Dein CRM und die DSGVO
Warum und wie Salesflare schon bald DSGVO-konform sein wird
Kein Zweifel: Salesflare wird noch vor dem Stichtag am Freitag, den 25. Mai 2018, DSGVO-konform sein. 💪
Da wir im Herzen Europas arbeiten und nur 60 km von dem Ort entfernt sind, an dem die DSGVO entwickelt, diskutiert und verabschiedet wurde, nehmen wir das wahrscheinlich ein kleines bisschen ernster als die meisten anderen.
Du bist dir noch nicht zu 100 % sicher, was die DSGVO für dich und dein CRM bedeutet?
So kompliziert ist das wirklich nicht. Ich bringe dich im Handumdrehen auf den neuesten Stand.
Gehen wir das gemeinsam durch. 👊
Ist die Panik wegen der DSGVO gerechtfertigt?
In letzter Zeit wurden wir von einer regelrechten DSGVO-Panik überrollt. 😵
Es wird jede Menge über mögliche Bußgelder geredet. Unternehmen verschicken eigene E-Mails und veröffentlichen Webseiten mit vagen Aussagen zu ihrer DSGVO-Konformität. Berater und Anwälte tauchen plötzlich überall auf.
Ein Gründerkollege sagte kürzlich zu mir: „Das wird wie der Y2K-Bug. Jede Menge Aufregung, und am Ende passiert dann doch nicht wirklich etwas.“ 😏
Wahrscheinlich ist die Panik tatsächlich ein bisschen übertrieben.
Der Unterschied zum Y2K-Bug besteht allerdings darin, dass die derzeitige DSGVO-Panik am Ende einen spürbar positiven Effekt haben wird.
Der positive Effekt der DSGVO
Bis vor Kurzem war die Durchsetzung der europäischen Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften ziemlich uneinheitlich und nicht besonders streng. Jeder ging anders damit um. Manche besser als andere.
Die DSGVO ändert das. Auch wenn die Leitlinien für die praktische Umsetzung nicht besonders konkret sind, wurden die grundlegenden Leitlinien festgelegt. 🙌
Für Unternehmen ist es gut, diese Orientierung zu haben. Außerdem wissen Kunden und die Öffentlichkeit dadurch, was sie erwarten können. Denn jetzt muss jedes Unternehmen denselben Rahmen einhalten.
Was die DSGVO für das CRM von Salesflare bedeutet
Wir haben Datenschutz und Datensicherheit beim Aufbau der CRM-Plattform von Salesflare schon immer ernst genommen, denn Daten stehen im Mittelpunkt unserer Arbeit.
Wenn du mehr über einige der Maßnahmen lesen möchtest, die wir in diesem Bereich ergreifen, prüfe diesen Artikel in unserer Knowledge Base: diesen Artikel in unserer Knowledge Base. 👈
Trotzdem zwingt uns die DSGVO-Übung, die wir gerade durchlaufen, genau zu erfassen, wie wir mit Daten umgehen – für unsere Kunden und für uns selbst. Die Vorteile:
- Es verbessert die Prozesse, die wir befolgen;
- Es veranlasst uns, Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten zu überprüfen;
- Und es macht unseren Umgang mit Daten generell zukunftssicherer.
Kurz gesagt: Es professionalisiert den Umgang mit Daten weiter. Und es verlangt von uns, eine Menge Dokumentation zu erstellen.
GDPR in 2 Minuten
Die europäische Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) verändert den Umgang mit personenbezogenen Daten europäischer Bürger und Einwohner.
Wenn du Daten über europäische Bürger oder Einwohner speicherst, musst du die Verordnung einhalten, unabhängig davon, wo du ansässig bist oder deinen Hauptsitz hast.
Personenbezogene Daten sind im Grunde alle Daten, anhand derer sich jemand identifizieren lässt, wenn sie allein oder in Kombination mit anderen Daten verwendet werden. Dadurch ist der Begriff der personenbezogenen Daten sehr weit gefasst.
Es gibt 3 Parteien in der Beziehung:
- Die betroffene Person: die Person, auf die sich die personenbezogenen Daten beziehen
- Der Verantwortliche: das Unternehmen, das entscheidet, diese Daten zu speichern und zu kontrollieren
- Der Auftragsverarbeiter: das Unternehmen, das die Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet
Als Salesflare sind wir für unsere Kunden ein Auftragsverarbeiter. Gleichzeitig sind wir auch ein Verantwortlicher, wenn wir Marketing für Interessenten betreiben, Kundenservice leisten, Daten über Mitarbeiter aus HR-Gründen speichern, …
👉 Wenn du Kunde von Salesflare bist, stellen wir dir bald die notwendigen rechtlichen Dokumente zur Verfügung. So stellen wir sicher, dass du als Verantwortlicher (der die Daten über deine Kunden, also die betroffenen Personen, kontrolliert) einen Auftragsverarbeiter (also Salesflare) einsetzt, der die Vorschriften einhält.
Die Grundsätze
Die in der GDPR festgelegten Grundsätze sind einfach, logisch und zeitlos:
- Die Verarbeitung der Daten braucht eine Rechtsgrundlage
- Der Zweck der Verarbeitung muss ausdrücklich festgelegt werden
- Die Verarbeitung der Daten muss auf diesen Zweck beschränkt bleiben
- Daten dürfen nur in dem Umfang und so lange erhoben und gespeichert werden, wie es erforderlich ist
- Es muss Transparenz darüber geben, wie die Daten verarbeitet werden
- Menschen haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten übertragen, ändern oder löschen zu lassen
- Die Qualität der Daten muss gewährleistet sein
- Die Daten müssen sicher aufbewahrt werden
- Unternehmen können dafür zur Rechenschaft gezogen werden, diese Grundsätze einzuhalten
Ziemlich logisch, oder? 😏
GDPR trifft CRM: Woran Salesflare arbeitet
Wie ich oben erklärt habe, muss Salesflare sowohl als Verantwortlicher als auch als Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten GDPR-konform sein. Für dich als Kunden ist unsere Rolle als Auftragsverarbeiter relevant (für dich als Verantwortlichen).
Als Auftragsverarbeiter arbeiten wir an Folgendem:
- Eine aktualisierte Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (UPDATE: Du kannst jetzt hier einen AVV zur Unterzeichnung anfordern) ✔
- Alle deine personenbezogenen Daten in Europa zu speichern (sie befinden sich bereits dort, auf Google-Cloud-Servern in Belgien, daher ist dieser Teil einfach) ✔
- Eine zusätzliche professionelle Sicherheitsprüfung zu organisieren, um zu gewährleisten, dass deine personenbezogenen Daten zu 100 % sicher sind ✔
- Eine interne Zuordnung aller verarbeiteten Daten, in der wir die Einhaltung der oben genannten Grundsätze dokumentieren und bei Bedarf Änderungen vornehmen ✔
- Verträge mit unseren Unterauftragsverarbeitern abzuschließen, um sicherzustellen, dass auch sie GDPR-konform sind ✔
- Verantwortliche zu benennen und Prozesse aufzubauen: So bleiben wir konform, gewährleisten, dass Menschen ihre Daten übertragen, ändern oder löschen lassen können, … und informieren die zuständigen Behörden im Fall von Datenschutzverletzungen (das wäre das erste Mal). ✔
Das ist eine ganze Menge, aber die Arbeit ist es absolut wert 👊
Woran du arbeiten solltest, um GDPR-konform zu sein
Salesflare als dein CRM DSGVO-konform zu machen, ist ein wichtiger Schritt, da es deine Kundendaten verwaltet – aber definitiv nicht der einzige, den du gehen musst.
Kurz zusammengefasst:
- Benenne Verantwortliche, darunter einen Datenschutzbeauftragten (DPO)
- Schule das gesamte Team und schaffe Bewusstsein, Richtlinien und Leitfäden
- Aktualisiere deine rechtlichen Dokumente, einschließlich deiner Datenschutzerklärung
- Erstelle ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (RPA) und erfasse deine Daten
- Stelle sicher, dass deine Anbieter und Drittanbieter DSGVO-konform sind (wie Salesflare und viele andere)
- Wenn du sensible Daten verarbeitest, führe eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch
- Kümmere dich um Dinge wie die Einwilligung der betroffenen Personen und deren Information
- Erstelle Prozesse, um Anfragen betroffener Personen zum Zugriff auf und zur Änderung von Daten … zu bearbeiten, Datenschutzverletzungen zu handhaben und die fortlaufende Compliance sicherzustellen
- Registriere dich bei deinen örtlichen Datenschutzbehörden
Klingt immer noch ein bisschen abstrakt? 🙃
Keine Sorge. Checklisten wie die GDPR Checklist oder Apps zur DSGVO-Compliance wie ECOMPLY helfen dir dabei, auch die Details richtig umzusetzen. Schau sie dir an! 👈
Kurz gesagt
Blick über die Panik, den Schein und die geldgierigen Berater hinweg. Konzentriere dich auf die wirklich wichtigen Dinge und leg los.
Sicherlich wird es einige Dokumente, Meetings und E-Mails brauchen, bis du compliant bist – aber dadurch wird unsere parallele Datenwelt ein gutes Stück besser.
Wenn du Hilfe brauchst, sitzen wir im selben Boot. Schau dir die Diskussionen in dieser EU-GDPR-Facebook-Gruppe und die Ressourcen weiter oben an … und leg los. 💪
Viel Erfolg!
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