Cómo gestionar un equipo remoto

Haga que su comunicación interna funcione como un reloj

Ayer di una charla sobre "Cómo gestionar un equipo remoto" en RemoteCon, la primera conferencia remota en Europa sobre trabajo remoto. (¡Eso es mucho trabajo a distancia!)

Me sentí muy orgulloso de presentar junto a ponentes expertos como Jason Fried de Basecamp, David Darmanin de Hotjar y Darren Murph de Gitlab. Y la sesión de preguntas y respuestas estuvo dirigida por Veronica Fresneau, de EU-Startups.

Mucha gente me ha pedido ya las diapositivas, así que he decidido publicarlas aquí en el blog en un formato legible.

Hablaré de cómo trabajamos juntos a distancia en Salesflare, con especial atención a cómo comunicarnos internamente para que todo funcione como un reloj.

¡Que aproveche!

Soy Jeroen Corthout, cofundador de Salesflare.

En Salesflare construimos un CRM más humano. Es realmente fácil de usar, no requiere la introducción de datos a la que estamos acostumbrados en los CRM y, además, nos ayuda a trabajar mejor con nuestros clientes. En el pasado, he trabajado en diferentes puestos, en empresas, en una agencia y en algunos proyectos de nuevas empresas. Por lo general, trabajando en temas de comunicación.

Salesflare presta servicio a miles de pequeñas y medianas empresas de todo el mundo, pero principalmente de Norteamérica y Europa.

Esto significa que, antes de COVID-19, ya trabajábamos totalmente a distancia con nuestros clientes. Y teníamos más de 5 años de experiencia trabajando así.

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Sin embargo, lo que nunca habíamos hecho era hacerlo a distancia con nuestro propio equipo.

Siempre hemos creído firmemente en las ventajas de estar juntos en la misma sala: interactuar como un verdadero equipo y como un grupo de amigos de una manera más íntima, estar uno al lado del otro para discutir más fácilmente las cosas, compartir cosas informalmente con facilidad. Creíamos que ser un solo equipo en una misma sala nos daba ventajas en cuanto a rapidez y eficacia.

Hasta que no nos vimos obligados a trabajar a distancia no comprendimos lo disfuncional que había sido nuestra comunicación al basarnos en estas suposiciones.

Y no quiero decir que fuera horrible: todas las empresas en las que trabajé en el pasado lo hicieron seguramente peor.

Pero como Salesflare, una empresa que se enorgullece de una comunicación clara y exhaustiva tanto externa como internamente, sí que teníamos algunos problemas graves que solucionar.

Durante los últimos 3 meses hemos estado trabajando duro en mejorar nuestra comunicación interna para trabajar juntos de forma más eficaz, y me complace compartir con vosotros lo que nos está funcionando, para que tal vez pueda inspiraros a mejorar también vuestra comunicación interna.

Compartiré los sistemas, herramientas y procesos que utilizamos para trabajar juntos como un equipo unido, a pesar de que en estos momentos todos trabajamos a distancia desde distintas salas en distintos edificios.

Durante los próximos 10 minutos, aprenderás de mí:

1. Cómo maximizar el retorno de la inversión en reuniones
2. Cómo mantenemos el flujo de información a través del equipo
3. Cómo es nuestra configuración en términos de plataformas de comunicación

1. Cómo maximizamos el ROI de invertir tiempo en reuniones

Como en Salesflare estamos muy centrados en crear valor para los clientes, y como gran parte de esa creación la hacemos en equipo y con una buena dosis de reflexión y planificación, esto significa que pasamos bastante tiempo juntos en reuniones.

Mejorar nuestros procesos en el pasado a menudo significaba añadir reuniones adicionales para discutir y planificar las cosas aún mejor, lo que significaba que después de un tiempo terminamos gastando gran parte de nuestro tiempo en estas reuniones haciendo eso en lugar de realmente crear valor.

También la eficacia de las reuniones empezó a resentirse:

• Las reuniones empezaron a sobrepasar el tiempo para asegurarnos de que no necesitábamos otro
• La gente empezó a perder la concentración en las reuniones, lo que afectó gravemente a la eficacia.
• A menudo, los debates se atascaban durante demasiado tiempo en algunos puntos clave.
• Olvidábamos qué habíamos decidido exactamente y por qué, lo que significaba que volvíamos sobre las cosas innecesariamente...
• Perdíamos el contacto con la opinión de los demás sobre el debate, lo que significaba dar vueltas a las conclusiones y volver a ellas con demasiada frecuencia.
• Perderíamos mucho tiempo en reuniones mirando y pensando sobre cosas que podríamos haber mirado y pensado de antemano, sin perder el tiempo de todos.

Estas son las normas que seguimos ahora para evitarlo:

1. Separamos diferentes tipos de discusiones (por ejemplo, estratégicas frente a operativas) en diferentes reuniones, para asegurarnos de que no nos atascamos demasiado en ninguno de estos niveles. Por ejemplo, tenemos reuniones de sprints y reuniones de preparación de sprints, reuniones de características y reuniones de planificación de características, y reuniones de crecimiento y reuniones de ideas de crecimiento.
2. La mayoría de las reuniones tienen un orden del día que define lo que se va a debatir y lo que hay que preparar para esa reunión. Por ejemplo, para nuestras reuniones de características (en las que analizamos las características por completo en una serie de reuniones), tenemos una estructura fija para el orden del día y la preparación de cada reunión.
3. No vamos a las reuniones sin pensar las cosas de antemano. Cada uno prepara la reunión en un documento individual y comparte esta preparación al menos un día antes. De este modo, todo el mundo puede leer la preparación y añadir algunos comentarios iniciales para que el debate comience ya.
4. Intentamos limitar la mayoría de las reuniones (como las de características) a 3 personas como máximo. Descubrimos que si hacemos reuniones con más gente, solo 3 personas participan activamente y el resto empieza a dormirse.
5. Siempre encendemos el vídeo y mantenemos las caras de todos en la pantalla durante el debate. Las expresiones de nuestros compañeros son importantes para saber cómo se sienten con lo que se está discutiendo. Y sabemos cuándo están perdiendo la atención.
6. A continuación, abrimos un documento en Google Docs con una estructura establecida (un documento compartido que es diferente de los documentos de preparación individuales). Es donde tomamos nota de cada decisión que tomamos. Incluso si decidimos no hacer algo, lo anotamos. De este modo, todo el proceso de decisión queda registrado para los que no están en la reunión y para más adelante. Una persona es responsable de tomar notas, el resto puede seguirlo en directo en su pantalla y sugerir correcciones.
7. Si la discusión se atasca, aparcamos inmediatamente el punto de discusión en una lista de preguntas. Esto puede ser en una lista separada en la parte superior, o dentro de la estructura del documento resaltado con un determinado color.
8. Limitamos las reuniones a 2 horas. Prolongar las reuniones más allá de ese tiempo perjudica los niveles de atención y deja de ser productivo.
9. A los 30 minutos, damos un primer recordatorio para empezar a terminar. A los 15 minutos empezamos a terminar. Esto significa que escribimos los anuncios de la reunión y planificamos la siguiente si es necesario.
10. Los anuncios de la reunión son un breve resumen de las conclusiones y el estado de la reunión para todos los que no participaron. Estos anuncios se publican en Slack para que todo el equipo se mantenga al día de forma sencilla, incluso sin leer el documento completo de la reunión.
11. Después de las reuniones y entre ellas, los debates pueden continuar en el documento de la reunión. Esto ocurre en los hilos de comentarios. El propietario del documento (la persona que se encargó de escribir los debates) hace un seguimiento de los mismos y es responsable de llegar a las conclusiones.

Esto es lo que hacemos actualmente, pero seguimos trabajando en nuestra forma de abordar las reuniones para asegurarnos de que empleamos nuestro tiempo con la máxima eficacia. Nuestra capacidad para crear mucho valor en estas reuniones en poco tiempo es lo que nos hace competitivos frente a grandes empresas con más recursos, así que es muy importante para nosotros.

Si sólo pone en práctica algunas de estas reglas, descubrirá de inmediato que su tiempo de reunión está mucho mejor aprovechado que antes, y su productividad se disparará.

2. Cómo mantenemos el flujo de información a través del equipo

Como decía al principio, solíamos creer que sentados en la misma habitación la comunicación fluiría de forma natural.

A medida que nuestro equipo crecía, incluso antes de pasar a la comunicación remota e interna, empezamos a comprender, a través de muchos pequeños contratiempos, que las cosas no funcionaban así. Paso a paso hemos ido haciendo muchos pequeños cambios para asegurarnos de que la información fluye por el equipo sin esfuerzo, sin que tengamos ni que pensar en ello.

Recuerdo perfectamente haber trabajado en una gran empresa e incluso en una agencia, a menudo sin saber qué iba a hacer en todo el día la persona que se sentaba a mi lado, por no hablar de las demás personas de la empresa.

La información se compartía muy mal, lo que hacía mucho más difícil funcionar como un equipo eficaz de cara a los clientes, o incluso sentirse parte de un equipo que intentaba hacer cosas juntos.

En Salesflare, hacemos todo lo posible para conseguir lo contrario. Estas son algunas de las cosas que hacemos para conseguirlo:

• En el nivel más básico, organizamos reuniones de pie todas las mañanas. En la oficina solíamos hacerlo en directo en cuanto llegaba todo el mundo. En un entorno remoto, empezamos a escribirlo en Slack. Hacemos una lista de lo que hemos hecho el día anterior y de lo que haremos ese día. Esto es bueno por muchas razones: 1. 1. Todo el mundo sabe en qué están trabajando los demás. 2. Te tomas un momento para reflexionar sobre el día anterior. 3. Y también necesitas planificar conscientemente. Y también necesitas planificar conscientemente tu día. ¡Sólo buenas prácticas!
• Para asegurarnos de que seguimos afilando la sierra, aprendemos de nuestros errores y mejoramos nuestros procesos (como todo lo que tratamos aquí) organizamos reuniones de equipo cada 2 semanas los viernes por la tarde. Hacemos una lista de lo que ha ido mal en las últimas 2 semanas y de lo que ha ido bien. Para lo negativo, discutimos soluciones. En cuanto a lo positivo, extraemos lecciones. Y después hacemos una demostración de nuestras métricas y de lo que hemos estado trabajando en las últimas 2 semanas.
• A nivel individual, también nos tomamos un tiempo cada mes para afilar la sierra. Esto significa que mi cofundador y yo nos tomamos un tiempo para reunirnos con todos los miembros del equipo. Yo me reúno con los miembros del equipo empresarial y él con los del equipo de producto. Cada trimestre cambiamos para mezclar las cosas y mantener una cultura abierta.
• Los debates son accesibles públicamente en la medida de lo posible: en canales públicos de Slack, en documentos de Google, en discusiones sobre temas de Github, ... Más sobre esto cuando hablemos de las plataformas de comunicación.
• Como he dicho antes, nos aseguramos de que todo el mundo esté al día en la medida de lo posible compartiendo los anuncios después de las reuniones. Esto significa que al final de cada reunión nos hacemos intencionadamente la pregunta "¿qué debe saber el resto del equipo sobre lo que hemos hablado aquí?" y la información que debe compartirse se comparte, para que no permanezca oculta por accidente.
• No se trata sólo de las reuniones. Estimulamos una cultura abierta y transparente también fuera de las reuniones. Se anima a todo el mundo a decir lo que piensa cuando las cosas no funcionan. Todo el mundo hace avanzar las cosas y puede usar su cerebro y decir lo que piensa, en lugar de hacerlo sólo mi cofundador y yo. Un libro que me gustó mucho sobre este tema es "Radical Candor" de Kim Scott.

Todo ello permite que un equipo piense y trabaje como uno solo para alcanzar sus objetivos, en lugar de trabajar como una serie de individuos desalineados.

Especialmente cuando se trabaja a distancia, es de enorme importancia seguir compartiendo la información con más atención de lo que se haría normalmente, ya que todo el mundo está escondido en su propia habitación y la información no se comparte "por accidente".

3. Cómo es nuestra configuración en términos de plataformas de comunicación

A mucha gente le gusta saltar a esta parte, ya que es muy divertido averiguarlo: ¿qué plataformas de comunicación utilizaremos? ¿Usamos Slack u otra cosa? ¿Dónde hacemos el seguimiento de esto y aquello?

Por muy divertido y emocionante que sea, lo he dejado para el final, porque las plataformas no son más que facilitadores de lo que intentas conseguir.

Y también significa que hemos dejado lo más jugoso para el final, por supuesto, y que podemos terminar con una nota alta.

Estas son las plataformas que utilizamos para mantener organizada y fluida nuestra comunicación interna:

• Slack: aquí compartimos anuncios y actualizaciones, mantenemos discusiones rápidas en hilos, y también es el lugar central donde podemos hacer un seguimiento de los nuevos cambios en Google Docs y Github, etc.
• Google Docs: como ya he dicho, ahí es donde guardamos la preparación y los resultados de los debates y continuamos algunos de esos debates entretanto (en hilos de comentarios en el documento); es el mejor lugar para cualquier debate que requiera una reflexión más profunda (frente a los debates rápidos en Slack).
• Zoom: utilizamos Zoom para la mayoría de nuestras reuniones de vídeo, ya que es bastante estable y nos permite utilizarlo fácilmente junto a Google Docs.
• Discord: recientemente hemos añadido Discord a la mezcla para facilitar la comunicación entre nosotros (sólo con audio); podemos, por ejemplo, discutir los incidentes de desarrollo de una manera más rápida, o pasar el rato en un canal de Discord compartido mientras trabajamos, al igual que en la oficina.
• Intercom: nuestras comunicaciones con los clientes pasan por Intercom y allí podemos añadir notas internas, mencionarnos unos a otros, asignarnos tareas, etc.; esto facilita que nos dirijamos a los clientes como equipo.
• Salesflare: mientras que Intercom se utiliza más por motivos de soporte, nosotros utilizamos Salesflare para todo lo que sea ventas o como ventas: prospectos más grandes, socios integradores, socios de soluciones, socios de contenidos, invitados al podcast, inversores, ... todo el seguimiento y la comunicación en torno a esto sucede en Salesflare con datos automatizados, hilos de correo electrónico centralizados, reuniones, notas internas con menciones, seguimiento de correo electrónico, etc.
• Github: nuestras discusiones sobre errores, mejoras y solicitudes de funciones se realizan en Github; de esta forma se mantiene estrechamente vinculado al código, y también se conecta con Intercom.

Esta pila funciona realmente bien para nosotros y la tenemos toda integrada entre sí, en gran parte a través de Zapier, lo que hace que nuestra comunicación fluya sin problemas y en gran medida de forma automática a través de la empresa.

Las plataformas de comunicación facilitan enormemente el funcionamiento de los procesos de los que he hablado antes, sobre todo cuando todo se hace a distancia.

Conclusión

Realmente todo viene junto si usted:

1. Asegúrese de que el tiempo dedicado a las reuniones se emplea de la manera más eficaz.
2. Mantener el flujo de información durante y entre las reuniones
3. Implantar las plataformas de comunicación adecuadas para que esto sea lo más fácil posible.

Así es como organizamos estas cosas en Salesflare, pero claro, esto es igual de inspiración y todo funciona un poco diferente en cada empresa.

Así que no dudes en enviarme tus preguntas (¡son bienvenidas en los comentarios ahora!) y estaré encantado de reflexionar contigo sobre cómo asegurarte de que puedes organizar tu comunicación interna de la mejor manera posible, para que tu equipo de startup remota pueda funcionar como un reloj.

No lo dudes. Si tienes alguna pregunta, escríbeme en los comentarios o envía un mensaje al equipo en el chat de nuestra página de inicio.

Esperamos que te haya gustado este post. Si es así, ¡difúndelo!

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Jeroen Corthout

Cofundador de Salesflare

Soy cofundador de Salesflare, el CRM simple pero potente para pequeñas empresas. Me encanta el crecimiento, automatizar las ventas y crear productos hermosos.

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