受信ボックスの禅に到達するための5つのガイドライン

2.受信箱に重い仕事をさせる

ツールを追加しなくても、受信トレイがどれほど強力なものになるかに驚くだろう。私は以前、朝になって積み重なった受信トレイを見ると、文字通りベッドにもぐりこんでしまうような人間だった。それが一変したのは、Andreas Klingerの、メールの受信トレイを常にきれいに保つ方法論に出会ってからだ。「設定に15分ほどかかりますが、Eメールの扱い方が永遠に変わるかもしれません」と彼は主張する。最初は半信半疑だったが、その期待を裏切らなかったので、時間が経つにつれてファンになった。この機能は、Gmailの2つのネイティブ機能、特別なスターと複数の受信トレイを基盤としている。3年以上前のクリンガーの最初の投稿以来、私は多くの人々がこの機能を使っているのを見てきた。

クリンガーの方法は、Getting Things DoneまたはGTD、デビッド・アレンの本で紹介されている有名な時間管理法だ。管理しやすく、通常は空の受信トレイが左側にあり、最初のボックスにはToDo、2番目のボックスには「返信待ち」のメール、3番目のボックスには「委任された」メール、4番目のボックスには会議／フライトなどに関する残りが簡単に見つかるようになっている。仕事の量と性質、セールスファネルを常に完璧に把握することができます。

アンドレアスの日々のメール管理はこうだ：

• メールが届いた
• 即座に処理できるものは処理する
• その他はTodoとしてマークする
• 返信した相手を記録しておきたい場合は、「返信待ち」または「委任済み」とマークします（そうすれば、いつでもすぐに相手を見つけ、フォローアップすることができます）。
• すべてのメールをアーカイブする
• 左の受信トレイがまた空になっています
• 重要なものはすべて右の特別なボックスに入っている。
• これで終わりだ。終わりだ。

かなり素晴らしいワークフローのように聞こえるだろう？もし気が向いたら、彼のステップバイステップの手順をチェックして、すべてをセットアップしてみよう。

3.時計をつける

あなたは、メールの通知がポップアップしたらすぐにすべてのメールを読んでしまう人ですか？そんなことはやめましょう。メールを開くたびにワークフローが崩れ、生産性が低下します。受信トレイがあなたの時間を管理すべきではありません。

その代わり、メールは自分の時間に処理しよう。ここで習慣の力が発揮される。Eメール管理は、日々の生産性を高める仕事のひとつであり、ちょっとした習慣化によって大きな恩恵を受ける。1日に2、3回、1時間に1回など、メールを処理する時間帯を決めましょう。

Francesco Cirilloのポモドーロテクニックを使えば、Eメールのタイムスロットをコントロールし続けることができます。ポモドーロ・テクニックは、タスクに費やす時間が一定時間を超えると生産性が低下するという考えに基づいた、時間を効率的に使う方法です。時間をタスクに集中したブロックに分け続けることで、ブロックごとに生産性を高める訓練ができる。ポモドーロとは、25分のブロックの後に5分の休憩を挟み、その後にまた25分の生産性ブロックを始めるというものだ。私自身は、毎日2つのポモドーロブロックをEメール管理に充てている。ポモドーロは、ポモドーロ・タイミング・アプリで記録できる。Zapierは、この投稿の中で、あなたのために最高のものをパッケージ化する素晴らしい仕事をしてくれた。

4.チームメールの効率化

あなたのチームでは、何通のメールがメンバーから転送されていますか？なんと46年も前からあるにもかかわらず、メールを転送することは、他の人と情報を共有するための最も一般的な方法です。共有メールアカウントはどうでしょう？自分のメールアカウントから共有のメールアカウントに切り替える必要がないだけ、少しはマシだ。一人だけの情報サイロになるという電子メール特有の性質は、チームの生産性を低下させ、受信箱の禅を達成する野心を台無しにする。

手から離れた？そうとも言えない。Hiver は、メンバー間のすべてのチームコミュニケーションを合理化し、追跡できる素晴らしいツールです。受信トレイに共有受信トレイを追加し、チーム全体でカスタムラベルを共有することができます。つまり、メールに共有ラベルを追加することで、本来の受信者ではないチームメンバーとメールを共有できるのです。

また、メンバー間でメールのテンプレートを共有したり、メールにメモを追加することで、特定のメールトピックで何が起こっているのかを素早く他のメンバーに説明することができます。下書きを共有することで、自分が始めたメールをチームメイトが仕上げることも可能です。メール追跡機能もあります。

Hiverの重要な点は、自分自身とチームの両方のEメールを1つの場所で、つまり1つのタイムブロックで処理できることだ。そのため、スタートアップ企業や中小企業の職場内でのコラボレーションに最適です。顧客サポート、雇用、タスク管理...CRMで営業パイプラインを作らないようなことでも、チームワークが必要なことでも、Hiverがあれば大丈夫です。

Hiverの無料版では、メモ、3種類のラベル、10種類のメールテンプレートを最大3人のユーザーと共有できる。詳しくは、オプションをご覧ください。

5.ゲームを作る

もしあなたが、この禅的なものをあまり感じず、むしろさっさと終わらせたいのであれば、The Email Gameは、あなたの次のお気に入りになるかもしれません。これはGmail用の無料ツールで、ご想像の通り、受信トレイを整理するゲームを作ってくれる。

メールアドレスを入力すると、1通につき約5秒の猶予が与えられ、返信、ブーメラン（今すぐアーカイブし、後で指定した時間に受信トレイに再表示させる）、アーカイブ、削除、スキップのいずれかを選択する。すべての行動にはポイントが加算され、時間内に行動できなかった場合はポイントが減算されます。返信をクリックすると、3分間の返信時間が与えられます。必要であれば時間を追加することもできますが、テンポよく行動してください。