How to Create a Content Calendar – Full Guide
Masterclass sul marketing dei contenuti: Quarta parte
If this is the fourth part you’re reading, you are clearly on a content marketing roll: whipping up a content strategy, coming up with all those juicy content ideas. Time to get organized and move your ideas onto a neat content calendar. All 6,357 of them. 🙄
Overwhelmed by the gazillion ideas you’ve come up with? Don’t know where to start on the blank Google Sheet you’re staring at? No worries: in this blogpost, you’ll discover how to structure your content and optimize your content schedule.
Pianifica il tuo lavoro e lavora al tuo piano è il tuo nuovo mantra!
This post is Part Four in a brand spanking new Masterclass Series on Content Marketing. We believe it’s an incredibly important topic – and according to a little survey we did, you do too. Trouble is: there is so much content on content marketing out there (talk about meta) and a lot of the intel is conflicting.
Vi proponiamo questa Masterclass in collaborazione con Anouck Meier, Chief Storytelling Officer di Ampersand. Anouck è un conversion copywriter e un content marketing strategist che ha lavorato con numerosi marchi, grandi e piccoli, per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi di business attraverso contenuti strategici. Facciamo chiarezza sui contenuti una volta per tutte in una guida completa. Pronti a tuffarvi?
- Jeroen Corthout, cofondatore di Salesflare, un CRM di vendita di facile utilizzo per piccole aziende B2B
Che cos'è un calendario dei contenuti?
A content calendar (also referred to as a “marketing calendar”, “blog calendar”, “social media calendar” or “editorial calendar”) can be anything you use to plan, schedule and organize content on a weekly, monthly or yearly basis.
Usually it takes the shape of a visual workflow (in technicolor, if you’re anything like me).
It helps you keep track of topics, content types, channels, team members and – last but not least – deadlines.
Di solito, un calendario dei contenuti si presenta in una delle tre forme:
- Calendario stampato. For those old-school lovers of all things paper. 🗓
- Fogli di calcolo. Se si conosce bene un foglio di Google, può essere un modo molto conveniente per organizzare i contenuti.
- Applicazioni. Dagli strumenti di gestione dei progetti come Asana o Trello a strumenti di gestione dei contenuti su misura come CoSchedule o SmarterqueueCi sono tonnellate di applicazioni che possono essere utilizzate come calendari dei contenuti.
That myriad of post-its with random ideas sticking on your monitor? Not a content calendar, I’m afraid.
Domande da considerare prima di iniziare un calendario dei contenuti
State già sperimentando lievi sintomi di stress da scelta sul tipo di calendario da scegliere?
Let me relieve some FOMO by providing a very comforting suggestion to make your choice easier: it depends. (See, my former career as a lawyer comes back to haunt me sometimes. And now you’re affected too.)
Now for some more helpful input – here are some things to consider before embarking on your content calendar adventure:
- Quanti canali e piattaforme gestite? Si tratta solo di un blog e di una pagina Facebook? Oppure promuovete costantemente i vostri contenuti su una vasta gamma di media e piattaforme?
- Con quale frequenza pubblicate i contenuti? State pubblicando quotidianamente? Più volte al giorno? Forse solo una volta alla settimana? Ripercorrete i vostri passi e cercate di avere una panoramica chiara. Questo vi aiuterà a determinare come visualizzare al meglio il vostro calendario dei contenuti su base regolare.
- Create più di un tipo di contenuto? Caricate i podcast su iTunes e contemporaneamente pubblicate articoli sul vostro blog? Allora il vostro calendario dei contenuti dovrà essere in grado di distinguere tra le due cose.
- Siete solo voi a utilizzare il calendario dei contenuti o un intero team? Forse avete un sistema che ha perfettamente senso per voi, ma non appena iniziate a collaborare sui contenuti, deve funzionare anche per gli altri. I migliori calendari dei contenuti consentono a voi e ai membri del vostro team di ottimizzare i vostri sforzi.
- Qual è il vostro processo di produzione dei contenuti? Quanto è complesso? Quanto è lunga la vostra pipeline di contenuti? Esiste un processo di editing, revisione o approvazione sostanziale per ogni contenuto? Assicuratevi che il vostro calendario sia in grado di distinguere tra incarichi simili che si trovano in fasi diverse della creazione.
But Wait a Minute – Why Do I Need a Content Calendar in the First Place?
I know by this stage you may be wondering: “Why can’t I just pick a new idea from my endless list of content ideas every day and see what happens? What’s wrong with winging it?”.
Choosing a content calendar over a “winging it strategy” comes with a slew of benefits:
- Ottenere una visione a 50.000 piedi dei vostri contenuti. Create a clear visual of how your content is distributed throughout the year in terms of timing, themes, formats, etc. Blog posts, social posts, email newsletters, podcasts, videos—whatever you’re busy creating, you’ll see it all in one place.
- Rispettare le scadenze più facilmente and hold yourself (and your team) accountable for getting things done. Have your content ready in time so you’re not scrambling to get posts together last minute (‘cause we all know how well that usually works out for us).
- Eseguire quella strategia dei contenuti.. There is no way you can implement your strategy and hit those goals if you’re just posting randomly every day. A calendar keeps you on track.
- Mantenere il pubblico impegnato evitando che i contenuti ristagnino o diventino ripetitivi.
- Tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Inform everyone about what is being published, when and where and avoid unpleasant surprises or – heaven forbid – duplicate efforts.
- Individuare le lacune di contenuto. Percepire quali contenuti devono ancora essere creati e farlo con tutto il tempo necessario per allineare il tutto.
- Pianificate con molto più anticipo. Using a content calendar makes it easier to plan out your future content efforts. That could mean a week, a month, or however far ahead you’d like to plan. It just feels incredibly comfortable to sit back, relax and watch your content do the work.
Per quanto si abbia a cuore la propria reputazione di creativi spontanei, nel profondo si sa che lavorare su 20 schede del browser, un paio di blocchi legali e una collezione di post-it non è la strada giusta.
Without a plan, you’ll end up wasting time and you’ll be less likely to succeed. When your entire strategy is planned out on one calendar, it’s way easier to keep organized, focus on deadlines, and be more productive.
Come pianificare i contenuti sul calendario in 8 semplici passaggi
Now that we’ve got all that out of the way: how do you go about creating a content calendar that fits your needs?
1. Iniziare con un audit dei contenuti
There’s a lot of focus on creating new content when you should really be focusing on creating more with less and using what you’ve already got.
No, you don’t need to produce all content from scratch. Or start creating a million pieces of content right away.
Invece, date un'occhiata ai cumuli di contenuti di valore che si trovano in giro per l'ufficio. Iniziate a fare il punto su tutte le vostre risorse e risorse di contenuto esistenti per vedere cosa potete inserire nel (ri)mix di contenuti.
Don’t just consider the obvious assets like existing blog posts, but dig a little deeper.
Gather whitepapers, reports, first-hand data or research, notes from meetings or trainings, slide decks and presentations. Ask team members what they still have lying around in their (virtual) cupboards. You’ll be surprised what you can come up with.
Valutate se i contenuti che avete pianificato necessitano di un aggiornamento o di un rinnovamento. Inoltre, date un'occhiata a quali tipi di contenuti hanno ottenuto buoni risultati in passato e a quali tipi di contenuti pubblicano i vostri concorrenti.
2. Verificate anche le vostre piattaforme
As you’re auditing your content, you may also want to take a look at your current efforts on each channel.
Alcune domande da porsi:
- Quali piattaforme utilizzate?
- Quali sono i più performanti?
- Dovreste continuare a pubblicare su tutti loro?
- Quante volte al giorno postate attualmente su ciascuna piattaforma?
- Quali sono gli obiettivi di ciascuna piattaforma?
- Chi è responsabile di ciascun canale?
Sono tutte informazioni utili da includere nel vostro calendario dei social media, soprattutto se lavorate in team.
As you’ll be mapping out your content per platform, remember that you should be posting content that is tailored to each platform and its unique audience. Never just cross-post your content without adapting it to the specific requirements and characteristics of the platform.
3. What’s the frequency?
Don’t just ask Kenneth. From doing your audit, you’ll have a clear view on how often you’re currently posting. Will that be the plan going forward? Or do you need to amp up your efforts?
In ogni caso, la vostra frequenza di pubblicazione determinerà quanti slot dovete lasciare aperti per ogni canale o piattaforma. Assicuratevi di avere spazio sia per i vostri blog o podcast settimanali che per i vostri post quotidiani su Facebook e i vostri tweet.
4. Creare categorie per i contenuti
Il vostro calendario dei contenuti dovrebbe avere una sorta di sistema di categorizzazione dei contenuti. Questo ha moltissimi vantaggi.
Non solo vi aiuterà a tenere traccia del tipo di contenuti che ottengono la maggior portata e coinvolgimento, ma renderà anche più facile mantenere le cose fresche e varie per il vostro pubblico.
- Potete decidere voi stessi quali tipi di categorie vi saranno più utili. Una possibilità è quella di dividere in mezzi, come video, video didattici, post di blog, tutorial, infografiche, storie di Instagram, ecc.
- Un'altra opzione è quella di categorizzare i contenuti in base alla natura del contenuto, cioè curati, generati dagli utenti, sponsorizzati, autopromozionali, ecc.
- I personally like to categorize content into themes too – this helps to see whether my content mix includes all the themes I’d like to cover in my content. Some of the labels I use for my own content are: conversion copy, storytelling, blogging, content marketing, e-mail marketing, freelance life and fun.
Whatever you choose, make sure the labels are descriptive and actually helpful (although that may take some time to determine). You can also use more than one label, for instance “blog post” + “content marketing” + “sponsored”.
5. Impostare un database di contenuti
Un database di contenuti è, beh, proprio quello che sembra: un luogo centrale in cui memorizzare tutti i contenuti che si desidera scegliere quando si compila il calendario dei contenuti. Può essere semplice come un (insieme di) fogli di calcolo, oppure si può usare un'app come Asana o Evernote per fare il punto.
Assicuratevi di includere almeno i seguenti elementi per ogni contenuto:
- Titolo
- Content type (blog post, video, infographic,…)
- Collegamento
- Data di scadenza (o indicazione della natura sempreverde)
- Immagine
- Categoria
Vi consiglio di includere uno spazio per i commenti e per estratti interessanti del contenuto. Questo vi aiuterà a collaborare e a creare il testo vero e proprio dei vostri post.
6. Inserire il contenuto (finalmente!)
Hurray – after all that prep work, you’re finally ready to start filling up your content calendar! 🎉
If you’re using something like a Google Sheet (which can be all you need!), here are some basic items to include:
- Piattaforma o canale
- Data
- Tempo
- Link (se applicabile)
- Copia
- Immagine
If you’re using a content planning tool, like Hootsuite or CoSchedule, this will pretty much be self-explanatory.
7. Organizzare il team
Decidete i ruoli chiaramente definiti per tutti i membri del team:
- Chi è responsabile dell'aggiornamento del calendario?
- Chi pubblicherà i post?
- Affiderete la stesura del copy a un copywriter?
- Chi si occuperà di reperire le immagini?
- I post devono essere approvati prima di essere pubblicati? Da chi?
- Chi deve accedere al calendario? Chi ha diritto a che tipo di autorizzazione?
- Con quanto anticipo programmate i contenuti?
- What’s the process for coming up with new content ideas?
These are just some of the questions you’ll need to address to garantire la massima organizzazione e fluidità.
Even if it’s just you, it will pay off setting up a lean process and documenting it. As soon as your team grows, you’ll have a ready-to-go manual ready for use and you can delegate away!
Depending on your company’s size, there may also be value in sharing your content calendar with a few other teams who would benefit from knowing what you’re up to. Consider sharing your calendar with copywriters, video producers, designers, project managers and even clients.
Ricordate di mettere in calendario riunioni periodiche di pianificazione editoriale ben prima del prossimo periodo di pubblicazione. Utilizzate la riunione per programmare i contenuti del vostro database e per trovare nuove idee.
Your planning meetings can also be used to review the reach, engagement and other stats from previous periods to assess which types of content are most successful and which are less successful didn’t quite hit the mark.
I dati analitici e sulle entrate possono essere utilizzati anche per apportare modifiche ai contenuti già pubblicati (ad esempio titoli, introduzioni, dati SEO, link in uscita, ecc.) per ottimizzare le visite e il coinvolgimento.
8. Programmare la pubblicazione dei contenuti
You’ve got your calendar up and running: time for a celebratory dance around (or on) the table!
C'è un ultimo passo da fare: pubblicare effettivamente i contenuti.
If you don’t have a lot of platforms to manage or huge volumes of posts to publish, you may get by by manually hitting “send” or “publish”. If you’re only using Facebook, for example, you can just use the platform’s native publishing tool to get your posts published.
If, however, you’re juggling several social media accounts and other publication platforms, a content planning app can save you oodles of time and money (and help preserve your will to live). 🙄
Tra le applicazioni più diffuse per la pianificazione dei contenuti vi sono:
La maggior parte di essi offre prove gratuite per almeno un breve periodo di tempo, quindi sperimentate per vedere cosa si adatta meglio alle vostre esigenze.
Suggerimenti finali per il successo del calendario dei contenuti
Che si pianifichino i contenuti su base settimanale, mensile o trimestrale, ci sono diverse chiavi universali per il successo del calendario dei contenuti:
- Iterare sempre. Un calendario dei contenuti è una cosa viva e vegeta, che deve cambiare e crescere in base alle vostre esigenze.
- Sperimentare, analizzare, ripetere. Experiment and research elements like the best times to schedule your content, which platforms work best for your audience etc. Content marketing is a process, it doesn’t stop after hitting the publish button or putting a post on your schedule.
- There’s no one right way to calendar your content. Ci sono milioni di metodi, modelli e approcci diversi da adottare. Giocate, provate regolarmente cose nuove e modificatele se necessario. Magari anche divertendosi un po' lungo il percorso.
Come organizzate di solito le vostre idee per i contenuti? Fatecelo sapere nei commenti.
And don’t forget to check back next week for Part Five of our Content Marketing Masterclass about creating the content marked on your calendar!
Speriamo che questo post vi sia piaciuto. Se vi è piaciuto, spargete la voce!
👉 Potete seguire @salesflare su Twitter, Facebook e LinkedIn.
- Misurare il ROI del Content Marketing: Mostrami i soldi - 10 ottobre 2019
- Repurposing Content: 4 modi semplici per ottenere di più dai vostri contenuti - 3 ottobre 2019
- I dieci comandamenti della distribuzione efficace dei contenuti - 26 Settembre 2019