利用电子邮件自动化跟进的精妙艺术

让我们从 "为什么 "开始

为什么还要跟进？

因为它有效。跟进能带来销售。

统计数据显示，80% 的销售额是在至少五次跟进后实现的。

统计数据还显示，44% 的销售代表在第一次被拒绝后就放弃了。

还有更好的：

• 22% 在两次拒绝后停止跟进
• 14% 在三次后停止跟进
• 12% 在四次后停止跟进

👉🏼 92% 的销售代表在关键的第五次跟进之前就放弃了。

你没看错，只要坚持不懈，你就能打败 92% 的销售代表。

但说起来容易做起来难。大多数销售代表都知道他们应该持续跟进，但却不敢这么做。害怕被拒绝。

向别人发送无数封电子邮件，却一次又一次地被忽略或拒绝，这让你觉得自己很烦人，而没有人愿意被人烦扰。

但是：你真的会失去什么吗？

第一次接触很容易。你跨过了接触某人的障碍。你安排了会面，打了电话，发了邮件。你完成了任务，自我感觉良好。 现在就看他们的了，对吧？

这就是你出错的地方。

记住：能否得到潜在客户的回复取决于你自己。你无权得到任何东西，等待游戏不会让你得到任何东西。

为什么要跟进？因为这对生意有好处。

您需要客户关系管理工具

在把你改造成电子邮件跟进超级英雄之前，我们需要让你坐在驾驶座上。

请记住，我们假设您将自动化用于大规模的个性化推广。如果您不具备处理自动外联活动所引发的回复浪潮的能力，那么任何魔术技巧都不会有太大作用。

这就是我们进入 CRM 软件领域的原因。这是一种能让你同时与众多潜在客户建立人际关系的工具。

Salesflare 我们认为，大多数 CRM 工具的目标恰恰相反：它们迫使您记录通话、更新联系人、附加电子邮件和其他无谓的管理工作，而这些本不是人类应该做的。您将远离真正重要的工作：与潜在客户交谈。

我们将 Salesflare 打造成一款能帮助您的工具，而无需您先去帮助它。与其说它是电子表格，不如说它是销售助手。

今后，我们将在后续等式中使用 Salesflare 作为参考标准，但不会将其作为唯一的战术。

将不需要你做的事情自动化

要想把所有时间和精力都集中在跟进和建立关系上，你首先需要摆脱阻碍你这样做的其他一切因素。

技术已经成熟到不再需要成人监督的地步。利用这一点。让机器人来处理机器人的工作，这样你就可以专注于重要的事情。

您可以自动处理几乎所有的事情，直到对话中需要您的时候为止。无需编码，只需结合使用 Salesflare 和 Zapier 即可。

通过 Zapier，您可以将 SaaS 应用程序相互连接起来，使它们在自主流程中协同工作。这个想法非常简单：每个应用程序都有一系列 触发器 和一系列 操作。您只需指出一个应用程序的触发器触发另一个应用程序的动作。

一个触发的操作称为一个 Zap。根据流程的复杂程度，您需要一个或多个 Zap 来使其运行。

这里最相关的例子就是将会议日程安排中的线索自动推送到 CRM 中。

这看起来是这样的

1. 您可使用Salesflare中的电子邮件工作流大规模发送个性化电子邮件。(想了解如何使用吗？下面是一位客户展示他如何使用电子邮件工作流进行潜在客户开发）。
2. 在电子邮件中，您建议他们通过您的会议日程安排工具（如 YouCanBook.me 或 Calendly）的个人链接与您预约会议。
3. 通过设置 Zapier，您可以在 CRM Salesflare 中自动创建账户/公司、联系人和机会。你甚至可以自动创建一个任务来跟进，并在自定义字段或内部备注中存储更多信息。尽情发挥您的想象力吧。🤯

现在，您只需启动对外宣传活动，您的销售管道就会自动填满潜在客户，随时准备跟进。

当然，您的潜在客户不一定非得来自电子邮件。您还可以使用 Zapier 将来自表单（如 Typeform、Google 表单）、Facebook 潜在客户广告或聊天机器人（Collect.chat、ManyChat、Chatfuel）的潜在客户推送到您的 CRM。请浏览我们的 Zapier 模板，寻找灵感。

如何在后续行动中获胜

从现在开始，一切都靠你了。

我们之前提到过：你需要的一种超能力就是坚持不懈。赢得比赛靠的是坚持不懈，而不是速度。

如何在跟进中取胜？坚持下去，直到得到回应，无论回应是什么。得到 "拒绝 "并不是失败。它能让你继续下一个目标，并在重要的地方投入你的时间和才能。

这就是你在比赛中需要的心态。现在，在这个公式中加入以下 11 种成分，你就能成为比赛冠军。

1.执行力很重要，时间就是一切

我说的 "回复 "是真正的回复。没有收到回复不算，也不应该阻止你。

销售人员往往认为沉默是被拒绝的信号，而实际上这只是时机不对。

首先，您的电子邮件可能只是在杂乱无章中丢失了。使用电子邮件跟踪可以为您提供一些帮助。如果您使用 Salesflare 的 Gmail 或 Outlook 电子邮件侧边栏，或者从 CRM 本身发送电子邮件，它可以告诉您电子邮件是否已被打开。

即使收件人打开了您的电子邮件，除了拒绝之外，潜在客户仍有多种可能的原因不回复您的电子邮件：

• 没有时间（生病、旅行、个人问题）
• 他们在忙别的事
• 他们只是忘了回复

不管是什么，都不要针对个人。假设你没有收到回信是因为被拒绝，这是一种失败的心态。改变一下：假设时机不对，再试一次。

也许他们不理你是因为不感兴趣，也许不是。

你唯一能确定的就是你不知道。走出 "也许 "的误区，继续跟进，直到你知道为止。你唯一应该满足的结果就是 "是 "和 "否"。

在跟进游戏中，得到 "不 "不是输，而是赢。当别人告诉你他们不感兴趣时，你就可以转移目标，把精力放在下一个潜在客户身上。跟进失败的唯一方式就是停留在 "也许 "上。

2.追求清晰而不是被喜欢

为什么要超越沉默，继续跟进，直到联系上某人会如此困难？

你害怕惹人讨厌。

你猜怎么着：你已经不是高中生了。受欢迎不会让你的业务增长。销售才是。

换句话说：目标是七个人不喜欢你，三个人与你做生意，而不是十个人喜欢你，零个人与你做生意。

那些因为你想给他们带来价值而被你拒之门外的人，无论如何都不值得你花费精力。把精力投入到真正重要的人身上吧。

3.知道何时停止

有些人确实会用沉默来告诉你他们不感兴趣。

根据经验，联系五次而没有得到回复就等于 "不"。你可以放心地认为他们对你提供的价值不感兴趣，然后把精力投入到其他人身上。

另一个好主意可能是在销售时退一步，先问问他们对某些事情的看法。这可以只是一个个人问题，也可以通过使用专门的用户反馈平台（如 Mopinion）来实现更加正式和自动化，您可以在该平台上收集 电子邮件反馈。

4.存在而不呆板

发送第一封电子邮件后，您应该每隔多久跟进一次？

一开始要强势，随着时间的推移减少频率。潜在客户不回复的时间越长，就越有可能是时机不对。

下面是一个大致的轮廓：

• 第一天：第一封邮件跟进
• 第 3 天：第二次跟踪
• 第 7 天：3d 跟踪
• 第 14 天：第四次跟踪
• 第 25 天：第 5 次跟踪
• 之后：每月一次

如果你已经与潜在客户建立了联系，但他们并没有立即对你的产品感兴趣，那么为了保持这种关系，一个月跟进一次还是有意义的。从长计议。你的关系网就是你的净资产，你永远不知道你的关系网会给你带来什么好处。

对于冷启动，您可以使用电子邮件自动化工具中的序列轻松实现自动化。

您可以在 Salesflare 电子邮件工作流程中完美复制您的跟进程序，甚至还可以增加一些灵活性。例如，您可以在电子邮件中为潜在客户提供日历链接，以便他们与您预约通话：当他们点击该链接时，您也可以中断序列。

5.使用后续提醒

不仅仅是在进行冷启动时才需要跟进。你可能已经与潜在客户取得了一些进展，但不知不觉中又冷淡了下来。保持这种关系是你的职责所在。记住：你无权得到任何东西。

"我不用写下来，我会记住的"

- 不，你不会的。

你的大脑不是存储数据的保险箱，有技术可以解决这个问题。同时跟进多个机会，你不可能不犯错误。你会忘记跟进，错失销售机会。

这就是 CRM 的作用所在。让它告诉你何时应该跟进，创建简单的任务和/或提醒，这样你就可以集中精力做重要的事情：撰写杀手级邮件来建立关系。

要在 Salesflare 中创建任务，请使用任务屏幕顶部的方框。

如果没有自动化功能，我们就不是 Salesflare。除任务外，我们还将通过不活跃自动提醒功能确保您保持关注。在您的销售管道中，机会不活跃 10 天后就会触发这些提醒。

10 天是标准设置，您可以根据销售管道的阶段自定义这些时间。只需前往 "设置">"自定义管道"，点击铅笔进行编辑，然后设置自定义的不活动提醒天数。

还有更多...

在 Salesflare 中，您还可以根据阶段变化等触发因素自动发送后续电子邮件。

例如

• 一位潜在客户回复了您的冷门邮件，并预约与您通话。由于该潜在客户已从您的会议日程安排自动推送至 CRM 中的销售管道，因此您会自动发送一封电子邮件确认通话。通过发送相关内容，让这封邮件变得更加特别。
• 通话进行得很顺利，您将这位客户拖入了下一个阶段。这将触发一封电子邮件，邀请您的客户加入您的 Facebook 社区，让他感觉自己与众不同。
• 您已与潜在客户就条件达成一致，当他们进入下一阶段时，您会自动向他们发送一封提案电子邮件。
• 您在销售 Saas。一位客户的试用期已过期，但他并未采取行动开始付费。当他进入 "丢失 "阶段时，会触发一封电子邮件，说服他订阅或至少延长试用期。

6.不一定非要用电子邮件

跟进和电子邮件是相辅相成的，但故事还不止这些。

虽然电子邮件仍然是商务沟通的支柱，但其他媒体在送达、快速回复和对潜在客户的整体影响方面可以提供更多。

长期游戏：电子邮件

电子邮件是安全可靠的选择。它可以让你多次轻柔地提醒潜在客户，而不会造成干扰。您可以让潜在客户自己控制回应的时间和方式，但这也可能会让您花费很长时间才能真正达到目标。

如需更快回复：电话

与电子邮件相比，电话更难被忽视。人们更有可能在 2 分钟内拿起电话，而不是回复您的电子邮件。

同样的原因也使电话比电子邮件更具侵扰性。我们都喜欢在自己的时间里做事，而后续电话并不适合我们。打电话把 "也许 "变成 "不 "的风险比发电子邮件要高，因为让人觉得烦人的几率更高。

你是否令人讨厌总是取决于你自己。每天给对方打一次电话和打十次电话是不同的。前者叫表示兴趣，后者叫跟踪。我已经警告过你了。

折衷方案：短信

如果你的潜在客户回复邮件的时间太长，而且不接电话，你不妨试试短信。作为一种媒介，它不像电子邮件那样杂乱无章，也不像电话那样干扰性强，因此能相当有效地抓住潜在客户的注意力。

您可以将您的 CRM 与 使用 Zapier 的众多可用短信发送应用程序之一相链接，自动向潜在客户发送短信，就像我们之前自动发送电子邮件一样。

欢迎来到 21 世纪：社交媒体

人们越来越多地借助社交媒体平台及其聊天功能进行交流，不仅仅是在个人生活中。每天，我的 LinkedIn 和 Facebook Messenger 应用程序都会收到来自世界各地的新消息。

一旦你和潜在客户建立了友好的首次联系，在社交媒体上建立虚拟关系就很有意义了。在 Twitter 上关注潜在客户，在 LinkedIn 上与他们建立联系，这将缩短你们之间的距离，尤其是如果你能通过在这些平台上带来价值，将自己打造成一个值得信赖的人。

如果你不当面推销的话。但我想你现在已经明白了。

社交销售之所以有效，是因为社交平台上的沟通往往更加迅速、非正式和个性化。与电子邮件相比，在社交平台上更容易成为朋友，而且你知道吗：朋友从朋友那里购买--他们认识、喜欢和信任的人。

无论是一对一聊天，还是通过点赞和分享帖子来发送小提示，在社交媒体上与潜在客户建立关系几乎没有任何弊端--不过，您能在多大程度上做到这一点取决于行业、公司规模、角色以及潜在客户的年龄。与二十五岁的初创企业营销人员相比，六十岁的大型会计师事务所经理不太可能聊天。

在Salesflare中，您的联系人将自动丰富社交媒体账户，因此您可以从 CRM 直接访问他们的 LinkedIn 资料。

有关社交销售的更多灵感，请查看我们的LinkedIn和Facebook游戏手册。

让潜在客户感到与众不同：手写便条

在销售和市场营销中：一种策略使用得越多，其效果就会消失得越快。多年来，电子邮件之所以失去了效果，是因为我们每天都会收到数以百计的电子邮件。要想真正吸引联系人的注意力，就必须做一些与众不同的事情。

随着时间的推移，所有营销策略都会导致糟糕的点击率。

为了提高效率，我们很乐意用电子邮件代替信件。写信需要时间，寄信可能更花时间。电子邮件的速度、可扩展性和效率是上天赐予我们的礼物。如今，我们怀念手写信件也是出于同样的原因。它有一种特殊的真实感。由于手写信件的数量很少，写信再次成为一种独特的体验。

这听起来可能有悖常理，但您可以大规模地做到这一点。Maillift是一项为您代写手写信件的服务。他们有一个Zapier集成，这意味着您甚至可以将其自动化。

什么都比不上真实生活

"我正好在这附近，就顺便过来看看"

这是最古老的伎俩之一，不难理解其原因。

如果你想留下深刻印象并得到最真实的回应：去那里。不成功便成仁，没有尝试可言。

7.采用一对一的方法

要在跟进或任何涉及规模和自动化的销售/营销策略中获胜，关键在于不遗余力地让潜在客户觉得你亲自参与了解决他或她的问题。

这要从最初的推广开始。不要满足于只写对名字，要确保你的价值和信息是为你发送电子邮件的对象量身定制的。角色、行业、公司规模和地理位置都是您在撰写信息时可以考虑的变量。如果您真的想更上一层楼，可以使用CrystalKnows等工具来了解潜在客户的个性类型，并创建不同类型的文案，让您的信息以最佳方式落地。

您可以使用 Crystal 的数据来创建各种与个性相符的冷门邮件，并且/或者在销售线索进入您的销售管道后立即将其用于您的后续跟踪中。如果您想知道如何使用 Crystal 从 LinkedIn 资料中自动获取个性数据，请在 Messenger 上联系我。

从你进入跟踪模式的那一刻起，一切都与背景有关。要想做到这一点，就需要你付出全部的同理心和努力。

无论你是跟进两次还是七次，无论你是每天还是每周，无论你是坚持使用电子邮件还是使用各种媒体--这都取决于你的潜在客户所处的环境以及你与他（她）之间的关系和互动。这一切都与背景有关。

你跟进财富 500 强公司首席执行官的方式与跟进 SaaS 初创公司千禧一代营销人员的方式不同。前者每天会收到成千上万封电子邮件，后者可能会在十分钟内回复，然后在 LinkedIn 上向你发送连接请求。

8.简短、动听、流畅、简洁、具体

不要浪费时间。不浪费你的时间，也不浪费潜在客户的时间。

我们知道你对自己的产品情有独钟，但用三个冗长的段落来描述原因并不能让潜在客户产生同样的感觉。他们甚至可能不会读这封信。当我打开一封电子邮件，看到一大段文字时，我的条件反射就是立刻把它扔掉。没办法，就是这样。

你无法强迫或控制人们的感情和信念。在产品推销中过度迷失自我会显示出缺乏同理心，会让你的潜在客户望而却步，而不是吸引他们。切入正题，解决他们的痛点或问题，并以一种能引发他们好奇心的方式向他们展示你是如何解决这个问题的。

这个小小的互动不是关于你，而是关于他们以及你能如何帮助他们。用你的文字讲述一个以收件人为主人公的故事，让故事足够吸引人，让他们想知道接下来会发生什么--让他们点击 CTA，进入你的网站或与你预约通话。

9.通过 "行动呼吁 "帮助潜在客户向前迈进

CTA 对于确保往来邮件的稳定流动至关重要。您发送的每封电子邮件都应该有一个目标，并让您的潜在客户能够轻松实现这个目标。接下来会发生什么并不是由他们决定的。

触发他们开始试用，提供最新电子书的下载，发送日历链接，邀请他们加入 Facebook 群组。您应该清楚地知道，在销售漏斗的哪个阶段您想要实现什么目标，并有具体的 CTA 来诱导潜在客户在漏斗中向上移动。

10.添加一撮有趣的东西

在这个世界上，很少有东西能像良好的幽默感那样具有感染力和连接性。

如果你自己曾经被跟踪过，你就会知道第一百万封 "只是报平安 "邮件的影响有多小。但如果对方在邮件中加入了海绵宝宝的元素，就能打破这种无聊的氛围。

或者这只不耐烦的长颈鹿。

我遇到过的最有趣的电子邮件跟进案例是小鸭子的电子邮件：

你可以用 GIF、备忘录和简单的旧文案做很多事情。发挥你的创造力，看看有什么能吸引你。

逗人发笑是与人建立联系的捷径，它会让你从所有 "只是确保你对这个问题仍然感兴趣 "的邮件中脱颖而出。

11.时刻保持最美的虚拟微笑

对于大多数人来说，他们的收件箱是一个永无止境的挫折。收件箱里塞满了未读邮件，就像一个永远也做不完的待办事项清单。

不要因为对方没有回复你而大骂对方，从而助长对方的不安情绪。我已经给你发了三封邮件 "或 "告诉我你已经不感兴趣了 "之类的话只会适得其反。你的潜在客户很可能已经因为没有回复你而感到内疚了，让他们为此感到格外难过并不能扭转局面。

改变一下，把这种焦虑感当作一个机会。做个大度的人，对之前的 "被忽视 "表现得无动于衷。继续散发出积极和可用的氛围。如果你能在潜在客户感到焦虑时让他们感到舒适，他们就会对你产生好感。

坚持积极的态度，将每次互动都视为建立关系的新机会。

回顾

无论是对冷门线索还是在整个销售过程中，跟进都会让你获得更多销售额。

1. 真正做到这一点才是最重要的。不要把沉默当作拒绝。游戏只能以 "是 "或 "否 "结束。其他都是你的放弃。
2. 要想做得更多，就将不需要你亲自动手的所有工作自动化，并使用高效的客户关系管理工具，这样你就能始终保持最佳状态。每一位潜在客户都值得你付出最大的耐心、同理心和可用性，如果你一直都在做无谓的管理工作，就无法做到这一点。
3. 保持最佳状态，但也要懂得适可而止。三次沉默并不一定等于拒绝，但五次就很有可能了。这并不是说你不能惹恼你的潜在客户，而是要把时间花在更有资格的客户身上
4. 随着时间的推移，减少电子邮件的发送频率。如果你的潜在客户在一周内没有回复前三封跟进邮件，那么他们当时很可能不适合与你联系。如果在不久之后发送第四封电子邮件，反而会惹恼他们，而不是改变现状。
5. 不过，一定要玩长期游戏。俗话说：你的净值就是你的人脉。即使你的价值与潜在客户并不立即相关，但你永远不知道未来你们能如何互相帮助。有意义的人际关系会让你在事业和生活中更上一层楼。
6. 不要相信你的大脑会记住何时跟进，它会让你失望的。设置跟进提醒，并将例行邮件全部自动化。
7. 用你的大脑与潜在客户沟通。弄清他们的想法，根据他们的独特情况精心设计你的信息，并用幽默的语言在众多信息中脱颖而出。引导他们讲述自己的故事，实现间歇性目标。
8. 最后，不要局限于通过电子邮件与某些人建立友好关系。还有更多。

对方和你一样也是人。如果你能设身处地地为他们着想，并提供相关的价值，你就不应该因为任何事情而放弃跟进。永远不要因为自己是在帮助别人而感到难过。