Een zakelijk voorstel schrijven waarmee je nieuwe klanten binnenhaalt
Een gastblog van Adam Hempenstall (CEO en oprichter van Better Proposals)
Of je ze nu leuk vindt of niet, proposals zijn in 2019 en daarna een van de belangrijkste onderdelen van het binnenhalen van nieuwe business. Terwijl de meeste bedrijven zich richten op manieren om hun aanbod te verbeteren, besteden maar heel weinig bedrijven aandacht aan leren hoe je een business proposal schrijft waarmee je meer klanten binnenhaalt.
Goede business proposals schrijven is echter allesbehalve raketwetenschap. Het enige wat je nodig hebt, zijn negen elementen van een proposal die je goed moet aanpakken, en elke proposal die je schrijft zal gegarandeerd converteren. Dit zijn die elementen en zo pak je elk ervan goed aan om winnende proposals te maken in een fractie van de tijd die je er gewoonlijk aan besteedt.
1. Begin met een sjabloon
Net als elk ander onderdeel van sales moet het schrijven van proposals een vooraf vastgelegde werkwijze volgen. Wanneer er een nieuwe inbound lead binnenkomt, hoef je niet te gokken wat er moet gebeuren. Het salesteam is er al mee bezig om een oproep in te plannen, een demo in te plannen, een gratis proefperiode te regelen of wat er ook binnen jouw businessmodel past.
Hetzelfde geldt voor proposals: je kunt een vooraf ingesteld sjabloon voor proposals maken en dat elke keer volgen. In een tool zoals Better Proposals kun je sjablonen voor proposals kiezen voor verschillende sectoren, zoals design, marketing, SEO, social media, consultancy en vele andere. Die werken uitstekend als je net begint en je kunt ze aanpassen aan jouw behoeften — en sneller leren hoe je een business proposal schrijft.
Ga nu nog een stap verder. Neem een van deze sjablonen en schrijf één business proposal die op alle vlakken geweldig is. De copy, het aanbod, de indeling van de designs en secties, het hele pakket. Zodra je die hebt, beschik je over jouw ideale sjabloon voor proposals. Je kunt het steeds opnieuw gebruiken en alleen enkele belangrijke onderdelen bewerken — de introductie, de prijs, de gedetailleerde specificatie enzovoort.
Sjablonen besparen je tijd en maken het schrijfproces veel efficiënter. Ze zorgen ervoor dat het schrijven van proposals veel minder om daadwerkelijk schrijven draait — uitstekend nieuws voor drukbezette bedrijfseigenaars en salesprofessionals.
2. Zorg voor een geweldige introductie
Je kunt veel over een persoon te weten komen door de manier waarop die zichzelf voorstelt. Op dezelfde manier kun je heel wat afleiden over het aanbod van een bedrijf uit de introductie van hun proposal. Dat is geen wilde gok: uit ons onderzoek is gebleken dat klanten de meeste tijd besteden aan het lezen van de introductie van een proposal (34,6% van de totale tijd), samen met de prijssectie (27,1%).
Je bent helemaal klaar om een business proposal te schrijven. Maar wat staat er in een geweldige introductie? Om te beginnen moet die sterk steunen op de informatie die je krijgt voordat je de proposal schrijft. Meetings, demo's, discovery-sessies — gebruik de informatie over de klant en diens behoeften uit elk van die momenten en leg die zorgvuldig vast om een business proposal te schrijven die werkt.
Gebruik die informatie om een introductie te maken waarin je:
1. Vertelt wie je bent en wat je doet
2. Laat zien dat je de pijnpunten van de klant begrijpt
3. Laat zien hoe je die pijnpunten effectief kunt oplossen
Veel introducties slaan om één reden de plank mis: de persoon erachter weet niet genoeg over de klant. Daardoor kunnen ze zich uiteindelijk op het verkeerde aspect van het aanbod richten. Iemand die bijvoorbeeld SEO-diensten aanbiedt, kan zich richten op het onderbouwen van de kosten van de dienst, terwijl de klant zich misschien meer zorgen maakt over bovenaan de zoekresultaten voor hun regio staan.
3. Geef een gedetailleerde specificatie
Hoewel de introductie de haak van het voorstel was, is dit het gedeelte waarin je de klant precies laat weten wat je aanbiedt. Zoals de naam van deze sectie al zegt, moet je diep in detail gaan om je aanbod uiteen te zetten. Als je bijvoorbeeld een website opnieuw ontwerpt, kun je het volgende opnemen:
– Hoeveel pagina's je opnieuw zult ontwerpen
– Aan welke elementen je zult werken (wireframe, logo, banners enzovoort)
– Wat je van de klant nodig hebt (paginacopy, vectorbestanden, afbeeldingen, logo's enzovoort)
Zorg ervoor dat je flink wat tijd aan dit deel van het voorstel besteedt, want de extra tijd die je erin investeert, zal zich later terugbetalen. Er zijn twee redenen waarom de gedetailleerde specificatie belangrijk is:
1. Het laat de klant zien dat je weet waar je het over hebt
2. Het zorgt voor duidelijkheid over de verantwoordelijkheden
Wat dat tweede punt betreft… Alles wat je hier beweert, kan van pas komen als er iets misgaat met de deal.
Nog een tip: spiegel de taal van de klant. Als je SEO-diensten aanbiedt, begin dan niet over backlinks, technische SEO-audits, whitehatpraktijken, interne linkstructuren enzovoort. Gebruik de taal die de klant gebruikt en herhaal die tegenover hem of haar. De sleutel tot leren hoe je een zakelijk voorstel schrijft, is dat je het perspectief van de klant kent – inclusief diens taalgebruik.
4. Toon de doorlooptijd
Wanneer kun je het aanbod in je voorstel afronden? Je zou ervan opkijken hoeveel ondernemers de doorlooptijd volledig weglaten uit hun voorstellen, waardoor klanten zich afvragen wanneer ze het voltooide werk kunnen verwachten. Je kunt zo specifiek zijn als het uur op een bepaalde dag, of zo algemeen als een periode van meerdere weken – zorg er gewoon voor dat het duidelijk zichtbaar is opgeschreven.
Als je de klant goed kent en weet dat er een belangrijk evenement aankomt, gebruik die informatie dan hier.
5. Lever het bewijs
Als ik zou beweren dat ik de beste schilder ter wereld ben sinds de dood van Michelangelo, zou je me waarschijnlijk op mijn leugen wijzen. Maar als ik een van mijn recente schilderijen zou laten zien die mijn talent illustreren, zou je mijn uitspraak toch net iets anders bekijken? Hoewel ik absoluut niet kan tekenen en niets ingewikkelders dan stokfiguren op papier krijg, illustreert dit wel een punt (met alle respect voor de woordspeling).
Neem in deze sectie voorbeelden op van eerder werk dat je hebt uitgevoerd voor een klant die zoveel mogelijk op hen lijkt. Dat kan een volledig uitgewerkte website, een testimonial of een online review zijn – alles wat laat zien dat jij de expert bent op een bepaald gebied.
Natuurlijk kun je ook de luie route nemen en zeggen: bekijk voor voorbeelden ons portfolio op onze website. Het punt is: bijna niemand zal de moeite nemen om dat te doen. Ze lezen je voorstel en zijn nog maar twee keer scrollen verwijderd van het ondertekenen ervan. Het laatste wat je nodig hebt, is dat je hen nog een tabblad laat openen en laat zoeken naar een geschikt voorbeeld.
6. Stel de prijs vast
Zoals eerder gezegd is dit het op één na belangrijkste onderdeel van elk voorstel. Natuurlijk willen je potentiële klanten weten of ze meer zullen huilen als ze jou betalen dan wanneer ze om twee uur 's nachts hun rekening in een café zien. Dat gezegd hebbende, zijn er een paar regels om je prijssectie goed op te zetten wanneer je leert hoe je een zakelijk voorstel schrijft.
Begin met een eenvoudige prijsstructuur. Bied geen upsells, extra pakketten, combinaties, deals of wat dan ook aan. Uit ons onderzoek is gebleken dat upsells niet echt werken bij voorstellen en dat een eenvoudige prijsstructuur de klant beter aanzet tot ondertekenen.
Het tweede punt is de formulering. Vermijd, als het enigszins kan, het woord prijs als titel. Richt je in plaats daarvan op termen als investering of ROI. Het is een kleine psychologische truc, maar hij helpt je om de klant één stap dichter bij ondertekening te brengen.
Ten derde: reken niet per uur of per dag aan. Reken aan op basis van de waarde die je levert, en het wordt makkelijker om hogere tarieven te vragen. Als je ook nog een testimonial toevoegt aan het prijsstellingsgedeelte, vergroot je de kans dat het voorstel wordt ondertekend.
7. Geef de garantie
Elke keer dat een klant ervoor kiest om met jouw aanbod in zee te gaan in plaats van met dat van iemand anders, waagt die klant een gok. Per slot van rekening heeft die waarschijnlijk nog nooit van je gehoord en staat die (hopelijk) op het punt om jou een flinke som geld te overhandigen. Waarom zou je een deel van dat risico niet zelf nemen?
Je kunt bijvoorbeeld een eenvoudige geld-teruggarantie geven als je je werk niet volgens de voorwaarden tegen een bepaalde datum voltooit. Je kunt het ook een beetje anders aanpakken en extra’s aanbieden als je een deadline niet haalt. Denk bijvoorbeeld aan extra brandingdesign als je een deadline voor webdesign die je zelf hebt vastgelegd, mist.
Je denkt misschien dat jij een risico neemt, maar je klant doet dat ook. Zolang je goed bent ingedekt met alles wat in de gedetailleerde specificatie staat, zit je goed.
8. Vermeld de volgende stappen
Wanneer je naar de supermarkt gaat om boodschappen te doen, weet je dat de volgende logische stap (hopelijk) is om naar de kassa te gaan en je boodschappen te betalen. Dat is niet meer dan logisch.
Het probleem is dat je voorstel geen uitstapje naar de supermarkt is en dat je klanten waarschijnlijk niet weten wat ze moeten doen zodra ze het hebben uitgelezen. In plaats van het aan jou te vragen, zullen ze het voorstel waarschijnlijk sluiten en een pint gaan drinken.
Om dit te voorkomen, voeg je een sectie met de naam Volgende stappen toe waarin duidelijk wordt uitgelegd welke stappen de klant moet zetten. Bijvoorbeeld:
1. Onderteken het voorstel
2. Betaal de eerste factuur (X% van de totale prijs)
3. Plan een kick-off call in
Het klinkt misschien als gezond verstand wanneer het gaat om het schrijven van een zakelijk voorstel, maar het maakt een wereld van verschil als het op papier staat.
9. Vermeld de algemene voorwaarden
Op dit punt weet de klant al alles wat nodig is om een weloverwogen beslissing te nemen en je voorstel te ondertekenen. Toch zorgt dit ene laatste detail ervoor dat A) je professioneler overkomt en B) je alle risico’s hebt afgedekt.
Een nieuwe set algemene voorwaarden opstellen is niet essentieel om te leren hoe je een zakelijk voorstel schrijft: online zijn er genoeg algemene versies beschikbaar. Neem er een die voor jou werkt, pas hem aan je behoeften aan en gebruik hem opnieuw met de nodige wijzigingen.
Conclusie: gebruik de juiste software om een zakelijk voorstel te schrijven
Een zakelijk voorstel schrijven kan een ontmoedigende taak zijn. Aan de andere kant is het bij lange na niet de ingewikkeldste taak ter wereld.
Door software voor proposalbeheer te gebruiken en alle elementen toe te passen die ik hier heb genoemd, maak je gegarandeerd een voorstel dat klanten begrijpen, er geweldig uitziet en elke keer wordt ondertekend.
Even iets over Adam:
Adam Hempenstall is de CEO en oprichter van Better Proposals, eenvoudige proposalsoftware om in enkele minuten mooie voorstellen met grote impact aan te maken. Nadat hij zijn klanten bij Better Proposals in slechts één jaar tijd heeft geholpen om meer dan $120,000,000 binnen te halen, heeft hij de eerste Proposal Writing University gelanceerd, waar hij best practices voor zakelijke voorstellen deelt.
We hopen dat je dit artikel leuk vond. Vond je het interessant? Vertel het dan verder!
👉 Je kunt @salesflare volgen op Twitter, Facebook en LinkedIn.
