5 linee guida per raggiungere lo zen totale della posta in arrivo

2. Fate in modo che la vostra casella di posta elettronica faccia il lavoro pesante

Sarete sorpresi di quanto possa essere potente la vostra casella di posta elettronica, anche senza alcuno strumento aggiuntivo. Un tempo ero una di quelle persone che al mattino si rannicchiavano letteralmente nel letto quando vedevano la mia casella di posta impilata. Tutto è cambiato quando mi sono imbattuto nella metodologia di Andreas Klinger per mantenere sempre pulita la casella di posta elettronica. "Ci vogliono circa 15 minuti per configurarla, ma potrebbe cambiare per sempre il modo in cui lavorate con le e-mail", ha dichiarato. All'inizio ero scettico, ma col tempo sono diventato un suo fan perché non ha mancato di mantenere la promessa. Si basa su due funzioni native di Gmail: le stelle speciali e le caselle di posta multiple. Dal post originale di Klinger, più di tre anni fa, ho visto molte persone utilizzarlo.

Il metodo di Klinger si basa sui principi del Getting Things Done o GTD, il famoso metodo di gestione del tempo esposto in il libro di David Allen. Il risultato sarà una casella di posta elettronica facile da gestire e solitamente vuota sulla sinistra, le cose da fare nel primo riquadro, le e-mail "in attesa di risposta" nel secondo, le e-mail "delegate" nel terzo e le altre riguardanti riunioni/voli/ecc. facili da trovare nel quarto. In questo modo avrete sempre una panoramica perfetta del volume e della natura del vostro carico di lavoro e dell'imbuto di vendita.

Ecco come Andreas gestisce la posta elettronica quotidiana:

• Arriva un'e-mail
• Gestite quelli che potete immediatamente
• Gli altri segnano come da fare
• Se volete tenerne traccia quando avete risposto, contrassegnateli come "In attesa di risposta" o "Delegati" (in questo modo potrete sempre trovarli rapidamente e seguirli).
• Archiviate tutte le e-mail
• La casella di posta elettronica a sinistra è di nuovo vuota
• Tutti quelli importanti si trovano nelle apposite caselle a destra
• Ecco fatto. Avete finito.

Sembra un flusso di lavoro davvero fantastico, vero? Se vi va, date un'occhiata alle sue istruzioni passo-passo per configurare tutto.

3. Mettere un orologio

Siete tra coloro che leggono ogni e-mail non appena appare la notifica? Smettete di farlo. Ogni singola email che aprite è un'interruzione del vostro flusso di lavoro e un colpo alla vostra produttività. La vostra casella di posta non dovrebbe gestire il vostro tempo.

Invece, occupatevi delle e-mail nel vostro tempo libero. È qui che entra in gioco il potere dell'abitudine. La gestione delle e-mail è solo un'altra attività di produttività quotidiana che trarrà grande beneficio da un po' di struttura. Stabilite un orario per gestire le e-mail, un paio di volte al giorno o una volta all'ora.

È possibile utilizzare la tecnica del Pomodoro di Francesco Cirillo per tenere sotto controllo i tempi della posta elettronica. La tecnica del Pomodoro è un modo per utilizzare il tempo in modo efficiente, partendo dall'idea che la produttività diminuisce quando si supera un certo tempo dedicato a un compito. Suddividere costantemente il tempo in blocchi focalizzati su un'attività vi aiuterà a essere più produttivi durante ogni blocco. Un pomodoro è un blocco di 25 minuti, seguito da una pausa di 5 minuti, dopo la quale si ricomincia con un blocco di 25 minuti di produttività. Personalmente, ogni giorno dedico due blocchi di pomodoro alla gestione delle e-mail: uno al mattino e uno al pomeriggio. È possibile tenere traccia dei propri pomodori con le app di cronometraggio dei pomodori. Zapier ha fatto un ottimo lavoro nel confezionare le migliori per voi in questo post.

4. Semplificare le e-mail del team

Quante delle vostre e-mail vengono inoltrate dai membri del vostro team? Nonostante esista da ben 46 anni, l'inoltro delle e-mail è ancora il modo migliore per condividere le informazioni con gli altri. E gli account di posta elettronica condivisi? Un po' meglio, se non fosse che richiedono il passaggio dal proprio account e-mail a quello condiviso. La caratteristica intrinseca della posta elettronica di essere un silos di informazioni per una sola persona è una seccatura per la produttività del team e compromette le vostre ambizioni di raggiungere lo zen della casella di posta.

Fuori dalle vostre mani? Non proprio. Hiver è un ottimo strumento che consente di ottimizzare e tenere traccia di tutte le comunicazioni del team tra i membri. Consente di aggiungere caselle di posta condivise alla propria casella di posta e di condividere etichette personalizzate tra i membri del team. Ciò significa che è possibile condividere le e-mail con i membri del team che non erano i destinatari originali, aggiungendo un'etichetta condivisa a tale e-mail.

È anche possibile condividere modelli di e-mail tra i membri e aggiungere note alle e-mail per spiegare rapidamente agli altri cosa sta succedendo in un particolare argomento di e-mail. Le bozze condivise permettono di far finire a un compagno di squadra un'e-mail iniziata da voi. Sono inclusi anche i poteri di tracciamento delle e-mail.

L'aspetto fondamentale di Hiver è che consente di gestire le e-mail proprie e del team in un unico luogo e quindi in un unico blocco di tempo. Questo lo rende perfetto per la collaborazione sul posto di lavoro della vostra startup o piccola impresa. È un ottimo modo per il vostro team di gestire l'assistenza clienti, le assunzioni, la gestione delle attività... Praticamente tutte quelle cose per cui non creereste una pipeline di vendita nel vostro CRM, ma che richiedono comunque un lavoro di squadra.

La versione gratuita di Hiver consente di condividere note, tre etichette e dieci modelli di e-mail con un massimo di altri tre utenti. Per saperne di più, date un'occhiata alle opzioni.

5. Fare un gioco

Se non vi va a genio tutta questa roba zen e preferite farla finita, The Email Game potrebbe essere la vostra prossima novità. Si tratta di uno strumento gratuito per Gmail che, come avete indovinato, fa di un gioco la pulizia della vostra casella di posta.

Una volta inserito il vostro indirizzo e-mail, il gioco vi concede circa 5 secondi per ogni e-mail per decidere cosa farne: rispondere, boomerang (archiviare ora e far riemergere l'e-mail nella casella di posta in un secondo momento, a un'ora specifica), archiviare, cancellare o saltare. Ogni azione fa guadagnare punti, che vengono sottratti se non si agisce in tempo. Facendo clic su rispondi si hanno tre minuti per rispondere. Potete aggiungere tempo se necessario, ma assicuratevi di mantenere il ritmo.