Verkaufsquoten: Wie Sie Ihre Verkäufe berechenbarer machen

What’s a sales quota? And how should you use them effectively?

Möchten Sie mehr über Verkaufsquoten erfahren?

I recently Googled “sales quota” and couldn’t find too much useful information in the first articles I read.

That’s why I decided to write this article, a quick and helpful guide on sales quotas. It will tell you all you need to know in 5 minutes.

If you still have questions, you can hit me up in the comments or send a message to our team on the chat on our homepage. We’re happy to think along with you!

What we’ll cover in this guide:

1. Eine klare Definition von Verkaufsquoten
2. Warum Sie unbedingt Verkaufsquoten festlegen sollten
3. Welche verschiedenen Arten von Verkaufsquoten Sie benötigen
4. Wie man Verkaufsquoten erfolgreich festlegt und nutzt
5. Und schließlich, wie man die Verkaufsquoten im Auge behält

Let’s dive right in! 😀

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Was ist eine Verkaufsquote?

When reading up on sales quota definitions, you’ll find that many definitions reduce a sales quota to one specific type, while there are in fact many levels on which you can set quotas.

Eine Verkaufsquote bezieht sich auf eine verkaufsbezogene Zielzahl, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums festgelegt wird.

Dieser Zeitraum kann jährlich, vierteljährlich, monatlich, wöchentlich oder sogar täglich sein.

Die Zahl kann für einen einzelnen Vertriebsmitarbeiter und/oder für ein ganzes Vertriebsteam festgelegt werden.

It can be set on the input level (activities, e.g. calls, meetings, …), on the output level (sales results, e.g. revenue, gross margin, …), or on any level in between (lead-to-deal metrics, e.g. amount of new opportunities, sales cycle duration, closing ratio, …).

Now why do you need these sales quotas? 😏

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Warum Verkaufsquoten festlegen?

Kurz gesagt, um höhere und besser vorhersehbare Umsätze zu erzielen.

Isn’t that everyone’s dream?

Here’s how sales quotas will make your sales dreams become real. ✨

Verkaufsquoten sind Ziele, auf die man hinarbeitet

If you tell your salespeople to “close some deals” without specifying how many deals to close and by when, they won’t know at any moment whether they have to up their game or not. Chances are high you will find them sitting around drinking coffee.

If you don’t set goals for your company, then you can’t rally the team behind it. You also don’t know when to celebrate success together. 😕

It may seem like stating the obvious, but it’s extremely important and sales teams often miss out on so much by not setting sales quotas.

Leistung messen, korrigieren/verbessern und entsprechend belohnen

Möchten Sie auch im Verkauf besser werden? Verkaufsquoten sind der Schlüssel.

Quotas allow you to contrast expectations with reality. They’ll tell you when things are off track.

All you’ll need to do in the morning is open up your sales dashboard. 💻

Wenn die Metriken nicht stimmen, können Sie dem Problem auf den Grund gehen und sehen, wie Sie es beheben können.

If all is good, it’s business as usual. Or even better: you can see how you can up the numbers even further!

Förderung einer ausgewogenen/gesunden Vertriebspipeline

Without sales quotas on both input and output levels (or levels in between), you’ll quickly find that at any given time a sales rep will typically be focusing on either the start or the end of the pipeline.

There will be times when they’ll primarily be prospecting to fill the pipeline with leads and times that they’ll be focusing on closing deals, but forget to keep generating these new leads.

As most B2B sales cycles tend to take a while, this will result in times with lots of sales and times with almost nothing being closed. It’s not an ideal situation for most businesses… which brings us to the next point:

Umsatzprognose (for financial planning, resource planning, …)

Setting sales quotas will make sales way more predictable, as your whole team will work together to achieve these numbers and build a way more balanced sales pipeline. It’ll make your sales forecasts more likely to be realized.

Dies hat zahlreiche Vorteile:

• You’ll know better how much money you’ll have on your bank account at what point and deal with any shortages or – you never know – overages.
• You’ll be able to plan your resources better, as you’ll know more accurately how many you’ll need to fulfill the signed contracts and when.
• You’ll be able to raise funding from investors based on hard figures.

If you’re thinking “Ok, you can stop Jeroen, I’m convinced…” then let’s move on to the different types of sales quotas you can and should define. (If not, well, I don’t know. I like to believe I tried my best. 😅)

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Welche Arten von Verkaufsquoten benötigen Sie?

Wie wir bei der Definition der Verkaufsquoten oben dargelegt haben, können sie für eine Person oder für ein Team und für jede mögliche Zeitspanne gelten. Der Hauptunterschied in Bezug auf die Art der Verkaufsquote besteht jedoch darin, auf welcher Ebene sie angewendet wird.

Output-Ebene: Verkaufsergebnisse

If you go Googling for “sales quota”, you’ll find a series of articles like this one.

However, most of them make a critical mistake: when discussing sales quotas, they only talk about the output level – sales results.

While achieving sales results is usually the goal, it isn’t the most effective quota you can set to increase sales and make it more predictable.

What is most effective? It’s maintaining consistent sales activity. More on that below. 👇

While quotas on sales results are still the most popular, there’s also an extensive range of possibilities for output level sales quotas:

• Einnahmen
• Bruttomarge
• Gewinn
• Geschlossene Geschäfte
• ...

It all depends on the business you’re in and on what exact behavior you want to incentivize with your sales team.

If you’re for instance working in a marketing agency that sells projects which have external costs to them, your goal might be best represented by the gross margin generated. Whereas when you’re a solo copywriter selling your own time, you’ll just want to maximize revenue.

Input-Ebene: Metriken zur Verkaufsaktivität

While output level sales quotas are most often the end goal, they don’t effectively increase sales or make them more predictable.

Sales is not about chasing some revenue target. It’s about consistently placing those x calls, sending those x emails, booking those x meetings, … every single day.

Surely, the output won’t be exactly the same every single month, but setting input level metrics will have a dramatic effect on your results.

The psychological effect is also not to be underestimated: if sales cycles take a bit longer in your industry or if you sell slightly larger deals, you most probably won’t close a deal every day (or maybe even week or month).

Der beste Weg, um motiviert zu bleiben, besteht darin, die Verkaufsaktivitäten zu quantifizieren und die eigenen Ziele täglich zu erreichen.

Welche Kontaktquoten für Sie am besten geeignet sind, hängt natürlich von Ihrem Verkaufsprozess und Ihrer(n) Kommunikationsart(en) ab. Das kann sein:

• Anzahl der getätigten Anrufe
• Anzahl der geplanten Sitzungen
• Anzahl der durchgeführten Sitzungen
• Anzahl der gesendeten E-Mails
• Anzahl der geführten Chat-Gespräche
• Anzahl der angesprochenen Leads
• ...

Zwischenebene: Metriken für den Übergang zum Abschluss

Die Verwendung von Quoten auf Input- und Output-Ebene kann den Verkaufsprozess oft stark vereinfachen. Wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Anrufen tätigen, führt dies nicht direkt zu Ihrem gewünschten Umsatz.

That’s why setting quotas on the in-between level, on the process that generates leads and converts them to deals, is super important as well.

Die gängigsten Metriken, die hier verfolgt werden, sind:

• Die Anzahl der neu geschaffenen Möglichkeiten: die Anzahl der generierten Leads
• Die Dauer des Verkaufszyklus: Wie lange dauert es, vom Lead zum Abschluss zu kommen?
• Die Abschlussquote: Wie viele Leads werden in Geschäfte umgewandelt?
• The average deal value: how big are the deals I’m closing on average?

Setting quotas for these, tracking changes over time, zooming in on differences between sales reps, … will give you the necessary levers to take control of your sales process and be successful at it.

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Wie legt man Verkaufsquoten fest und nutzt sie erfolgreich?

Da wir nun wissen, dass Verkaufsquoten wichtig sind und welche Arten von Verkaufsquoten Sie verwenden sollten, bleibt die Frage: Wie können Sie diese Quoten erfolgreich festlegen und verwenden?

Here’s a few guidelines. 👇

Top-down- und Bottom-up-Verkaufsquoten für die Ausgabenebene festlegen

Sie haben vielleicht eine Vorstellung davon, wie viel Ihre Vertriebsmitarbeiter auf der Grundlage ihrer bisherigen Leistungen, der ihnen zugewiesenen Großkunden oder Gebiete oder anderer relevanter Indikatoren verkaufen können.

Vielleicht haben Sie auch ein Ziel auf Team- oder Unternehmensebene, wie viel Sie verkaufen wollen.

Bei der ersten Methode werden die Quoten von unten nach oben festgelegt, bei der zweiten von oben nach unten.

It’s your job to make both meet. 🤲

And if you can’t make those two approaches meet, then you’ll obviously have to take action, because your quotas won’t be realistic otherwise.

Setzen Sie ehrgeizige, aber erreichbare Quoten fest

While “BHAGs” (big hairy audacious goals) have been popularized by Jim Collins in his book “Built to Last”, this approach is rarely a good idea when setting sales quotas.

When hubris kicks in and you’re a tad too ambitious with setting quotas, this may lead to:

• Ein demotiviertes Verkaufsteam
• Eine falsche Vorstellung von ihrer Leistung
• Keine angemessene Vergütung für diese Leistung
• Oder auch Dinge, wie z. B. dass Vertriebsmitarbeiter Ihre Produkte und Dienstleistungen zu teuer verkaufen, was zu verärgerten Kunden und übermäßigem Druck auf das Team führt, das die gemachten Versprechen einhalten muss.

Of course sales quotas should be ambitious. It’s important for everyone that you keep moving forward together. Standing still is moving backwards.

But if you don’t keep the quotas achievable, you’ll be setting yourself up to fail as well.

Lernen Sie von Ihren Leistungsträgern

Eine bewährte Methode, die Leistung Ihres Verkaufsteams zu steigern, besteht darin, von Ihren Top-Performern zu lernen und zu versuchen, deren Verhalten auf das gesamte Team zu übertragen.

Are they placing a lot of calls? Or focusing on sitting down with clients in meetings? 😏

Konzentrieren sie sich auf ein paar große Geschäfte? Oder generieren sie eine große Anzahl kleinerer Leads?

Die Analyse dieser Daten gibt Ihnen Aufschluss über die Dynamik Ihres Verkaufsprozesses und darüber, wie Sie ihn erfolgreich gestalten können.

And if you know what numbers are important, you know where to set your quotas to maximize your results. 📈

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Und schließlich: Wie behält man den Überblick über die Verkaufsquoten?

Müssen Sie jetzt also anfangen, Excel-Dateien mit Verkaufsgesprächen, E-Mails, Besprechungen, Listen von Geschäftsabschlüssen usw. zu führen?

Thankfully not, as man has invented automated CRM systems. 🎉

Aber Vorsicht: Die meisten CRMs sind nicht automatisiert.

Nope, they’ll require you to log every single thing you do. Manually. 😣

And of course, most sales reps won’t do this. Or at least not for long. And you’ll find that those who do are mostly the ones who don’t have much else to do. And as soon as they start getting traction in their sales pipeline, they’ll start slacking off in the CRM.

In my previous jobs, I’ve gone through this myself, working with some of the more famous but highly manual CRM systems. And then we started Salesflare to solve this. 😁

Salesflare lives on top of the email inbox, calendar, phone, social media, company databases, email signatures, … and automatically collects and organizes the data your team needs to follow up their leads. ⚙️

Und es analysiert diese Daten automatisch, damit Sie Ihre Verkaufsquote im Auge behalten können.

On top of that, you’ll be able to create accountability and transparency within the team, as you can easily share sales pipelines, an (automated) address book of contacts, and timelines of all activity (emails, meetings, calls, tracking activity, …).

Salesflare also directly solves some of the issues we’ve discussed above. For instance, as one of our customers, Simon Lovegrove, said:

Salesflare verbessert meine Stimmung, da ich die Gewinne sehen kann. Kürzlich hat es mich auch darauf aufmerksam gemacht, dass es an Chancen in der Frühphase mangelt.

If you’d like to try us, just head here. 👈

Versuch Salesflare is entirely free. Setting up an account literally takes only minutes. If it works for you the pricing is affordable. And our support team is ready to help you with anything. Even with deciding on the right sales quota! 😀

Wenn Sie also weitere Fragen zu Verkaufsquoten haben, schreiben Sie mir in die Kommentare oder senden Sie eine Nachricht an das Team im Chat auf unserer Homepage.

Let’s boost those sales and make them more predictable!

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