帮助您实现收件箱禅宗境界的 5 项指南

2.让收件箱承担重任

即使不使用任何额外的工具，你也会惊讶于收件箱的强大功能。我曾经是这样一个人，每天早上一看到堆积如山的收件箱就会爬回床上。当我看到 Andreas Klinger 的方法让你的收件箱始终保持干净整洁时，这一切都改变了。"他声称："只需 15 分钟即可完成设置，但可能会永远改变您处理电子邮件的方式。起初我对此持怀疑态度，但随着时间的推移，我逐渐成为了它的粉丝，因为它没有辜负自己的承诺。它基于 Gmail 的两项原生功能：特殊星级和多收件箱。自从克林格三年多前发表最初的文章以来，我看到很多人都在使用它。

克林格的方法建立在Getting Things Done或GTD 的原则之上，David Allen 的书中阐述的著名时间管理方法。这样，您的收件箱就会变得易于管理，左侧通常是空的，待办事项在第一个方框中，"等待回复 "的电子邮件在第二个方框中，"委托 "的电子邮件在第三个方框中，其余与会议/航班等有关的邮件在第四个方框中。这样，你就能随时对工作量和销售漏斗的数量和性质有一个完美的概览。

安德烈亚斯是如何处理日常电子邮件管理的：

• 收到一封电子邮件
• 立即处理可以处理的问题
• 其他标记为待办事项
• 如果您想在回复时跟踪它们，可以将它们标记为 "等待回复 "或 "已委托"（这样您总能快速找到它们，并跟进）。
• 您可以归档所有电子邮件
• 左边的收件箱又空了
• 所有重要信息都在右侧的特殊方框中
• 就是这样。你完了

听起来很不错的工作流程，对吧？如果你愿意，请查看他的分步说明来设置一切。

3.装上时钟

你是那种一看到邮件通知就马上阅读的人吗？别再这样做了。你打开的每一封邮件都会打断你的工作流程，打击你的工作效率。你的收件箱不应该管理你的时间。

相反，要在自己的时间里处理电子邮件。这就是习惯的力量。电子邮件管理只是另一项日常工作，稍加安排就会受益匪浅。设定一个处理电子邮件的时间框架，每天几次或每小时一次。

您可以使用 Francesco Cirillo 的 Pomodoro 技巧来控制您的电子邮件时间段。Pomodoro 技术是一种高效利用时间的方法，它基于这样一种理念：当您在某项任务上花费的时间超过一定限度时，工作效率就会降低。坚持把时间分割成以任务为中心的时间段，可以训练你在每个时间段内提高工作效率。pomodoro 是一个 25 分钟的时间块，然后休息 5 分钟，之后再开始一个 25 分钟的时间块。我个人每天用两个番茄时间段来管理电子邮件：上午和下午各一个。你可以使用 Pomodoro Timing Apps 来记录你的 Pomodoros。Zapier 做了一项伟大的工作，就是在 本帖中为您打包了最好的应用程序。

4.精简团队电子邮件

您的团队成员转发了您多少封电子邮件？尽管转发电子邮件已经存在了 46 年之久，但它仍然是与他人共享信息的首选方式。共享电子邮件账户怎么样？如果不是需要从自己的电子邮件账户切换到共享账户，那就更好一点。电子邮件的固有特征是信息孤岛，只对一个人开放，这对团队的工作效率是一种打击，也会扰乱你实现收件箱禅宗的雄心壮志。

从你手中夺走？不完全是。Hiver是一款优秀的工具，可以让您简化和跟踪团队成员之间的所有沟通。它允许您在收件箱中添加共享收件箱，并在团队中共享自定义标签。这意味着您可以通过在电子邮件中添加共享标签，与并非原始收件人的团队成员共享电子邮件。

您还可以在成员之间共享电子邮件模板，并在电子邮件中添加备注，以便快速向他人解释特定电子邮件主题的内容。共享草稿可以让团队成员完成你开始的电子邮件。电子邮件跟踪功能也包括在内。

Hiver 的关键之处在于，它可以让你在一个地方、一个时间段内同时处理自己和团队的电子邮件。这使它成为初创公司或小型企业内部协作的完美选择。它是团队处理客户支持、招聘、任务管理......几乎所有你不会在 CRM 中创建销售管道，但仍然需要团队努力的事情的好方法。

Hiver 的免费版本可让您最多与其他三个用户共享笔记、三个标签和十个电子邮件模板。要了解更多信息，请查看选项。

5.把它变成游戏

如果您对这些禅宗的东西没有什么感觉，并希望直接结束，电子邮件游戏很可能成为您的下一个最爱。这是 Gmail 的一款免费工具，你猜对了，它将清理收件箱作为一种游戏。

输入电子邮件地址后，游戏会给你大约 5 秒钟的时间来决定如何处理每封邮件：回复、回弹（立即存档，稍后在指定时间再次出现在收件箱中）、存档、删除或跳过。每次操作都会获得积分，如果没有及时操作，积分就会被扣除。点击 reply 将给你三分钟时间回复。如果需要，您可以增加时间，但一定要跟上节奏。