Sales Process: A 5 Step Process You Won’t Hate
¿Qué es un proceso de ventas? ¿Cómo trazar sus pasos? ¿Y cómo aplicarlo correctamente?
I don’t know about you, but I have a love-hate relationship with sales processes – actually with processes in general.
Odio los procesos cuando actúan como restricciones innecesarias y me convierten en un robot, y los adoro cuando liberan mi tiempo y cuando potencian mi productividad.
If you feel the same way, then read on carefully. In the next 5-10 minutes, I’ll run you through all the things you need to start loving your sales process more than you’re hating it.
Here’s the points we’ll cover step by step:
- We’ll create clarity on what a sales process is, and what it isn’t
- We’ll examine the reasons to love your sales process
- I’ll share our 5 step sales process template
- We’ll map out and create your custom sales process
- And finally, we’ll make sure your process is put in place in the right way
We’re just 5 steps away from more consistent sales success.
Let’s do this!
1. What’s a sales process?
A sales process is… a process for sales. We all knew that much. 😏
Still, before moving forward, it’s interesting to go a little further for a minute and give a proper definition of what a sales process is, so we can build on this below.
Without using any long descriptions or grandiose words, here’s what it is:
Un proceso de ventas es una serie de pasos repetibles que puede seguir para convertir clientes potenciales en acuerdos.
Desglosando esto:
- Consiste en una serie de pasos que se pueden repetir.
- El objetivo es convertir clientes potenciales en acuerdos.
- Y por último, pero no por ello menos importante: PUEDES dar los pasos definidos para alcanzar el objetivo.
El último punto es importante y está relacionado con la relación de amor-odio que tengo con los procesos de ventas: un buen proceso de ventas te ayuda a guiar a los clientes potenciales a través de un proceso probado, pero no lo impone.
Let’s say you typically give prospects a demo of your product, but a prospect has seen your product already or has heard about it enough to be convinced, then you don’t need to take that step. Taking them through it anyway might feel forced and alienate your prospect.
Un buen proceso aporta estructura, pero no nos convierte en robots.
Sales process vs sales methodology: what’s the difference?
Before we fully move on, let’s clear up a common point of confusion and answer: how is a sales methodology different from a sales process?
While a sales process is about identifying repeatable steps, sales methodologies are generally more about the strategic approach you’re taking towards prospects.
Las metodologías de venta pueden, por ejemplo, proporcionarle:
- Cómo debe interrogar a sus clientes
- Cómo tratar a las distintas partes interesadas en una gran empresa
- Cómo conectar con los clientes potenciales
- O cómo debe presentar sus soluciones
If you’re into B2B and want to learn more about the 4 most common sales methodologies, have a look at this article on B2B sales strategies. 👈
2. Why is a sales process essential to success? Let’s examine the data.
En resumen: un proceso de ventas aporta estructura, lo que hará que su éxito de ventas sea repetible y escalable.
Hay datos fehacientes que lo demuestren? Gracias a la Sales Management Association, sí la hay.
Sus investigaciones han señalado que:
- De las organizaciones de ventas con mejores resultados, 92% tienen un proceso de ventas.
- Revenue growth is 18% higher in companies that have a sales process in place than in those who don’t.
- Las empresas con un proceso de ventas también tienen mayores tasas de éxito, menor rotación en el equipo de ventas y un número significativamente mayor de personas que obtienen los mejores resultados.
What’s not to like? 😃
3. Los 5-7 pasos típicos de un proceso de venta: nuestra plantilla
¿Está listo para definir su propio proceso de ventas?
Instead of starting entirely from scratch, it’s good to investigate first how others build up their process. Now, what are the typical steps a prospect goes through?
The sales process template I’ll explain below is the one that’s offered by default when you sign up for our CRM software, Salesflare. You can always customize those, but more on that later.
Here’s the 5-7 steps you’ll typically have to take to sell something. 👇
Plomo
You’ve found a good prospect, who seems to fit all your criteria, but you haven’t contacted them yet.
Contacto
You’re in contact with a prospect. Either they’ve contacted you about a sales opportunity, or you’ve contacted them to see whether there’s an opportunity to sell your product or services.
Cualificado
This step is crucial. If sales opportunities reach the “qualified” step, it means that you have qualified them as an opportunity you can win.
El criterio de cualificación más conocido y un buen punto de partida es BANT:
- Presupuesto: ¿Disponen de presupuesto para gastar en su solución?
- Autoridad: ¿Estás hablando con la persona adecuada de la empresa?
- Necesidad: ¿Necesitan tu solución?
- Timeline: Do they have a definite timeline in mind to buy? Or is it just “some day”?
If a sales opportunity is qualified, it moves on to the “qualified” step. If it’s disqualified, you shouldn’t spend any further time on it.
Your time is precious, and it’s better spent with prospects who will probably buy. The quicker you disqualify leads that probably won’t buy, the more time you can focus on ones that probably will.
Consejo profesional: It might be that you’re in a business where it often happens that you’re not talking to your prospect at the right time. And even though you shouldn’t spend your time on them now, you don’t want to lose sight of them either. In that case, make an extra step “Fridge” behind the “Lost” step for these prospects. That way you can easily come back to them later. ❄️
Propuesta formulada
Si un cliente potencial está cualificado, puede empezar a elaborar una propuesta para él.
As soon as you’ve made this proposal, you are essentially waiting for them to decide; or to request changes to your proposal of course. 😅
Ganado / Perdido
Aquí es donde se cierra el trato.
Did they buy? Congrats, you won the deal. 🎉
¿Han abandonado el proceso de venta en algún momento? Marque la oportunidad como perdida y siga adelante.
4. Trazar y crear su proceso de ventas
Lo más probable es que la plantilla anterior no se ajuste totalmente a su forma de vender.
Let’s explore how you can go about mapping your sales process in the best possible way.
Align your sales process with the customer’s preferred journey
Lo más importante a la hora de diseñar su proceso de ventas es construirlo pensando en el cliente. El funcionamiento de su organización interna es realmente secundario. (A veces la verdad duele).
Habla por sí solo que cuando el proceso funciona sin problemas para los clientes y se centra en ellos, la cantidad de tratos que cierras será mucho mayor. Esto significa que debe prestar mucha atención a su customer journey map mientras planifica el proceso de ventas.
Still, this is the single most common mistake, as the easiest road you can take is accepting your organization’s status quo and creating the sales process based on how your organization works, not how your customer wants it to work.
Don’t make the process too specific, nor too vague
Partiendo del punto anterior: no todos los clientes quieren hacer las cosas de la misma manera.
A la mayoría de nuestros clientes potenciales de Salesflare les gusta probar nuestro CRM por sí mismos y suscribirse sin involucrar a nuestro equipo, mientras que algunos de ellos se muestran inflexibles a la hora de obtener una demostración para hablar sobre sus requisitos y las preguntas que tienen.
Overfitting the process specifically to either of these types of prospects (by for instance enforcing a specific step “Demo given”) will make us lose out on many opportunities with the other type.
It’s good to leave some wiggle room for the specific context of each prospect, while everyone still moves through the repeatable process you’re setting forward.
Aún más peligroso que hacer que los pasos del proceso de ventas sean demasiado específicos es definir tareas concretas que cada vendedor debe completar antes de pasar al siguiente paso. Esto elimina por completo la capacidad de adaptarse a cada cliente potencial y convierte a tu equipo de ventas en un grupo de robots descerebrados.
If you’re going this way because your team otherwise skips crucial steps, consider retraining them or making some team changes, because the problem is probably not the process, it’s the people.
Piense más allá de la venta
¿Son importantes para usted las ventas repetidas, los clientes satisfechos o el boca a boca?
Then you might want to think about extending your sales process beyond the sale. You’ll want to make sure they reap (and keep reaping) all the benefits your product or service offers. How that works depends very much on what you offer.
En nuestra empresa, por ejemplo, nos ponemos en contacto con los clientes justo después de que se suscriban y, a continuación, hacemos una visita cada tres meses para asegurarnos de que tienen todo lo que necesitan para tener éxito.
We’ve set up automated messages to do that on a consistent basis, and as soon as our customers respond, we’re there to help them out.
If you’re using Salesflare, this kind of follow up can be set up in a fully automated way, as shown below.
An extra thing to keep in mind is that most CRMs won’t allow you to define steps (a.k.a. stages in the opportunities pipeline) after you win or lose the deal. As this is something we believe to be essential, you are able to set this up in Salesflare.
5. Cómo implantar con éxito su proceso de ventas
Got your sales process mapped out? Then you’re just two steps away from successfully implementing it.
Los dos ingredientes que faltan son:
- Un equipo que entienda perfectamente este proceso de ventas y se comprometa a seguirlo.
- Una forma compartida de realizar un seguimiento de dónde se encuentra cada cliente potencial en el proceso de ventas.
Y, como ingrediente extra, puede automatizar las partes que le parezcan trabajo de robot, como programar correos electrónicos, firmar documentos o crear facturas. Existen varias herramientas de automatización de procesos empresariales que le ayudarán a agilizar las operaciones.
Implique y forme a su equipo
En primer lugar, habla por sí solo el hecho de que tener un proceso de ventas no sirve de nada si nadie lo conoce, nadie cree en él y nadie lo sigue.
Implicar a su equipo desde el principio y planificar el proceso con ellos tiene sus ventajas, ya que aumenta la probabilidad de que estén de acuerdo con el resultado final. Pero esto, por supuesto, depende de ti.
What’s for sure is that you’ll have to sell your team on why a sales process is crucial (there’s some data you can use from point 2 above), align with them on what the steps of the sales process are, and make sure everyone also buys into following the process.
And with regard to the last point, the probability that this will happen dramatically increases if you implement a shared system to track it. 👇
Establezca un sistema compartido para realizar un seguimiento
La mejor manera de asegurarse de que se sigue el proceso de ventas es creando transparencia y responsabilidad, lo que implica establecer un sistema compartido para hacer un seguimiento.
There’s many advantages to doing this in a CRM instead of a shared spreadsheet (like integrating it with your emails, having a more visual interface, allowing/disallowing certain things, being able to set reminders, …), but what you use is ultimately up to you.
If you’re not ready for a CRM, we’ve created a handy sales funnel/pipeline template that works both in Excel and Google Sheets.
If you are ready for a CRM, we evidently have our own thoughts (based on years of experience) on what’s important when you pick the right CRM for you:
- Above all, make sure it’s easy to use, otherwise your sales team won’t use it, which makes your CRM useless from the very start: more on that in this article.
- Pick a CRM that offers all functionality on the mobile phone. That way your team can always take immediate action, instead of having to wait until they’re behind their computer.
- A tight email integration is non-negotiable. You can’t afford having your emails in one place and your customer data and sales process in another.
As we find these requirements extremely important, you won’t be surprised if I tell you that Salesflare fits these requirements perfectly. There’s more on that on here and on our website.
Bonificación: automatizar las partes robotizadas del proceso de venta
Como dije al principio: un proceso de ventas es crucial, pero no debe convertirte en un robot.
We’ve discussed a few ways above to make sure this doesn’t happen – like not making your sales process too strict and not specifying tasks per step – but one other thing can have a big impact on this as well: it’s automating the parts of the sales process that make you feel like a robot.
¿Está enviando los mismos correos electrónicos de seguimiento una y otra vez? Puedes automatizarlo, como he mostrado anteriormente para correos electrónicos de seguimiento después de ganar un trato.
¿Se encuentra constantemente configurando los mismos recordatorios? Puede utilizar un sistema de recordatorio automático que le avise cuando su interacción con un cliente potencial se vuelva inactiva.
Does filling out your CRM make you feel like a robot? 🤖 There’s automation for that too.
La tecnología está aquí, sólo hay que adoptarla.
If you have questions about the possibilities of automation, or on how to go about implementing your sales process in general, leave me a comment below or reach out to us on the chat. We’re here to help! 😃
¿Quiere implantar su proceso de ventas en un CRM?
You won’t find any easier and more automated CRM than Salesflare. If you’re a small business selling B2B, try us out.
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