10 Dinge, die die Produktivität deines Vertriebsteams steigern können
Ein Gastbeitrag von Anja Jeftovic (Digital Marketing Managerin bei TaskDrive)
Nachdem du so viel Zeit und Ressourcen in die Suche und Einstellung der besten Vertriebsmitarbeiter investiert hast, möchtest du als Letztes ihre Zeit verschwenden. Deine Vertriebsmitarbeiter sollen jede Stunde ihres Arbeitstags so effizient wie möglich nutzen, damit sie maximal viele Deals abschließen können.
Leider verschwenden zu viele Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit mit unwichtigen Aufgaben – Aufgaben, die problemlos auf später verschoben oder von jemand anderem übernommen werden könnten.
Um die Vertriebseffizienz deines Teams zu steigern, wirf einen Blick auf unsere Checkliste der Dinge, die dein Team ausbremsen. Vielleicht kannst du so jede Woche einige wertvolle Stunden einsparen!
1. Verbringe weniger Zeit mit dem Prüfen von E-Mails
Eine Studie hat ergeben, dass die durchschnittliche Person drei Stunden am Tag damit verbringt, ihre geschäftlichen E-Mails zu prüfen. Jedes Mal, wenn du das tust, wird dein Workflow unterbrochen und deine Aufmerksamkeit von den wichtigen Aufgaben abgelenkt. Und wenn täglich Dutzende E-Mails eingehen, ist es praktisch unmöglich, dich über einen längeren Zeitraum auf den Vertrieb zu konzentrieren.
Eine bessere Strategie ist, dir mehrmals am Tag feste Zeiten zum Prüfen deiner E-Mails freizuhalten. Prüfe sie morgens nach deiner Ankunft, um die Mittagszeit und dann noch einmal, bevor du gehst. Abgesehen davon solltest du deine E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten, damit du dich ganz auf deine Vertriebsaufgaben konzentrieren kannst.
2. Begrenze deine Zeit für Interaktionen in Social Media
Social Media ist für Vertriebsmitarbeiter ebenfalls ein großer Zeitfresser und kann die Produktivität deines Vertriebsteams erheblich beeinträchtigen.
Mit Social Media ist es einfach, Leads, aktuelle oder ehemalige Kunden zu kontaktieren. Gleichzeitig kann man sich leicht darin verlieren und einen ganzen Tag mit Interaktionen in Social Media verbringen, ohne tatsächlich Aufgaben zu erledigen. Social Media ist nicht einfach nur ein Zeitfresser. Es lenkt dich nicht nur von deiner Arbeit ab, sondern beeinträchtigt auch deine Schlafqualität, sodass du bei der Arbeit weniger produktiv bist.
Versuche also, genau wie bei E-Mails, die Zeit zu begrenzen, in der du Social Media prüfst, und verlagere Gespräche auf eine andere Kommunikationsform, etwa einen Anruf oder ein persönliches Meeting. Wenn du Social Media letztlich doch nutzen möchtest, such dir einige Social-Media-Tools, mit denen du auf mehreren Plattformen gleichzeitig interagieren kannst.
3. Bereite die Agenda für das Meeting im Voraus vor
Auch unproduktive Meetings wirken sich auf die Vertriebseffizienz aus. Jede Minute, die dein Vertriebsteam in einem Meeting verbringt, fehlt ihm zum Abschließen von Deals. Darüber hinaus heißt es in einer Quelle, dass man jede Woche bis zu vier Stunden allein mit der Vorbereitung auf Status-Update-Meetings verbringen kann.
Das bedeutet natürlich nicht, dass du überhaupt keine Meetings abhalten darfst. Es bedeutet, dass ein Meeting, wenn es stattfindet, ausschließlich auf wichtige Themen fokussiert sein sollte.
Geh in jedes Meeting mit einer klaren Vorstellung davon, worüber du sprechen möchtest, und halte das Meeting kurz. Dein Ziel ist es, die wichtigen Themen in möglichst kurzer Zeit abzudecken, damit deine Vertriebsmitarbeiter schnell wieder produktiv arbeiten können.
4. Delegiere zeitaufwendige Aufgaben
Im Idealfall verbringt dein Vertriebsteam seine gesamte Zeit mit dem Abschließen von Deals. Darin ist es am besten, also gilt: Je mehr Zeit es damit verbringt, desto besser.
Das bedeutet, dass sich deine Vertriebsmitarbeiter nicht um die Generierung neuer Leads für das Unternehmen kümmern sollten. Diese Aufgabe sollte von anderen übernommen werden – von Menschen, die Leads finden, qualifizieren und die guten Leads an das Vertriebsteam weitergeben können.
Wenn dein Unternehmen dafür noch keine Abteilung für Sales Development hat, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die Einstellung eigener SDRs oder stattdessen das Outsourcing dieser Aufgabe in Betracht zu ziehen.
5. Verschwende keine Zeit mit unqualifizierten Leads
Es ist zwar hilfreich, wenn jemand anderes Leads für dein Sales-Team findet, aber das bringt nicht besonders viel, wenn diese Leads unqualifiziert sind. Wenn deine Vertriebsmitarbeiter einen großen Teil ihrer Zeit damit verbringen, Leads zu verkaufen, die wahrscheinlich keine Kunden werden, ist das eine erhebliche Zeitverschwendung.
Deshalb sollte deine Sales-Development-Abteilung nicht nur neue Leads finden, sondern sie auch qualifizieren. Indem sie die guten Leads von den schlechten trennt, kann sich dein Sales-Team weiterhin darauf konzentrieren, Menschen mit echtem Interesse an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung zu verkaufen.
6. Verbringe weniger Zeit mit schwierigen Kunden
Manche Kunden sind einfacher als andere. In einer perfekten Welt könnte dein Sales-Team nur ein paar Minuten mit dem Kunden telefonieren, alle seine Fragen beantworten und den Verkauf abschließen.
Viele Kunden sind jedoch schwieriger. Manche benötigen eine Unmenge an Informationen, andere antworten nicht schnell auf deine Nachrichten oder Anrufe, und einige eiern bei ihrer Entscheidung immer wieder herum.
Für jeden Vertriebsmitarbeiter ist es wichtig zu erkennen, wann er es mit einem schwierigen Kunden zu tun hat, und zu lernen, wann es Zeit ist weiterzuziehen. Die Zeit, die du darauf verwendest, einen schwierigen potenziellen Kunden zu gewinnen, könntest du besser dafür nutzen, zwei oder drei andere Prospects zu Kunden zu machen.
Überlege, wie viel Zeit du normalerweise brauchst, um einen Verkauf abzuschließen, und dann, wie viel Zeit du für diesen schwierigen Kunden aufwendest. Wenn der Unterschied erheblich ist, solltest du in Betracht ziehen weiterzuziehen oder den Kunden an eine andere Abteilung zu verweisen.
7. Lerne zu erkennen, wann der Schwung verloren ist
Es gibt ein Prinzip, das als „Sunk-Cost-Fallacy“ bekannt ist. Es beschreibt, dass du etwas weiter tust, weil du bereits Zeit oder Ressourcen darin investiert hast.
Vielleicht bleibst du zum Beispiel in einem Job ohne Zukunft, weil du schon so viele Jahre dort arbeitest und nicht wieder ganz von vorne anfangen willst. Oder du steckst noch mehr Geld in eine Immobilieninvestition, weil du nicht möchtest, dass die ursprüngliche Investition umsonst gewesen ist.
Dieselbe Idee lässt sich problemlos auf den Vertrieb übertragen.
Viele Vertriebsmitarbeiter wollen nicht erkennen, wann sie bei einem Prospect den Schwung verloren haben. Sie haben stundenlang versucht, diesen Prospect zu einem Kunden zu machen, aber wirklich vorangekommen sind sie nicht. Statt weiterzuziehen, versuchen sie es weiter – einfach weil sie bereits so viel Zeit darin investiert haben.
Im Vertrieb ist es wichtig zu wissen, wann du deine Verluste begrenzen solltest. Manche Prospects lassen sich nicht mehr retten, ganz egal, wie viel zusätzliche Zeit du in sie investierst. Es mag wehtun, an die verschwendete Zeit zu denken, aber das ist immer noch besser, als noch mehr Zeit zu verschwenden.
Erkenne, wann du bei einem Prospect den Schwung verloren hast, und stecke nicht noch mehr Zeit hinein.
8. Hab keine Angst, dich zu „trennen“
Manchmal merkst du nicht einmal, dass du bei einem Prospect den Schwung verloren hast, weil er nicht reagiert. Nach euren ersten Gesprächen, in denen der Prospect Interesse zeigt, hörst du plötzlich nichts mehr von ihm. Du versuchst weiterhin, Kontakt aufzunehmen, und erhältst entweder gar keine Antwort oder nur vage Rückmeldungen. Du redest dir immer wieder ein, dass er bestimmt beschäftigt ist.
In solchen Situationen ist es vielleicht Zeit für eine Trennung.
Kontaktiere den potenziellen Kunden ein letztes Mal und lass ihn wissen, dass dies deine letzte Nachricht ist. Sag ihm, dass er sich in Zukunft bei dir melden kann, falls Interesse besteht – ansonsten wirst du weitermachen.
Diese E-Mail könnte den potenziellen Kunden zum Handeln bewegen. Aber selbst wenn das nicht passiert, hast du zumindest mehr Zeit, dich auf bessere Leads zu konzentrieren.
9. Nutze modernste Technologie und Tools
Etwas so Einfaches wie schlechte Ausstattung kann die Zeit eines Vertriebsmitarbeiters massiv verschwenden und die Produktivität beeinträchtigen.
Wenn sie zum Beispiel einen langsamen Computer haben, kann das Prüfen von E-Mails oder die Nutzung deines CRM viel länger dauern als nötig. Kurzfristig wirkt sich das vielleicht nicht besonders stark aus – es sind schließlich nur ein paar Minuten pro Tag. Langfristig summiert sich dieser Zeitverlust jedoch.
Denk über die Technologie und Tools nach, die dein Vertriebsteam am häufigsten nutzt, zum Beispiel eine Projektmanagement-Software, und stell dann sicher, dass alles auf dem neuesten Stand ist und reibungslos läuft.
10. Automatisiere. Automatisiere. Automatisiere.
Wenn du deinen Vertriebsmitarbeitern schließlich etwas Zeit sparen möchtest, solltest du nach Möglichkeiten suchen, einige ihrer routinemäßigen Aufgaben zu automatisieren.
Zum Beispiel sollte ein Prozess (oder vielleicht sogar noch besser ein automatisiertes CRM) vorhanden sein, damit dein Vertriebsteam die Informationen zu potenziellen Kunden oder Kunden nicht manuell eingeben muss.
Weitere Dinge, die du automatisieren kannst, sind Follow-up-E-Mails, die Nachverfolgung von Leads und Auftragsverwaltung.
Wenn du feststellst, dass dein Vertriebsteam einen großen Teil des Tages mit lästigen Aufgaben verbringt, um Leads und Kunden im Blick zu behalten, solltest du nach Möglichkeiten suchen, einige dieser Aufgaben zu automatisieren. So können sie sich wieder dem Abschluss von Deals widmen.
Fazit
All diese kleinen Tipps können zusammengenommen dazu beitragen, die Vertriebsproduktivität deines Teams deutlich zu steigern.
Nimm dir jetzt etwas Zeit, um die Gewohnheiten deines Vertriebsteams zu analysieren, und prüfe, ob die oben genannten Vorschläge hilfreich sein könnten oder ob du noch andere Möglichkeiten findest, Verbesserungen umzusetzen.
Denn das Wichtigste ist schließlich, dass sie sich auf den größten Teil ihrer Arbeit konzentrieren können: Deals abzuschließen und dir mehr Umsatz zu bringen.
Wir freuen uns darauf, in den Kommentaren zu erfahren, welche großen Erfolge du entdeckt hast!
Ein wenig über Anja:
Anja Jeftovic ist Digital Marketing Manager bei TaskDrive. Wenn du einige Aufgaben in der Vertriebsentwicklung auslagern möchtest, um die Produktivität deines Vertriebsteams zu steigern, schau dir TaskDrive an!
„Was für mich wirklich einen Unterschied gemacht hat, war die Benachrichtigung von Salesflare: ‚Du hast auf diese E-Mail noch nicht geantwortet.‘ All die kleinen Lücken, durch die Menschen hindurchfallen, sind damit geschlossen.“
Tamay Shannon, W2S Marketing
