Vertriebsautomatisierung 101: Highlights aus unserem Gespräch mit Andrei Zinkevich

What sales tasks should be automated and in what way?

Einfach ausgedrückt: Alles, was nicht Ihre einzigartigen menschlichen Fähigkeiten erfordert, sollte automatisiert werden.

Es gibt viele Dinge, die Roboter besser können als wir, zum Beispiel:

• Zusammenführung von Daten aus E-Mails, Kalendern, Telefonen usw.
• Verfolgen von vollständigen Gesprächen
• Keeping track of all files you’ve exchanged
• Schaffung von Sichtbarkeit zwischen den Teammitgliedern in Gesprächen mit Kunden
• Anreicherung von Menschen und Unternehmen mit öffentlich zugänglichen Daten
• E-Mail-Signaturen importieren
• Nachfragen bei Kunden, die sich ruhig verhalten
• Seeing that you didn’t respond yet to an important email
• Erkennen, dass ein Kunde viel mit Ihnen interagiert
• Zerschneiden von Daten
• Verschieben von Daten zwischen Anwendungen
• Und viele, viele andere Aufgaben, die Vertriebsmitarbeiter regelmäßig bewältigen!

All of these things can take up a lot of salespeople’s time, and the question is, “why?”

It’s not that these things don’t need to happen. They’re important as well, just for different reasons.

Und in einigen Fällen können nicht umsatzwirksame Aktivitäten tatsächlich indirekt zu Einnahmen führen.

It’s just that these are not tasks you need your unique human capabilities for. Your empathy, creativity, etc.

What tasks shouldn’t be automated?

After exploring the possibilities of sales automation, this begs the question: what shouldn’t you automate?

One way to explore this is to ask, “what is the unique skillset of a salesperson? Of a human?”

It’s certainly not managing data — or working with computers.

Das, was Menschen besonders gut können, ist der Umgang mit anderen Menschen. Sie zu verstehen. Mit ihnen zu kommunizieren. Ihnen zu helfen.

When automation goes too far and fails, it’s almost always when this principle is violated.

A few modern examples –

Chatbots: Die Technologie für Chatbots and its future applications and potential are really interesting, but the hype around them makes that people ascribe these chatbots capabilities they don’t have yet. 💬

Und das sorgt für wirklich kaputte Erfahrungen.

Sure, chatbots can replace simple forms, but they can’t rise to the level yet of real human-to-human interaction.

Groß angelegte E-Mails, automatisierte Beiträge in sozialen Medien usw.: It’s much less effort to send the same undifferentiated message to hundreds or thousands using software automation, but if you’re trying to sell something, the rule still is: seek first to understand, then to be understood.

If you’re still thinking of spreading something like an email or another type of message to a large group of people at once, make sure you’re not sales-y. Instead be funny, vulnerable, remarkable — and make a good first impression. 💌

Vollständig automatisiertes CRM: Als Salesflare 2014 an den Start ging, entdeckten wir einige Unternehmen, die versuchten, CRM-Daten vollständig zu automatisieren, ohne dass der Benutzer eingreifen musste. Wir fanden schnell heraus, dass dies nicht möglich war.

You cannot automate everything. Some decisions such as, “Is this a customer? Is there a sales opportunity here? Should this contact really be linked to the account?” are best made by a human.

People like automation, but as soon as it starts making mistakes, it loses its value. 👎

People don’t want to lose that last level of control.

That’s why Salesflare works with suggestions in places where people still want control, and fully automates in other places.

Automation is here to make our lives easier. It’s here to automate robotic tasks. To make us more human. It’s not here to make humans totally unnecessary — at least, not anywhere in the near future.

Wie können Sie die Akquise und Anreicherung automatisieren?

Neben der Verwaltungsarbeit sind die beiden zeitaufwändigsten Aufgaben die Akquise und die Anreicherung.

Wie können Sie diese Prozesse automatisieren?

Schürfen ist in der Tat eine zeitaufwändige Angelegenheit. Versuchen Sie daher, die Aufgaben zu automatisieren, die Sie routinemäßig erledigen müssen.

The parts of your job where you feel like a robot, would maybe better be done by a robot. 🤖

Einige Beispiele:

Listen erstellen: if you find yourself manually filling an Excel sheet, you’re probably doing something wrong.

There are so many ways to build lists nowadays, based on all kinds of parameters. Size of company, geography, growth signals, technology used on their site, etc. That should definitely be done with a good software tool. For instance, there’s a ton of possibilities for lead generation using tools on top of LinkedIn.

Der erste Kontakt: That’s not to say you should start to randomly spam people with undifferentiated emails. As mentioned before, that’s the wrong way to go about automation.

Überlegen Sie sich stattdessen freundlichere Wege, um einen ersten Kontakt herzustellen. Versuchen Sie, eine Verbindung mit dem Publikum herzustellen.

A LinkedIn post, a cool blog article, a funny story…get it out there. See whether people like it. Interact with it.

If you’re going to email people, fine, but make sure it’s not like any other email you’ve ever seen in your inbox. And that you set out to start a relationship, not to sell something. 🤝

Berührungspunkte schaffen: Es gibt jetzt so viele Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben, bevor jemand aus Ihrer Zielgruppe zu einem guten Lead wird.

Keep building that relationship through Facebook ads, engagement on social, in groups — find out what works best for your audience, and where they want to engage. Then head there. 🏃‍

Anreicherung sollte ziemlich einfach zu automatisieren sein. Ziehen Sie einige Daten aus der FullContact oder der Clearbit API. Sprechen Sie mit einigen anderen APIs.

On the CRM level, many CRMs say, “you can integrate with Clearbit if you like.”

You go to the Clearbit site, enter your credit card details, set up the integration. Why make it so complicated? 🙅‍

We’ve built it all into Salesflare and included it into the plan, because we believe it’s so basic and you shouldn’t waste time on setting up these things yourself. Users then also benefit from a tighter and more intelligent integration.

Bewährte Verfahren zur Lead-Bewertung

Die Bewertung von Leads wird traditionell in zwei Richtungen durchgeführt:

• Wie interessant ist die Spur für uns?
• Wie groß ist das Interesse der Leitung an uns?

Natürlich können Sie ein allgemeines System einrichten, das eine Bewertung der Interessen in den beiden verschiedenen Richtungen vornimmt:

• Wie interessant ist die Spur für uns?: Wie groß ist das Unternehmen? Spreche ich mit der richtigen Person in der richtigen Funktion? Ist das Unternehmen im Wachstum begriffen?
• Wie groß ist das Interesse an der Führung bei uns?: Are they opening our emails? Clicking on things? Visiting our site? This second part is called “hotness” in Salesflare, and it even alerts you about your hottest leads.

But if you’re looking at what really will turn your lead into a deal, for SaaS companies it’s most often on a whole other level. There are other parameters that can much better predict whether it’s going to be a sale and whether it’s worth spending your time on it or not. ⏳

It’s this North Star metric that’s so popular nowadays. For Slack, it’s how many messages are exchanged in a team. For us, at Salesflare, it’s about the amount of customers created. Its predictive value is obviously way higher than whether people open your emails. 📬

That doesn’t necessarily mean that one metric can capture all. But it’s good to think about what it means to engage a lead enough to turn it into a deal. Measuring it. Improving it.

That’s what real lead scoring is about. 👍

Und natürlich sollten Sie es mit Ihrem CRM synchronisieren. Filtern Sie Ihre Kunden anhand dieser Daten. Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf die richtigen Leads.

It’s a new way of qualifying leads.

It doesn’t fully replace the old way of qualification, of deciding what leads have a good chance to turn into deals, based on the presence of a budget, whether you’re talking with the right authority, whether they are in need and have definite timelines or not (otherwise known as good old BANT qualification).

But it is a more thoughtful way of thinking about it related to your product or service and more often focuses on a customer’s success than on generalized sales criteria.

Ihr Toolkit zur Vertriebsautomatisierung

When it comes to finding the right tools for your company, there are a lot of cool tools out there, but it’s more about what you’re trying to do and why.

It’s important to not lose track of the human factor. And to always “do things that don’t scale” first. Be fully human first, and only then hand part of that job to robots.

Wenn Sie herausfinden, dass Ihre Zielgruppe auf Facebook oder LinkedIn aktiv ist oder am besten per E-Mail zu erreichen ist, haben wir für all das Playbooks auf dem Salesflare Blog.

These guides go into how you can leverage data and tools to connect with your audience more efficiently and maybe even more effectively. 💪

But first, really talk to your audience. Connect with them. Understand them. Don’t jump into automation or into tools. Do it all first, until you get tired of it.

Then you can stop and think, “what if I automate this part?” 🤔

And you’ll know exactly how to do it in a way that doesn’t break the real human experience.

Let’s not use automation to create more robot communication and end up drowning in it. Let’s work towards a more human world, in which we can focus and spend more time on our humanity. 👫

Thank you to Andrei Zinkevich for having us for the Facebook Live session! It was an insightful and fun hour packed with great discussion. 😎