チームの営業生産性を高める10の方法
TaskDriveのデジタルマーケティングマネージャー、Anja Jeftovicによるゲストブログ
優秀な営業担当者を採用するために、これだけの時間とリソースをかけたのですから、最後にしたいのは、その時間を無駄にすることです。営業担当者には、できるだけ多くの案件を成約できるよう、1日の各時間を可能な限り効率的に使ってほしいはずです。
残念ながら、多くの営業担当者が重要ではないタスクに時間を取られています。そうしたタスクは、後回しにするか、他の誰かに任せれば簡単に済むものです。
営業チームの営業生産性を高めるには、チームの足を引っ張っていることを確認するため、こちらのチェックリストを見てみてください。毎週、貴重な時間を何時間か節約できるかもしれません！
1. メールのチェックにかける時間を減らす
ある調査によると、平均的な人は仕事のメールをチェックするのに1日3時間を費やしています。チェックするたびにワークフローが中断され、そのとき取り組んでいる重要なタスクから注意がそれます。しかも、毎日何十通ものメールが届く状況では、長い期間にわたって営業に集中するのはほとんど不可能です。
よりよい方法は、1日のうちメールをチェックする時間を数回だけ決めておくことです。朝、出社したとき、昼食の前後、そして帰る前にチェックしましょう。それ以外の時間はメール通知をオフにして、営業タスクにしっかり集中できるようにします。
2. ソーシャルメディアでのやり取りにかける時間を制限する
ソーシャルメディアも、営業担当者にとって大きな時間の浪費になり、営業チームの生産性に大きな影響を与えることがあります。
ソーシャルメディアを使えば、リードや現在の顧客、過去の顧客に簡単に連絡できます。一方で、ソーシャルメディアに夢中になり、実際にはタスクを進めないまま、丸1日をそこでのやり取りに費やしてしまうことも簡単に起こります。ソーシャルメディアは、単なる時間泥棒ではありません。仕事から注意をそらすだけでなく、睡眠の質にも影響を与えるため、仕事中の生産性を下げてしまいます。
メールと同じように、ソーシャルメディアをチェックする時間を制限し、会話を電話や対面ミーティングなど、別のコミュニケーション手段に移してみましょう。それでもソーシャルメディアを使うなら、複数のプラットフォームで同時にやり取りできるソーシャルメディアツールを見つけてください。
3. ミーティングのアジェンダを事前に準備する
営業生産性に影響を与えるもう1つの要因は、生産性の低いミーティングです。営業チームがミーティングに費やす1分は、その分だけ営業を成約するために使える時間が減ることを意味します。それだけでなく、ある情報源によると、ステータス更新ミーティングの準備だけで、毎週最大4時間を費やすこともあります。
もちろん、ミーティングを一切開いてはいけないという意味ではありません。ミーティングを開くなら、重要なトピックだけに徹底して集中させるべきだということです。
何を話したいのかを正確に把握したうえで、それぞれのミーティングに臨み、短時間で終わらせましょう。重要なトピックをできるだけ短時間で扱い、営業スタッフがすぐに生産的な仕事へ戻れるようにすることが目標です。
4. 時間のかかるタスクを任せる
理想を言えば、営業チームにはすべての時間を案件の成約に使ってほしいところです。それが営業チームの最も得意な仕事なので、そこにかける時間が長いほど成果もよくなります。
つまり、営業スタッフがビジネスのために新しいリードを獲得することまで心配する必要はないということです。このタスクは、リードを見つけ、適格性を確認し、よいリードを営業チームに引き渡せる他の人が担当すべきです。
このための Sales Development 部門をまだ設けていないなら、今こそ社内でSDRを採用するか、業務を外部委託するかを検討するタイミングです。
5. 見込みの低いリードに時間を無駄にしない
営業チームのために誰かにリードを見つけてもらうのは良いことですが、そのリードに見込みがなければ、あまり役に立ちません。顧客になる可能性が低いリードへの営業に、営業担当者が多くの時間を費やしているなら、それは時間の大きな無駄です。
だからこそ、Sales Development部門は新しいリードを見つけるだけでなく、その適格性も確認するべきです。有望なリードとそうでないリードを分ければ、営業チームは自社の製品やサービスに本当の関心を持つ人への営業に集中できます。
6. 難しい顧客にかける時間を減らす
顧客には、対応しやすい人もいれば、そうでない人もいます。理想的な世界なら、営業チームは顧客との電話に数分だけ時間を使い、すべての質問に答えて、そのまま成約まで進められるでしょう。
しかし、実際にはそれほど簡単ではない顧客もたくさんいます。大量の情報を求める人もいれば、メッセージや電話にすぐ返事をしない人もいますし、決断を何度も迷って行ったり来たりする人もいます。
どの営業担当者にとっても、難しい顧客と仕事をしていることに気づき、いつ次へ移動するべきかを学ぶことは重要です。難しい見込み顧客1人を顧客に転換しようと費やしている時間は、ほかの見込み顧客2人や3人の転換に使ったほうが有効かもしれません。
通常、1件の成約を生み出すまでにどれくらい時間がかかるかを考え、次に、その難しい顧客にどれくらい時間を使っているかを考えてみてください。大幅に長いなら、次へ移動するか、その顧客を別の部門に紹介することを検討しましょう。
7. 勢いを失ったことを見極める方法を学ぶ
「サンクコストの誤謬」と呼ばれる原則があります。すでに費やした時間やリソースを理由に、そのまま続けてしまうことです。
たとえば、何年も勤めていて、また一から始めるのが嫌だからという理由で、将来のない仕事を続けているかもしれません。あるいは、最初の投資を無駄にしたくないという理由で、不動産投資にさらにお金を注ぎ込んでいるかもしれません。
この同じ考え方は、営業にも簡単に当てはまります。
多くの営業担当者は、見込み顧客との勢いを失ったことを認めたがりません。その見込み顧客を顧客に転換しようと何時間も費やしてきたのに、実際には何も進んでいないのです。それでも次へ移動する代わりに、すでに多くの時間を費やしたというだけの理由で、営業担当者は挑戦を続けます。
営業では、損切りのタイミングを知ることが重要です。どれだけ時間をかけて取り組んでも、もう救済できない見込み顧客もいます。無駄にした時間を考えるのはつらいかもしれませんが、さらに多くの時間を無駄にするよりはましです。
見込み顧客との勢いを失ったことに気づいたら、そこにこれ以上時間をつぎ込むのをやめましょう。
8. 「別れる」ことを恐れない
見込み顧客から返事がないために、勢いを失ったことにさえ気づかない場合があります。最初の会話では関心を示していたのに、その後は見込み顧客から連絡が来なくなります。こちらから連絡を続けても、返事がないか、内容の曖昧な返事しか返ってきません。それでも、きっと忙しいだけだと自分に言い聞かせ続けます。
このような状況では、関係を終わらせるタイミングかもしれません。
見込み客に最後にもう一度連絡し、これが最後のメッセージだと伝えます。今後、興味を持ったら連絡してもらえること、そうでなければこちらは次へ進むことを伝えましょう。
このメールが見込み客の行動を促すかもしれません。たとえそうならなかったとしても、少なくともより有望な見込み客に時間を使えるようになります。
9. 最先端のテクノロジーとツールを使う
たとえば、性能の悪い機器のような単純なことでも、営業担当者の時間を大きく奪い、生産性に影響を与えることがあります。
たとえば、遅いパソコンを使っていると、メールのチェックやCRMの利用に、本来よりもずっと時間がかかることがあります。短期的にはそれほど大きな問題に見えないかもしれません（1日に数分程度です）が、長期的には積み重なって大きな影響になります。
営業チームが最もよく使うテクノロジーやツール、たとえばプロジェクト管理ソフトウェアについて考え、それらがすべて最新の状態で、正しく動作していることを確認しましょう。
10. 自動化、自動化、そして自動化
最後に、営業担当者の時間を節約したいなら、定型的な作業の一部を自動化する方法を探しましょう。
たとえば、営業スタッフが見込み客や顧客の情報を手作業で入力しなくても済むように、プロセス（あるいは、それよりも優れた自動化されたCRM）を整えておくべきです。
自動化できるものには、フォローアップメール、見込み客のトラッキング、注文管理などもあります。
営業スタッフが、リードや顧客を追跡するための退屈な作業に一日の多くの時間を費やしているなら、その作業の一部を自動化する方法を探しましょう。そうすれば、営業スタッフはdealの成約に戻ることができます。
まとめ
こうした小さなヒントをすべて組み合わせることで、チームの営業生産性を大きく高められます。
ここで少し時間を取り、自分の営業チームの習慣を分析してみましょう。上記の提案が役立つか、あるいは改善できる別の点がないかを確認してみてください。
結局のところ最も重要なのは、営業スタッフが努力の大部分をdealの成約と、より多くの収益をもたらすことに集中できることです。
どんな大きな成果を見つけたのか、ぜひコメントで教えてください！
Anjaについて少し:
Anja JeftovicはTaskDriveのデジタルマーケティングマネージャーです。営業チームの生産性を高めるために、営業開発業務の一部を外部委託したいと考えているなら、ぜひチェックしてみてください！
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Tamay Shannon、W2S Marketing
