How to Create a Content Calendar – Full Guide
Content Marketing Meisterklasse: Vierter Teil
If this is the fourth part you’re reading, you are clearly on a content marketing roll: whipping up a content strategy, coming up with all those juicy content ideas. Time to get organized and move your ideas onto a neat content calendar. All 6,357 of them. 🙄
Overwhelmed by the gazillion ideas you’ve come up with? Don’t know where to start on the blank Google Sheet you’re staring at? No worries: in this blogpost, you’ll discover how to structure your content and optimize your content schedule.
Plane deine Arbeit und führe deinen Plan aus - das ist dein neues Mantra!
This post is Part Four in a brand spanking new Masterclass Series on Content Marketing. We believe it’s an incredibly important topic – and according to a little survey we did, you do too. Trouble is: there is so much content on content marketing out there (talk about meta) and a lot of the intel is conflicting.
Wir präsentieren Ihnen diese Masterclass in Zusammenarbeit mit Anouck Meier, Chief Storytelling Officer bei Ampersand. Anouck ist ein Conversion-Texter und ein Content-Marketing-Stratege, der mit zahlreichen großen und kleinen Marken zusammengearbeitet hat, um ihnen zu helfen, ihre Geschäftsziele durch strategische Inhalte zu erreichen. Lassen Sie uns in einem umfassenden Leitfaden die Geschichte der Inhalte ein für alle Mal klären. Bereit zum Eintauchen?
- Jeroen Corthout, Mitbegründer von Salesflare, einem einfach zu bedienenden Vertriebs-CRM für kleine B2B-Unternehmen
Was ist ein Inhaltskalender?
A content calendar (also referred to as a “marketing calendar”, “blog calendar”, “social media calendar” or “editorial calendar”) can be anything you use to plan, schedule and organize content on a weekly, monthly or yearly basis.
Usually it takes the shape of a visual workflow (in technicolor, if you’re anything like me).
It helps you keep track of topics, content types, channels, team members and – last but not least – deadlines.
In der Regel gibt es drei Formen von Inhaltskalendern:
- Gedruckter Kalender. For those old-school lovers of all things paper. 🗓
- Tabellenkalkulationen. Wenn Sie sich mit Google Sheet auskennen, können Sie Ihre Inhalte sehr kostengünstig organisieren.
- Apps. Von Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello bis hin zu maßgeschneiderten Content-Management-Tools wie CoSchedule oder Smarterqueue: Es gibt eine Vielzahl von Apps, die Sie als Inhaltskalender verwenden können.
That myriad of post-its with random ideas sticking on your monitor? Not a content calendar, I’m afraid.
Fragen, die vor der Erstellung eines Inhaltskalenders zu beachten sind
Leiden Sie bereits unter leichtem Wahlstress, wenn Sie sich für einen bestimmten Kalender entscheiden müssen?
Let me relieve some FOMO by providing a very comforting suggestion to make your choice easier: it depends. (See, my former career as a lawyer comes back to haunt me sometimes. And now you’re affected too.)
Now for some more helpful input – here are some things to consider before embarking on your content calendar adventure:
- Wie viele Kanäle und Plattformen verwalten Sie? Ist es nur ein Blog und eine Facebook-Seite? Oder bewerben Sie Ihre Inhalte konsequent auf einer Vielzahl von Medien und Plattformen?
- Wie häufig veröffentlichen Sie Inhalte? Posten Sie täglich? Mehrere Male am Tag? Vielleicht nur einmal in der Woche? Verfolgen Sie Ihre Schritte zurück und versuchen Sie, einen klaren Überblick zu bekommen. Auf diese Weise können Sie ermitteln, wie Sie Ihren Inhaltskalender am besten regelmäßig gestalten können.
- Erstellen Sie mehr als eine Art von Inhalten? Laden Sie Podcasts auf iTunes hoch und veröffentlichen Sie gleichzeitig Artikel in Ihrem Blog? Dann muss Ihr Inhaltskalender in der Lage sein, zwischen beidem zu unterscheiden.
- Benutzen nur Sie Ihren Inhaltskalender oder ist es ein ganzes Team? Vielleicht haben Sie ein System, das für Sie absolut sinnvoll ist, aber sobald Sie anfangen, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten, muss es auch für andere funktionieren. Die besten Inhaltskalender ermöglichen es Ihnen und Ihren Teammitgliedern, ihre Arbeit zu rationalisieren.
- Wie sieht Ihr inhaltlicher Prozess aus? Wie komplex ist sie? Wie lang ist Ihre Content-Pipeline? Gibt es einen umfangreichen Bearbeitungs-, Überprüfungs- oder Genehmigungsprozess, den jeder einzelne Inhalt durchläuft? Vergewissern Sie sich, dass Ihr Kalender zwischen ähnlichen Aufträgen, die sich in verschiedenen Stadien der Erstellung befinden, unterscheiden kann.
But Wait a Minute – Why Do I Need a Content Calendar in the First Place?
I know by this stage you may be wondering: “Why can’t I just pick a new idea from my endless list of content ideas every day and see what happens? What’s wrong with winging it?”.
Choosing a content calendar over a “winging it strategy” comes with a slew of benefits:
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Inhalte aus einer Perspektive von 50.000 Fuß. Create a clear visual of how your content is distributed throughout the year in terms of timing, themes, formats, etc. Blog posts, social posts, email newsletters, podcasts, videos—whatever you’re busy creating, you’ll see it all in one place.
- Fristen leichter einhalten and hold yourself (and your team) accountable for getting things done. Have your content ready in time so you’re not scrambling to get posts together last minute (‘cause we all know how well that usually works out for us).
- Führen Sie diese Inhaltsstrategie aus.. There is no way you can implement your strategy and hit those goals if you’re just posting randomly every day. A calendar keeps you on track.
- Halten Sie Ihr Publikum bei der Stange indem Sie verhindern, dass Ihre Inhalte stagnieren oder sich wiederholen.
- Alle auf dieselbe Seite bringen. Inform everyone about what is being published, when and where and avoid unpleasant surprises or – heaven forbid – duplicate efforts.
- Inhaltliche Lücken erkennen. Verschaffen Sie sich ein Gefühl dafür, welche Inhalte noch erstellt werden müssen, und nehmen Sie sich genügend Zeit, um alles zusammenzustellen.
- Planen Sie viel weiter im Voraus. Using a content calendar makes it easier to plan out your future content efforts. That could mean a week, a month, or however far ahead you’d like to plan. It just feels incredibly comfortable to sit back, relax and watch your content do the work.
Ganz gleich, wie sehr Sie Ihren Ruf als spontaner Kreativer schätzen, wissen Sie tief in Ihrem Inneren, dass die Arbeit mit 20 Browser-Tabs, ein paar Notizblöcken und einer Sammlung von Post-its einfach nicht der richtige Weg ist.
Without a plan, you’ll end up wasting time and you’ll be less likely to succeed. When your entire strategy is planned out on one calendar, it’s way easier to keep organized, focus on deadlines, and be more productive.
Wie Sie in 8 einfachen Schritten Inhalte für Ihren Kalender planen
Now that we’ve got all that out of the way: how do you go about creating a content calendar that fits your needs?
1. Beginnen Sie mit einer Inhaltsprüfung
There’s a lot of focus on creating new content when you should really be focusing on creating more with less and using what you’ve already got.
No, you don’t need to produce all content from scratch. Or start creating a million pieces of content right away.
Werfen Sie stattdessen einen Blick auf die Unmengen wertvoller Inhalte, die im Büro herumliegen. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme all Ihrer vorhandenen Inhalte und Ressourcen, um zu sehen, was Sie in den Content-(Re-)Mix einbringen können.
Don’t just consider the obvious assets like existing blog posts, but dig a little deeper.
Gather whitepapers, reports, first-hand data or research, notes from meetings or trainings, slide decks and presentations. Ask team members what they still have lying around in their (virtual) cupboards. You’ll be surprised what you can come up with.
Überlegen Sie, ob einer der von Ihnen geplanten Inhalte aktualisiert oder überarbeitet werden muss. Schauen Sie sich auch an, welche Arten von Inhalten in der Vergangenheit gut gelaufen sind und welche Dinge Ihre Konkurrenten veröffentlichen.
2. Prüfen Sie auch Ihre Plattformen
As you’re auditing your content, you may also want to take a look at your current efforts on each channel.
Einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Welche Plattformen verwenden Sie?
- Welche sind am erfolgreichsten?
- Sollten Sie weiterhin an alle diese Stellen veröffentlichen?
- Wie oft pro Tag posten Sie derzeit auf jeder Plattform?
- Was sind die Ziele für jede Plattform?
- Wer ist für die einzelnen Kanäle zuständig?
Dies sind alles nützliche Informationen, die Sie in Ihren Social-Media-Kalender aufnehmen sollten, insbesondere wenn Sie in einem Team arbeiten.
As you’ll be mapping out your content per platform, remember that you should be posting content that is tailored to each platform and its unique audience. Never just cross-post your content without adapting it to the specific requirements and characteristics of the platform.
3. What’s the frequency?
Don’t just ask Kenneth. From doing your audit, you’ll have a clear view on how often you’re currently posting. Will that be the plan going forward? Or do you need to amp up your efforts?
In jedem Fall bestimmt die Häufigkeit der Beiträge, wie viele Zeitfenster Sie pro Kanal oder Plattform frei lassen müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl für Ihre wöchentlichen Blogs oder Podcasts als auch für Ihre täglichen Beiträge auf Facebook und Ihre Tweets Platz haben.
4. Entwickeln Sie Kategorien für Ihren Inhalt
Ihr Inhaltskalender sollte eine Art System zur Kategorisierung von Inhalten enthalten. Das hat eine Menge Vorteile.
Auf diese Weise können Sie nicht nur feststellen, welche Art von Inhalten die größte Reichweite und das meiste Engagement erzielt, sondern es wird auch einfacher, die Inhalte für Ihr Publikum frisch und abwechslungsreich zu halten.
- Sie können selbst entscheiden, welche Arten von Kategorien für Sie am nützlichsten sein werden. Eine Möglichkeit ist die Unterteilung in Medien, wie z.B. Videos, Tutorial-Videos, Blogbeiträge, Tutorials, Infografiken, Instagram-Stories, etc.
- Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Inhalte nach ihrer Art zu kategorisieren, d. h. kuratiert, nutzergeneriert, gesponsert, Eigenwerbung, usw.
- I personally like to categorize content into themes too – this helps to see whether my content mix includes all the themes I’d like to cover in my content. Some of the labels I use for my own content are: conversion copy, storytelling, blogging, content marketing, e-mail marketing, freelance life and fun.
Whatever you choose, make sure the labels are descriptive and actually helpful (although that may take some time to determine). You can also use more than one label, for instance “blog post” + “content marketing” + “sponsored”.
5. Einrichten einer Inhaltsdatenbank
Eine Inhaltsdatenbank ist genau das, wonach es klingt: ein zentraler Ort, an dem alle Inhalte gespeichert werden, die Sie bei der Erstellung Ihres Inhaltskalenders auswählen möchten. Sie kann so einfach sein wie eine (Reihe von) Tabellenkalkulationen, oder Sie können eine App wie Asana oder Evernote verwenden, um eine Bestandsaufnahme zu machen.
Achten Sie darauf, dass jeder Inhalt mindestens die folgenden Punkte enthält:
- Titel
- Content type (blog post, video, infographic,…)
- Link
- Verfallsdatum (oder Hinweis auf immerwährenden Charakter)
- Bild
- Kategorie
Ich empfehle, Platz für Kommentare und interessante Auszüge aus dem Inhalt vorzusehen. Das hilft Ihnen bei der Zusammenarbeit und beim Verfassen der eigentlichen Texte für Ihre Beiträge.
6. Geben Sie Ihren Inhalt ein (endlich!)
Hurray – after all that prep work, you’re finally ready to start filling up your content calendar! 🎉
If you’re using something like a Google Sheet (which can be all you need!), here are some basic items to include:
- Plattform oder Kanal
- Datum
- Zeit
- Link (falls zutreffend)
- Kopieren
- Bild
If you’re using a content planning tool, like Hootsuite or CoSchedule, this will pretty much be self-explanatory.
7. Organisieren Sie Ihr Team
Legen Sie klar definierte Rollen für alle Teammitglieder fest:
- Wer ist für die Aktualisierung des Kalenders zuständig?
- Wer wird die Beiträge veröffentlichen?
- Werden Sie einen Werbetexter mit dem Schreiben der Texte beauftragen?
- Wer wird die Bilder beschaffen?
- Müssen die Beiträge genehmigt werden, bevor sie online gehen? Von wem?
- Wer braucht Zugriff auf den Kalender? Wer erhält welche Art von Erlaubnis?
- Wie weit im Voraus planen Sie Inhalte?
- What’s the process for coming up with new content ideas?
These are just some of the questions you’ll need to address to ein Höchstmaß an Organisation und Fluss gewährleisten.
Even if it’s just you, it will pay off setting up a lean process and documenting it. As soon as your team grows, you’ll have a ready-to-go manual ready for use and you can delegate away!
Depending on your company’s size, there may also be value in sharing your content calendar with a few other teams who would benefit from knowing what you’re up to. Consider sharing your calendar with copywriters, video producers, designers, project managers and even clients.
Denken Sie daran, regelmäßige Redaktionsplanungssitzungen lange vor dem nächsten Veröffentlichungszeitraum in den Kalender aufzunehmen. Nutzen Sie das Treffen, um die Inhalte aus Ihrer Datenbank zu planen und um neue Ideen zu entwickeln.
Your planning meetings can also be used to review the reach, engagement and other stats from previous periods to assess which types of content are most successful and which are less successful didn’t quite hit the mark.
Analyse- und Umsatzdaten können auch dazu verwendet werden, bereits veröffentlichte Inhalte zu optimieren (z. B. Titel, Einleitungen, SEO-Daten, ausgehende Links usw.), um Besuche und Engagement zu optimieren.
8. Planen Sie Ihre Inhalte für die Veröffentlichung
You’ve got your calendar up and running: time for a celebratory dance around (or on) the table!
Es gibt noch einen letzten Schritt: die tatsächliche Veröffentlichung Ihrer Inhalte.
If you don’t have a lot of platforms to manage or huge volumes of posts to publish, you may get by by manually hitting “send” or “publish”. If you’re only using Facebook, for example, you can just use the platform’s native publishing tool to get your posts published.
If, however, you’re juggling several social media accounts and other publication platforms, a content planning app can save you oodles of time and money (and help preserve your will to live). 🙄
Zu den beliebtesten Anwendungen für die Planung von Inhalten gehören:
Die meisten dieser Programme bieten zumindest für einen kurzen Zeitraum kostenlose Testversionen an. Probieren Sie also aus, was Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
Letzte Tipps für einen erfolgreichen Inhaltskalender
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Inhalte wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich planen, gibt es einige universelle Schlüssel zum Erfolg des Inhaltskalenders:
- Immer.wieder.iterieren. Ein Inhaltskalender ist eine lebendige, atmende Sache, die sich ändern und wachsen sollte, so wie Sie und Ihr Inhaltsbedarf es tun.
- Experimentieren, Analysieren, Wiederholen. Experiment and research elements like the best times to schedule your content, which platforms work best for your audience etc. Content marketing is a process, it doesn’t stop after hitting the publish button or putting a post on your schedule.
- There’s no one right way to calendar your content. Es gibt eine Million verschiedener Methoden, Vorlagen und Ansätze, die Sie anwenden können. Spielen Sie herum, probieren Sie regelmäßig neue Dinge aus und ändern Sie sie nach Bedarf. Vielleicht haben Sie sogar ein wenig Spaß dabei.
Wie organisieren Sie normalerweise Ihre Inhaltsideen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.
And don’t forget to check back next week for Part Five of our Content Marketing Masterclass about creating the content marked on your calendar!
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