れないでください。かけた時間に見合うだけの価値があります。
ミーティング後のフォローアップでは、話し合った内容と、重要な次のステップを簡潔にまとめましょう。何ページもあるメールを書く必要はありません。短く丁寧な内容のほうが効果的です。ただし、電話の後に相手にしてもらうことを明確にすると同時に、自分が行うことにも責任を持つようにしてください。
3. CRM内でフォローアップのタスクを徹底的に追跡する
私たちの営業担当者が毎朝、CRMで最初に確認するのは、誰に連絡を取る必要があるか、そしてまだメールを開封していない人は誰かということです。Salesflareのような使いやすいCRMは、フォローアップメールを自動的に記録できるため、大きな強みになります。これにより、営業担当者は会話を続けられますし、誰がメールを開封しているか、どのようなフォローアップテンプレートが機能しているかなど、必要な情報をすべて1か所で確認できます。
Fireflies とSalesflare の統合を使うと、さらに一歩進んだ管理ができます。電話の活動、ミーティングのメモ、文字起こしをSalesflare CRMに自動的に記録できます。ミーティングのメモや文字起こしを確認してから詳細なフォローアップを送れるため、より個別化された対応が可能になります。さらに重要なのは、各ミーティング後のタスクをSalesflareにより正確に記録できることです。
4. 行動喚起を明確にする
フォローアップメールで、求めすぎないようにしましょう。すべてを正しく進めていたとしても、返信率は自然と低くなります。コールドコールの後なら、なおさらです。できることは、依頼をシンプルに保つことです。相手に複数のステップを踏んでもらうために、10個も違うリンクを送るのはやめましょう。
フォローアップのミーティングにつなげたいなら、文脈をそこに絞りましょう。すべてのフォローアップメールがミーティングの予定調整を目的にするわけではありません。相手から何かを送り返してもらうのを待っている場合もあれば、請求書を支払ってもらうのを待っている場合もあります。
同じことを繰り返しているように感じ始めると、かなりいら立つことがあります。そんなときは、フォローアップの間隔を空けましょう。相手がわざと無視していると決めつけてはいけません。そのような姿勢でいると、フォローアップはこれまで以上に難しくなります。相手をしつこく困らせておらず、明確に断られてもいない限り、相手のためを思う気持ちを持ってフォローアップを続けましょう。
5. 連絡する具体的な理由を持つ
先ほどポイント4で触れたことに戻りますが、CTAをシンプルに保つことが大切である一方、フォローアップのためだけにフォローアップするのは避けたいところです。やり取りのたびに、少しでも価値を返すようにしましょう。見込み客の会社がニュースになっていたり、重要な動きがあったりするなら、その話題を出してみてください。
だからこそ、これまでのやり取りで実際に注意を払うことがとても重要になります。Firefliesには、過去の電話を5分もかからずにざっと確認し、重要なトピックやフレーズを検索できる便利な機能があります。私たちの営業担当はこの機能を使って、さりげない細部を思い出し、見込み客が電話で話した小さな事実をもとにフォローアップの会話を組み立てています。こうした細かな点が、パーソナライズされたフォローアップを送信し、きちんと話を聞いていたことを示す助けになります。フォローアップの一つひとつを、少しずつ価値を提供する機会として捉えましょう。やがてその努力が実を結び、求めていた返信を得られるはずです。
フォローアップに唯一の正解はありません。テンプレートだけで対応できる範囲には限界があります。良いフォローアップの鍵は、パーソナライズと粘り強さです。先回りして動き、必要な情報をすべて目の前に揃えておきましょう。過去の会話ややり取りを呼び出し、いつフォローアップすべきかを把握することが、成功への道の半分です。CRMを効果的に使い、Firefliesのようなデータ自動化ツールでプロセスを効率化すれば、自分の負担を減らせます。
**Firefliesについて少し紹介します:
**Firefliesは、会話をトラッキングするプラットフォームです。Salesflare内で電話を自動的に録音し、文字起こしして記録します。Salesflareとの統合は正式に公開されており、こちらから利用できます。
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