メールオートメーションによるフォローアップの微妙な技術

なぜ』から始めよう

なぜわざわざフォローアップするのか？

まあ、うまくいくからだ。フォローアップは売上を上げる。

統計によると、80%の売上は、少なくとも5回のフォローアップの後に達成されている。

統計によれば、44%の営業担当者が最初の拒絶で諦めている。

もっと良くなる：

• 22%は2度の不合格でフォローアップを停止
• 14%は3回でフォローアップを終了した。
• 12%は4回でフォローアップを終了した。

👉🏼 92%の営業担当者は、重要な5回目のフォローアップの前にあきらめてしまう。

その通りだ。ただ粘り強くいることで、営業担当者の92%を打ち負かすことができるのだ。

しかし、それは言うは易く行うは難しである。ほとんどの営業担当者は、一貫したフォローアップをするべきだとわかっていても、それを恐れている。断られるのが怖いのだ。

数え切れないほどのメールを送っては無視されたり、何度も断られたりすると、自分が迷惑な人間だと感じてしまう。

でも、失うものなんてないでしょう？

最初の接触は簡単だ。あなたは誰かにアプローチするというハードルを取り除いた。会う約束をし、電話をかけ、メールを送った。あなたは自分の仕事をこなし、自分自身について良い気分になっている。 今は彼ら次第だろう？

そこが間違いなんだ。

見込み客から返事をもらえるかどうかは、あなた次第なのだ。あなたには何の権利もないし、待ちの姿勢では何も得られない。

なぜフォローアップなのか？それがビジネスに役立つからだ。

CRMツールが必要

あなたをメールフォローのスーパーヒーローに変身させる前に、運転席に座ってもらう必要があります。

パーソナライズされたアウトリーチを大規模に行うために自動化を使用したと仮定していることを忘れないでください。自動化されたアウトバウンドキャンペーンが引き起こす返信の波に対処するための設備が整っていなければ、どんな魔法のトリックもあまり意味をなさないでしょう。

ここからがCRMソフトウェアの本領発揮である。一度に多数の見込み客と人間関係を構築できるツールです。

Salesflare では、ほとんどのCRMツールは逆のことを実現していると考えています。それは、通話のログを取ったり、連絡先を更新したり、電子メールを添付したり、人間が本来行うべきでないその他の無意味な管理作業を強いられることです。あなたは、本当に重要なこと、つまり見込み客との会話から遠ざけられているのです。

私たちは、Salesflareを、あなたが手助けすることなく、あなたを手助けするツールとして作りました。表計算ソフトというよりも、営業アシスタントのようなものです。

今後は、Salesflareに特化した戦術にすることなく、フォローアップの方程式でSalesflareをCRMとして参照することになるだろう。

必要のないものはすべて自動化する

フォローアップと関係構築に時間と才能のすべてを集中させるためには、まず、それを妨げている他のすべてのものを取り除く必要がある。

テクノロジーは成熟し、大人の監視を必要としなくなった。それを利用しよう。ロボットにロボットの仕事を任せて、あなたは大事なことに集中できる。

会話の中で必要とされるところまで、ほとんどすべてをそのまま自動化することができる。コーディングは必要なく、SalesflareとZapier の組み合わせでできる。

Zapierを使えば、SaaSアプリを互いに接続し、自律的なフローで連携させることができる。考え方はとてもシンプルだ。各アプリには一連のトリガーと一連のアクションがある。一方のアプリのどのトリガーを、もう一方のアプリのどのアクションにトリガーさせたいかを示すだけです。

トリガーされたアクションはZapと呼ばれる。フローがどの程度複雑かにもよりますが、動作させるためには1つ以上のザップが必要です。

ここでの最も適切な例は、会議スケジューラーからCRMにリードを自動的にプッシュすることでしょう。

それは次のようなものだ：

1. Salesflare のメールワークフローを使って、パーソナライズされたメールを大規模に送信することができます。(その方法を見たいですか?プロスペクティングにメールワークフローをどのように使用しているかを紹介する顧客です)。
2. メールでは、ミーティング・スケジューラー（YouCanBook.meやCalendlyなど）の個人リンクからあなたとミーティングを予約するよう相手に勧める。
3. Zapierを設定すると、CRMのSalesflareにアカウント/会社、連絡先、機会が自動的に作成されます。フォローアップのためのタスクを自動的に作成し、カスタムフィールドや内部メモにさらに情報を保存することもできます。想像力を働かせてください。🤯

あとはアウトバウンドキャンペーンを開始するだけで、セールスパイプラインが自動的にリードで埋まり、フォローアップの準備が整う。

もちろん、リードはEメールから来る必要はありません。Zapierを使って、フォーム（例：Typeform、Googleフォーム）、Facebookリード広告、チャットボット（Collect.chat、ManyChat、Chatfuel）からCRMにリードをプッシュすることもできます。Zapier テンプレートをブラウズして、インスピレーションを得てください。

フォローアップで勝つには

ここからはすべて君だ。

以前にも触れたが、あなたに必要な超能力は一貫性である。速く走ることではなく、走り続けることでレースに勝つのだ。

フォローアップで勝つには？どんな返答であれ、返答があるまで続けること。ノー」と言われても、負けたわけではない。次に進み、重要なところに時間と才能を投資することができる。

これが、試合に出るために必要な考え方だ。次の11の要素を加えて、ゲームのチャンピオンになろう。

1.実行は何か、タイミングがすべて

返事」というのは、本当に返事をするという意味だ。メールの返信がないことはカウントされないし、止めるべきでもない。

沈黙は拒絶のサインだと思い込んでいる営業マンが多いが、実際はタイミングが悪かっただけなのだ。

まず第一に、メールが乱雑に紛れ込んでしまっている可能性があります。メールトラッキングを使用することで、ここに光を当てることができます。SalesflareのGmailやOutlook用のメールサイドバー、またはCRM自体からのメールを使用すると、メールが開封されたかどうかを知ることができます。

たとえ受信者があなたのメールを開封したとしても、見込み客があなたのメールに返信しない理由は、拒否以外にもまだ複数考えられます：

• 不在（病気、旅行、個人的な問題）
• 彼らは他のことの真っ最中だ
• 返信を忘れただけだ

それが何であれ、個人的に受け止めてはいけない。断られたからメールを返せなかったと考えるのは、負け組の考え方だ。タイミングが合わなかっただけだと思い、もう一度トライしてみましょう。

興味がないから無視されたのかもしれないし、そうでないかもしれない。

あなたが確実に知っている唯一のことは、あなたが知らないということだ。もしかしたらランドから抜け出して、わかるまでフォローすること。あなたが落ち着くべき結果は「イエス」と「ノー」だけだ。

フォローアップのゲームでは、「ノー」をもらうことは負けではなく、勝ちなのだ。興味がないと言われたら、次の見込み客に動いて力を注ぐことができる。フォローアップで負ける唯一の方法は、「もしかしたら」に留まることだ。

2.好かれることよりもわかりやすさを追い求める

沈黙の先にあるものに目を向け、誰かと連絡を取るまでフォローし続けることが、なぜこれほど難しいのだろうか？

迷惑をかけることを恐れている。

あなたはもう高校生ではない。人気者になることがビジネスを成長させるのではない。売上を上げるのだ。

言い方を変えれば、10人に好かれ0人に取引されるより、7人に嫌われ3人に取引されることを目指す。

あなたが彼らに価値をもたらそうとしているために、あなたにそっぽを向かれた7人は、いずれにせよあなたのエネルギーに値しない。そのエネルギーを重要な人々に投資するのだ。

3.立ち止まるべき時を知る

興味がないことを伝えるために沈黙を使う人もいる。

経験則では、返信のない5回のアプローチアウトは「ノー」に等しい。相手はあなたの提供する価値に興味がないと判断し、他の人にエネルギーを投資するのが無難だ。

もうひとつの素晴らしいアイデアは、販売に関して一歩引いて、まず何かについて意見を聞くことかもしれない。これは単なる個人的な質問でもいいし、Mopinionのようなユーザーフィードバックのための専門プラットフォームを使って、メールでのフィードバックを集めることで、もう少し正式で自動化されたものにすることもできる。

4.堅苦しくなく、存在感を示す

最初のメールを送った後、どのような間隔でフォローアップすべきでしょうか？

最初は強く、時間をかけて頻度を減らしていく。見込み客が返事を返さない時間が長ければ長いほど、タイミングが合わないスパンが大きい可能性が高くなる。

一般的なアウトラインは以下の通りだ：

• 1日目：1通目のEメールフォローアップ
• 3日目：2回目のフォローアップ
• 7日目：3Dフォローアップ
• 14日目：4回目のフォローアップ
• 25日目：5回目のフォローアップ
• アフター：月1回

見込み客がすぐに製品に興味を示さなくても、見込み客とのつながりができたのであれば、関係を継続させるために、月に1回程度フォローアップをすることは意味がある。長い目で見よう。ネットワークはあなたの純資産であり、つながりがどんな利益をもたらすかわからない。

コールドアウトリーチについては、Eメール自動化ツールのシーケンスを使って簡単に自動化できます。

Salesflareのメールワークフローでフォローアップのルーチンを完璧に再現し、さらに柔軟性を持たせることができます。例えば、見込み客が電話を予約するためのカレンダーへのリンクがメールにあるとします。

5.フォローアップ・リマインダーを使う

フォローアップが必要なのは、コールド・アウトリーチをするときだけではない。すでに見込み客との関係がある程度進展していても、いつの間にかまた冷え込んでしまうことがある。関係を維持するのはあなたの仕事だ。覚えておいてほしいのは、あなたには何の権利もないということだ。

"書かなくても覚えているよ"

- そんなことはない。

脳はデータを保存する金庫ではない。複数のチャンスを同時にフォローアップしなければならないのだから、ミスを犯さないはずがない。フォローアップを忘れ、セールスを逃してしまうだろう。

そこでCRMの出番です。簡単なタスクやリマインダーを作成することで、フォローアップすべきタイミングを教えてくれます。

Salesflare でタスクを作成するには、タスク画面の一番上のボックスを使用します。

自動化機能がなければ、Salesflareではありません。タスクの次は、自動非アクティブリマインダーで、あなたが常にボールに目を光らせていることを確認します。これは、営業パイプラインにある商談が10日間未活動になると発動されます。

10日間が標準設定ですが、営業パイプラインのステージに応じてこれらのタイミングをカスタマイズすることができます。設定」>「パイプラインのカスタマイズ」と進み、鉛筆をクリックして編集し、非アクティブリマインダーの日数をカスタム設定するだけです。

さらに...

Salesflareでは、ステージの変更などをトリガーに自動フォローアップメールを送信することもできます。

例を挙げよう：

• リードがコールドメールに返信し、あなたとの通話を予約しました。このリードは、CRMの商談スケジューラーから営業パイプラインに自動的にプッシュされ、通話を確認するメールが自動的に送信されます。関連するコンテンツを送信することで、特別感を演出しましょう。
• 電話がうまくいき、あなたはリードをパイプラインの次のステージに引きずり込んだ。そこで、リードに特別感を与える方法として、Facebookコミュニティに招待するメールを送信します。
• あなたはリードと条件に合意し、彼らがパイプラインの次のステージに進むと、自動化された提案メールが彼らに送信されます。
• あなたはSaaSを販売している。あるリードのトライアルが期限切れになり、彼が支払いを開始するアクションを取らないままです。彼が「迷う」ステージに移行すると、購読するか、少なくともトライアルを延長するよう説得するメールが送信されます。

6.必ずしもEメールである必要はない

フォローアップとEメールは密接な関係にあるが、話には続きがある。

Eメールがビジネス・コミュニケーションの基幹であることに変わりはないが、配信可能性、レスポンスの速さ、見込み客への全体的な効果という点では、他のメディアの方が優れている。

長期戦：Eメール

Eメールは安全で信頼できるオプションです。押しつけがましくなく、見込み客に優しく何度も働きかけることができる。いつ、どのように反応するかは見込み客に委ねられるが、本当に伝わって目標に到達するまでには時間がかかるかもしれない。

お電話でのお問い合わせ

Eメールに比べて、電話は無視しにくい。人々は、2分以内にあなたのEメールに返信するよりも、電話を取る可能性が高い。

同じ理由で、電話はEメールよりも押しつけがましい。私たちは皆、自分の時間に物事を進めることを好むが、フォローアップの電話はそれとは相容れない。電話の場合、迷惑だと思われる可能性が高いので、「もしかしたら」を「ノー」に変えるリスクはメールよりも高い。

迷惑かどうかは常に自分にかかってくる。1日に1回電話するのと、10回電話するのでは違う。前者は関心を示すこと、後者はストーカー行為と呼ばれる。あなたは警告されている。

妥協案：SMS

見込み客がEメールの返信に時間がかかりすぎたり、電話に出てくれなかったりする場合は、SMSを利用してみてはいかがでしょうか。媒体としては、Eメールほど乱雑ではなく、電話よりも押し付けがましくないので、リードの注意を引くにはむしろ効果的です。

見込み客へのSMS送信を自動化するには、以前Eメールを自動化した方法と同様に、CRMをZapierで利用可能な多くのSMS送信アプリの1つにリンクします。

21世紀へようこそ：ソーシャルメディア

私生活に限らず、人々はますますソーシャルメディア・プラットフォームとそのチャット機能に頼ってコミュニケーションをとるようになっている。毎日、私のLinkedInとFacebook Messengerのアプリは、世界中からの新しい着信メッセージで光り輝いている。

あなたと見込み客が友好的なファーストコンタクトを築いたら、ソーシャルメディア上でバーチャルな関係を築くことは理にかなっている。Twitterで見込み客をフォローし、LinkedInで見込み客とつながることで、お互いの関係の距離を縮めることができる。

売り込みをしなければね。でも、もうお分かりでしょう？

ソーシャル・セリングがうまくいくのは、ソーシャル・プラットフォーム上でのコミュニケーションが、より迅速で、非公式で、個人的なものになる傾向があるからだ。ソーシャル・プラットフォームでは、Eメールよりも簡単に友達になることができ、そしてなんと、友達は友達、つまり知っている人、好きな人、信頼している人から買うのだ。

1対1のチャットであれ、投稿に「いいね！」を押したりシェアしたりすることで小さな後押しを送ることであれ、ソーシャルメディア上で見込み客との関係を築くことにデメリットはほとんどない。大手会計事務所の60歳のマネージャーは、25歳の新興企業のマーケティング担当者よりもチャットをする可能性は低い。

Salesflareでは、連絡先にソーシャルメディアアカウントが自動的に追加されるため、CRMから直接LinkedInのプロフィールに移動できます。

ソーシャル・セリングのヒントについては、LinkedIn とFacebook のプレイブックをご覧ください。

見込み客に特別感を与えるには：手書きのメモ

セールスやマーケティングでは、戦術は使えば使うほど効果が薄れていく。Eメールの効果が年々薄れているのは、私たちが1日に何百通ものEメールを受け取っているからだ。コンタクトの注意を本当に引くには、何か目立つことをしましょう。

時間が経てば、どんなマーケティング戦略もクリック率はクソになる。

手紙をEメールに変えたのは、効率のためだ。手紙を書くのは時間がかかるし、送るのはもっとかかる。Eメールはそのスピード、拡張性、効率性から天からの贈り物だった。今日、私たちはまったく同じ理由で手書きの手紙を恋しく思う。手書きの手紙には、特別で本物の何かがある。送られることが少ないからこそ、手紙を手にすることはまたとない経験となったのだ。

直感に反すると思われるかもしれないが、これを大規模に行うことは可能だ。Maillift は、手書きの手紙を代筆してくれるサービスだ。Zapier integrationがあるので、これを自動化することもできる。

実生活に勝るものはない

"近くに来たから、ちょっと寄って見ようと思ってね"

これは最も古いトリックのひとつであり、その理由を理解するのは難しくない。

もしあなたが印象を与え、最もリアルな反応を得たいのなら、そこに行くことだ。やるか、死ぬか。

7.一対一のアプローチを採用する

フォローアップや、規模や自動化を伴う営業／マーケティング戦術で勝つための鍵は、見込み客に、あなたが個人的にその人の問題解決に関わっていると感じさせるために、わざわざ出かけていくことだ。

これは、最初のアウトリーチから始まります。ファーストネームを正しく伝えるだけでは満足せず、あなたの価値とメッセージがメールを送る相手に合わせていることを確認しましょう。役割、業界、企業規模、地域などは、メッセージを作成する際に考慮することができるすべての変数です。さらに上を目指すのであれば、CrystalKnows のようなツールを使って、見込み客の性格タイプを調べ、メッセージが最適な形で届くように、さまざまなタイプのコピーを作成しましょう。

Crystal のデータを使って、パーソナリティに沿ったさまざまなコールドメールを作成したり、リードが営業パイプラインに入った段階でフォローアップに使用したりすることができます。Crystal を使って LinkedIn のプロフィールからパーソナリティ データを自動収集する方法については、Messenger をご覧ください。

フォローアップ・モードに入った瞬間から、文脈がすべてだ。このことを正しく理解するには、あなたが持っているすべての共感と勤勉さが必要です。

フォローアップを2回にするのか7回にするのか、毎日するのか毎週するのか、Eメールにこだわるのかさまざまなメディアを使うのか、すべては見込み客が置かれている状況に加え、その人との関係ややりとりによって決まる。すべては文脈次第なのだ。

フォーチュン500企業のCEOを、SaaSスタートアップのミレニアル世代のマーケターと同じようにフォローアップすることはない。前者は毎日何千通ものメールを受け取るが、後者はおそらく10分以内に返信し、LinkedInであなたに接続リクエストを送るだろう。

8.短く、甘く、なめらかに、簡潔に、具体的に。

時間を無駄にしてはいけない。あなたのためでも、あなたの見込み客のためでもない。

あなたが自社の製品に惚れ込んでいるのはわかるが、その理由を3つの長ったらしいパラグラフで説明しても、見込み客に同じ感情を抱かせることはできない。読んでもらえないかもしれない。私はメールを開いてテキストの塊を見ると、反射的に即座にゴミ箱に捨ててしまう。そうなってしまうのは仕方がない。

人の感情や信念を強制することもコントロールすることもできない。あからさまに商品の売り込みに没頭するのは、共感の欠如を示し、見込み客を引き込むどころか、むしろ遠ざけてしまう。要点をつかみ、相手が悩んでいる痛みや問題を取り上げ、相手の好奇心を刺激するような方法で、それをどう解決できるかを示すのだ。

このちょっとしたやりとりは、あなたのためではなく、相手のためであり、あなたがどのように相手を助けることができるかということなのです。受信者を主人公にしたストーリーにあなたの言葉を捧げ、受信者が次の展開を知りたくなるような説得力を持たせましょう。

9.Call-To-Actionで見込み客を前進させる

CTAは安定した流れを確保するために非常に重要です。送信するフォローアップメールには必ずゴールを設定し、見込み客がそのゴールに到達しやすいようにしましょう。次に何が来るかは相手次第ではありません。

トライアルを開始させる、最新のeブックをダウンロードさせる、カレンダーへのリンクを送る、Facebookグループに招待する。セールスファネルのどの段階で何を達成したいかを明確にし、見込み客がそのファネルの中で上に進むように誘導する具体的なCTAを持つべきです。

10.面白いものをひとつまみ加える

この世でユーモアほど伝染し、つながっていくものはない。

あなた自身がフォローアップされたことがあるなら、100万通目の「ただチェックインしました」メールがどれほど影響力がないかを知っているはずだ。しかし、相手が退屈を打破するためにスポンジボブを追加したらどうだろう。

あるいはこのせっかちなキリン。

私がこれまでに出会った面白いEメールフォローアップの最高の例は、アヒルの赤ちゃんのEメールだ：

GIF、ミーム、そして古き良きコピーでできることは山ほどある。クリエイティブになって、何が刺さるか見てみよう。

誰かを笑わせることは、誰かとつながるための最短の方法であり、そこら中にある「あなたがまだこのことに興味を持っているかどうかを確認するため」のメールとは一線を画す。

11.いつも一番きれいなバーチャル・スマイルでいること。

ほとんどの人にとって、Eメールの受信トレイは終わりのないフラストレーションの塊だ。未読のメールであふれ、終わりのないToDoリストだ。

返事をくれないからといって、相手の不安感を煽らないこと。もう3通もメールを送ったのに」とか、「もう興味がないって言ってよ」などというのは、逆効果になるだけです。あなたの見込み客は、あなたに返信しなかったことにすでに罪悪感を感じている可能性が高いので、余計に嫌な気分にさせても状況は好転しません。

状況を変えて、この不安な気持ちをチャンスとして捉えよう。もっと大きな男になって、以前『無視』されたことに無関心に振る舞いましょう。積極的で利用しやすい雰囲気を出し続けるのだ。以前は不安に感じていたのに、心地よく感じさせることができれば、見込み客はあなたに対して好意的な感情を抱くようになる。

粘り強く積極的に接することで、すべての交流を関係を築く新たなチャンスとして扱う。

総括

コールドリードであろうと、セールスプロセス全体を通してであろうと、フォローアップをすることで、より多くのセールスを獲得することができる。

1. 実際にやってみることが最も重要なことだ。沈黙を拒絶と受け取るな。ゲームは「イエス」か「ノー」でしか終われない。それ以外はすべて、あなたがあきらめることだ。
2. より多くのことを行うには、人間的なタッチを必要としないものはすべて自動化し、効率的なCRMツールを使うことで、常にトップを走り続けることができる。すべての見込み客は、あなたの最大の忍耐力、共感力、利用可能性を必要としている。
3. 常にトップでいること。沈黙が3回続いたからといって必ずしも拒絶されるとは限らないが、5回続けば拒絶される可能性が高い。見込み客を困らせないということではなく、より質の高い見込み客に時間を割くということなのだ。
4. 時間が経つにつれて、メールの頻度を減らしていきましょう。もし見込み客が1週間以内に最初の3通のフォローアップメールに返信しなかった場合、その時点であなたとつながる状況にない可能性が高い。すぐに4通目のメールを送っても、状況を変えるどころか、むしろ相手を困らせてしまうでしょう。
5. しかし、長い目で見てください。諺にもあるように、あなたの純資産はあなたのネットワークです。たとえあなたの価値が見込み客にとってすぐには関係がなくても、将来的にどのように助け合えるかはわからない。有意義な人間関係は、ビジネスにおいても人生においても、あなたを前進させるだろう。
6. フォローアップのタイミングを覚えているあなたの脳を信じてはいけません。代わりにフォローアップのリマインダーを設定し、定期的なメールを完全に自動化しましょう。
7. 見込み客の心をつかむには、頭を使おう。相手の特徴を把握し、相手独自のケースに合うようにメッセージを作り、ユーモアを交えて雑音の中から目立たせる。彼ら自身の物語を通して、断続的なゴールへと導く。
8. 最後に、何人かと親密な関係を築くために、自分自身をEメールに限定しないでください。他にもたくさんある。

相手はあなたと同じ人間です。相手の立場になって考え、適切な価値を提供できるのであれば、何事にも気後れすることなく、フォローアップをするべきだ。人を助ける仕事をしていることを、決して悪いと思ってはいけない。