Il tuo CRM e il GDPR
Perché e come Salesflare sarà presto conforme al GDPR
Non ci sono dubbi: Salesflare sarà conforme al GDPR prima della scadenza di venerdì 25 maggio 2018. 💪
Operando nel cuore dell’Europa, a soli 60 km da dove il GDPR è stato concepito, discusso e concordato, probabilmente prendiamo la questione un po’ più sul serio della maggior parte degli altri.
Non hai ancora ben chiaro al 100% cosa comporta il GDPR per te e per il tuo CRM?
Non è davvero così complicato. Ti metto al corrente in un attimo.
Vediamolo insieme. 👊
Vale la pena farsi prendere dal panico per il GDPR?
Ultimamente siamo stati sommersi da un vero e proprio panico da GDPR. 😵
Si parla moltissimo delle possibili multe. Le aziende inviano email dedicate e pubblicano pagine web con dichiarazioni vaghe sulla conformità al GDPR. E poi compaiono dal nulla consulenti e avvocati.
Di recente un altro founder mi ha detto: «Sarà come il bug dell’anno 2000. Tanto clamore e poi, alla fine, non succederà davvero nulla». 😏
Probabilmente il panico è davvero un po’ eccessivo.
Ma la differenza rispetto al bug dell’anno 2000 è che l’attuale panico da GDPR avrà alla fine un effetto positivo tangibile.
L’effetto positivo del GDPR
Fino a poco tempo fa, l’applicazione delle normative europee sulla privacy e sulla sicurezza dei dati era piuttosto vaga e non particolarmente rigorosa. Ognuno la gestiva a modo suo. Alcuni meglio di altri.
Il GDPR cambia le cose. Nonostante le linee guida sull’applicazione pratica non siano ancora molto concrete, sono state definite le linee guida di alto livello. 🙌
Per le aziende è positivo avere queste indicazioni. Inoltre, significa che i clienti e il pubblico in generale sanno cosa aspettarsi. Perché ora ogni azienda deve seguire lo stesso quadro di riferimento.
Cosa comporta il GDPR per il CRM di Salesflare
Abbiamo sempre preso sul serio la privacy e la sicurezza dei dati durante la realizzazione della piattaforma CRM di Salesflare, perché i dati sono al centro di ciò che facciamo.
Se vuoi leggere di più su alcune delle misure che adottiamo a questo livello, dai un’occhiata a questo articolo nella nostra knowledge base. 👈
Tuttavia, l’analisi sul GDPR che stiamo affrontando in questo momento ci obbliga a mappare con precisione il modo in cui gestiamo i dati, sia per i clienti sia per noi stessi. I vantaggi:
- Migliora i processi che seguiamo;
- Ci porta a rivedere gli accordi con clienti e fornitori;
- E, in generale, rende la gestione dei nostri dati più solida per il futuro.
In breve, professionalizza ulteriormente il modo in cui vengono gestiti i dati. E ci chiede di produrre una quantità enorme di documentazione.
Il GDPR in 2 minuti
Il Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati (GDPR) cambia il modo in cui vengono gestiti i dati personali dei cittadini e dei residenti europei.
Se conservi dati relativi a cittadini o residenti europei, devi rispettare il regolamento, indipendentemente dal luogo in cui hai sede o in cui è stabilita la tua sede principale.
I dati personali sono sostanzialmente qualsiasi dato che potrebbe essere usato per identificare qualcuno, utilizzato da solo o insieme ad altri dati. Questo rende molto ampio il concetto di dati personali.
Nella relazione ci sono 3 parti:
- L’interessato: la persona a cui si riferiscono i dati personali
- Il titolare del trattamento: l’azienda che decide di conservare e controllare questi dati
- Il responsabile del trattamento: l’azienda che tratta i dati per conto del titolare del trattamento
In quanto Salesflare, siamo un responsabile del trattamento per i nostri clienti. Inoltre, siamo anche un titolare del trattamento quando facciamo marketing verso i prospect, forniamo assistenza ai clienti, conserviamo dati sui dipendenti per motivi legati alle risorse umane, …
👉 Se sei un cliente di Salesflare, ti forniremo presto i documenti legali necessari per assicurarci che tu, in qualità di titolare del trattamento (che controlla i dati relativi ai tuoi clienti, gli interessati), ti avvalga di un responsabile del trattamento (ovvero Salesflare) conforme alle normative.
I principi
I principi stabiliti dal testo del GDPR sono semplici, logici e senza tempo:
- Il trattamento dei dati deve avere una base giuridica
- La finalità del trattamento deve essere specificata esplicitamente
- Il trattamento dei dati deve rimanere limitato a questa finalità
- I dati possono essere raccolti e conservati solo nella quantità e per il tempo necessari
- Deve esserci trasparenza sulle modalità di trattamento dei dati
- Le persone hanno il diritto di trasferire, modificare o cancellare i propri dati personali
- La qualità dei dati deve essere mantenuta
- I dati devono essere conservati in modo sicuro
- Le aziende possono essere chiamate a rispondere del rispetto di questi principi
Piuttosto logico, no? 😏
Il GDPR incontra il CRM: su cosa sta lavorando Salesflare
Come ho spiegato sopra, Salesflare deve essere conforme al GDPR sia in qualità di titolare del trattamento sia in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali. Per te, in quanto cliente, è rilevante il nostro ruolo di responsabile del trattamento (per te, che sei il titolare del trattamento).
In qualità di responsabile del trattamento, stiamo lavorando su:
- Un aggiornamento dell’informativa sulla privacy e dei termini e un accordo sul trattamento dei dati (AGGIORNAMENTO: ora puoi richiedere qui un DPA da firmare) ✔
- Conservare tutti i tuoi dati personali in Europa (sono già lì, sui server Google Cloud in Belgio, quindi questa parte è semplice) ✔
- Organizzare una valutazione della sicurezza aggiuntiva e professionale per garantire che i tuoi dati personali siano sicuri al 100% ✔
- Una mappatura interna di tutti i dati trattati, in cui documentiamo la conformità ai principi qui sopra, apportando le modifiche necessarie ✔
- Stipulare contratti con i nostri sub-responsabili del trattamento per assicurarci che anche loro siano conformi al GDPR ✔
- Nominare i responsabili e definire i processi: serve a rimanere conformi, a garantire che le persone possano trasferire, modificare, cancellare i propri dati, … e a notificare alle autorità ufficiali eventuali violazioni dei dati (sarebbe la prima volta). ✔
È un bel po’ di lavoro, ma ne vale assolutamente la pena 👊
Su cosa dovresti lavorare per essere conforme al GDPR
Rendere Salesflare conforme al GDPR come CRM è un passo importante, perché contiene i dati dei tuoi clienti, ma di certo non è l’unico passo da compiere.
In sintesi, molto brevemente:
- Nomina i responsabili, tra cui un Responsabile della protezione dei dati (DPO)
- Forma tutte le persone del team, crea consapevolezza, policy e linee guida
- Aggiorna i tuoi documenti legali, inclusa la tua privacy policy
- Crea i Registri delle attività di trattamento (RPA) e mappa i tuoi dati
- Assicurati che i tuoi fornitori e terze parti siano conformi al GDPR (come Salesflare e molti altri)
- Se gestisci dati sensibili, esegui una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati
- Occupati di aspetti come ottenere il consenso degli interessati e informarli
- Crea processi per gestire le richieste degli interessati di accesso, modifica, … per gestire le violazioni dei dati e garantire la conformità nel tempo
- Registrati presso le autorità locali per la protezione dei dati
Ti sembra ancora un po’ troppo astratto? 🙃
Nessun problema. Checklist come la GDPR Checklist o app per la conformità al GDPR come ECOMPLY sono qui per aiutarti a curare ogni dettaglio. Dacci un’occhiata! 👈
In breve
Lasciati alle spalle il panico, il fumo negli occhi e i consulenti ossessionati dal denaro. Concentrati sulle cose concrete e mettiti al lavoro.
Ci vorranno sicuramente documenti, riunioni ed email per diventare conformi, ma renderemo il nostro mondo parallelo dei dati un posto molto migliore.
Se hai bisogno di aiuto, siamo tutti sulla stessa barca. Dai un’occhiata alle discussioni in questo gruppo Facebook sul GDPR dell’UE, alle risorse appena sopra, … e comincia. 💪
Buona fortuna!
Speriamo che questo post ti sia piaciuto.
Se è così, spargi la voce! 😍
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