Jak napisać ofertę biznesową, która zdobędzie nowych klientów
Gościnny wpis Adama Hempenstalla (CEO i założyciela Better Proposals)
Niezależnie od tego, czy je lubisz, propozycje są jednym z kluczowych elementów zdobywania nowego biznesu w 2019 roku i później. Podczas gdy większość firm skupia się na sposobach ulepszania swojej oferty, bardzo niewiele z nich koncentruje się na nauce pisania propozycji biznesowych, które pozwalają zdobywać więcej klientów.
Pisanie świetnych propozycji biznesowych nie jest jednak żadną wiedzą tajemną. Wystarczy dopracować dziewięć elementów propozycji, a każda napisana przez ciebie propozycja z pewnością będzie konwertować. Oto te elementy oraz sposoby na ich właściwe przygotowanie, aby tworzyć zwycięskie propozycje, poświęcając na to ułamek czasu, który zwykle na to przeznaczasz.
1. Zacznij od szablonu
Podobnie jak każda inna część sprzedaży, pisanie propozycji powinno odbywać się według wcześniej ustalonej procedury. Gdy pojawia się nowy potencjalny klient przychodzący, nie zgadujesz, co trzeba zrobić. Zespół sprzedaży od razu zajmuje się umówieniem rozmowy, zaplanowaniem prezentacji, zorganizowaniem bezpłatnego okresu próbnego lub czymkolwiek, co pasuje do twojego modelu biznesowego.
Tak samo jest z propozycjami — możesz ustalić gotowy szablon propozycji i korzystać z niego za każdym razem. W narzędziu takim jak Better Proposals możesz wybierać szablony propozycji dla różnych branż, takich jak projektowanie, marketing, SEO, media społecznościowe, doradztwo i wiele innych. Świetnie sprawdzą się, jeśli dopiero zaczynasz — możesz edytować je zgodnie ze swoimi potrzebami i szybciej nauczyć się, jak napisać propozycję biznesową.
Teraz idź o krok dalej. Weź jeden z tych szablonów i napisz jedną propozycję biznesową, która będzie doskonała pod każdym względem. Kopiowanie, oferta, układ projektów i sekcji — cały pakiet. Gdy już ją przygotujesz, otrzymasz swój idealny szablon propozycji. Możesz wykorzystywać go ponownie raz za razem, edytując tylko kilka najważniejszych miejsc — wstęp, ceny, szczegółową specyfikację i tak dalej.
Szablony pozwalają zaoszczędzić czas i znacznie usprawniają proces pisania. Sprawiają, że pisanie propozycji staje się w znacznie mniejszym stopniu faktycznym pisaniem — a to świetna wiadomość dla zapracowanych właścicieli firm i profesjonalistów zajmujących się sprzedażą.
2. Przygotuj świetny wstęp
Sposób, w jaki osoba się przedstawia, mówi o niej bardzo wiele. Podobnie całkiem sporo o ofercie firmy mówi jej wstęp do propozycji. To nie jest zresztą przypadkowe przypuszczenie — nasze badania pokazują, że klienci najwięcej czasu spędzają na czytaniu wstępu do propozycji (34,6% całkowitego czasu), a także sekcji cenowej (27,1%).
Wszystko gotowe, żeby napisać propozycję biznesową. Co jednak powinien zawierać świetny wstęp? Przede wszystkim musi w dużej mierze opierać się na informacjach zebranych przed napisaniem propozycji. Spotkania, prezentacje, sesje discovery — wykorzystaj informacje o kliencie i jego potrzebach z każdego z tych źródeł i starannie je zapisz, aby stworzyć skuteczną propozycję biznesową.
Korzystając z tych informacji, stwórz wstęp, w którym:
1. Przedstawisz, kim jesteś i czym się zajmujesz
2. Pokażesz, że rozumiesz problemy klienta
3. Pokażesz, jak możesz skutecznie rozwiązać te problemy
Wiele wstępów okazuje się nieudanych z jednego powodu — osoba, która za nimi stoi, nie wie wystarczająco dużo o kliencie. W efekcie może skupić się na niewłaściwym aspekcie oferty. Na przykład ktoś oferujący usługi SEO może koncentrować się wyłącznie na uzasadnieniu kosztu usługi, podczas gdy klientowi może bardziej zależeć na znalezieniu się w czołówce wyników wyszukiwania w swoim regionie.
3. Przygotuj szczegółową specyfikację
Skoro wstęp był haczykiem, który miał przyciągnąć uwagę do oferty, to tutaj dokładnie informujesz klienta, co mu oferujesz. Jak sugeruje nazwa tej sekcji, szczegółowo przedstaw swoją ofertę. Jeśli na przykład oferujesz przebudowę strony internetowej, możesz uwzględnić:
– Ile stron przebudujesz
– Nad jakimi elementami będziesz pracować (makieta, logo, bannery itd.)
– Czego będziesz potrzebować od klienta (treści na stronie, wektorów, obrazów, logo itd.)
Poświęć tej części oferty sporo czasu, bo dodatkowy wysiłek włożony teraz zaprocentuje później. Szczegółowa specyfikacja jest ważna z dwóch powodów:
1. Pokazuje klientowi, że znasz się na swojej pracy
2. Tworzy odpowiedzialność
Jeśli chodzi o drugi punkt… Wszystkie deklaracje, które tu złożysz, mogą ci pomóc, jeśli coś pójdzie nie tak z realizacją zlecenia.
Kolejna wskazówka: mów językiem klienta. Jeśli oferujesz usługi SEO, nie opowiadaj o backlinkach, technicznych audytach SEO, praktykach white hat, strukturach linkowania wewnętrznego itd. Używaj języka klienta i powtarzaj jego sformułowania. Kluczem do nauczenia się, jak napisać ofertę biznesową, jest zrozumienie perspektywy klienta — także jego języka.
4. Pokaż harmonogram
Kiedy będziesz w stanie zrealizować ofertę przedstawioną w propozycji? Zdziwiłoby cię, jak wielu właścicieli firm całkowicie pomija terminy realizacji w swoich ofertach, zostawiając klientów z pytaniem, kiedy mogą spodziewać się gotowej pracy. Możesz podać konkretną godzinę w określonym dniu albo ogólny przedział kilku tygodni — po prostu dopilnuj, żeby informacja była dobrze widoczna.
Jeśli znasz klienta i wiesz, że zbliża się ważne dla niego wydarzenie, wykorzystaj tę informację w tym miejscu.
5. Przedstaw dowody
Gdybym powiedział, że jestem najlepszym malarzem na świecie od czasu śmierci Michała Anioła, pewnie wytknąłbyś mi kłamstwo. Gdybym jednak pokazał jeden z moich ostatnich obrazów, który ilustruje mój talent, spojrzałbyś na moje stwierdzenie nieco inaczej, prawda? Choć naprawdę jestem beznadziejny w rysowaniu czegokolwiek bardziej złożonego niż ludzik z patyczków, ten przykład dobrze pokazuje, o co chodzi (wybacz tę grę słów).
W tej sekcji zamieść przykłady wcześniejszych prac, które wykonałeś dla klienta najbardziej podobnego do tego, z którym teraz rozmawiasz. Może to być kompletna strona internetowa, rekomendacja, opinia online — cokolwiek, co pokaże, że jesteś ekspertem w danej dziedzinie.
Oczywiście możesz też pójść na łatwiznę i napisać: przykłady naszych prac znajdziesz w portfolio na naszej stronie internetowej. Rzecz w tym, że prawie nikt nie zada sobie trudu, żeby tam zajrzeć. Klient czyta twoją ofertę i dzielą go od jej podpisania dwa przewinięcia ekranu — ostatnie, czego potrzebujesz, to zmuszać go do otwierania kolejnej karty i szukania odpowiedniego przykładu.
6. Ustal ceny
Jak wspominałem wcześniej, to druga najważniejsza część każdej oferty. Oczywiście potencjalni klienci chcą wiedzieć, czy zapłacenie ci sprawi, że będą płakać bardziej niż na widok rachunku w pubie o drugiej w nocy. Mówiąc to, istnieje kilka zasad, o których warto pamiętać, tworząc sekcję cenową i ucząc się, jak napisać ofertę biznesową.
Na początek zadbaj o prostą strukturę cenową. Nie oferuj żadnych dodatkowych opcji, rozszerzonych pakietów, zestawów, promocji ani innych tego typu rzeczy. Nasze badania pokazały, że dodatkowe opcje właściwie nie sprawdzają się w ofertach, a prosta struktura cenowa skuteczniej skłania klienta do podpisania umowy.
Druga kwestia to sposób sformułowania treści. Jeśli tylko możesz, unikaj używania słowa „cena” w tytule. Zamiast tego skup się na określeniach takich jak inwestycja czy ROI. To niewielki trik psychologiczny, ale pomaga zrobić kolejny krok w stronę podpisania umowy.
Po trzecie, nie rozliczaj się za godzinę ani za dzień. Rozliczaj się za wartość, którą dostarczasz, a łatwiej będzie ci uzasadnić wyższe stawki. Jeśli w sekcji cenowej dodasz również kolejną rekomendację klienta, zwiększysz swoje szanse na podpisanie oferty.
7. Udziel gwarancji
Za każdym razem, gdy klient decyduje się na twoją ofertę zamiast oferty kogoś innego, podejmuje ryzyko. W końcu prawdopodobnie nigdy wcześniej o tobie nie słyszał i (miejmy nadzieję) za chwilę przekaże ci pokaźną sumę pieniędzy. Dlaczego nie wziąć części tego ryzyka na siebie?
Możesz na przykład zaoferować prostą gwarancję zwrotu pieniędzy, jeśli nie ukończysz prac zgodnie z warunkami do określonego terminu. Możesz też nieco urozmaicić ofertę i zaproponować dodatkowe świadczenia na wypadek opóźnienia w realizacji. Na przykład dodatkowy projekt identyfikacji wizualnej, jeśli nie dotrzymasz wyznaczonego przez siebie terminu wykonania projektu internetowej.
Możesz myśleć, że podejmujesz ryzyko — ale twój klient również. Jeśli szczegółowa specyfikacja dobrze cię zabezpiecza i zawiera wszystkie ustalenia, możesz spokojnie działać.
8. Określ kolejne kroki
Kiedy idziesz do supermarketu po zakupy, wiesz, jaki jest (miejmy nadzieję) kolejny logiczny krok: podejść do kasy i zapłacić za produkty. To przecież oczywiste.
Problem w tym, że twoja oferta nie jest zakupami w sklepie, a twoi klienci najprawdopodobniej nie wiedzą, co zrobić po jej przeczytaniu. Zamiast zapytać ciebie, prawdopodobnie zamkną ofertę i pójdą na piwo.
Aby temu zapobiec, dodaj sekcję zatytułowaną „Kolejne kroki”, w której jasno określisz, co klient musi zrobić. Na przykład:
1. Podpisz ofertę
2. Opłać fakturę wstępną (X% łącznej ceny)
3. Zaplanuj rozmowę kick-off
Może się wydawać, że to oczywiste, gdy zastanawiasz się, jak napisać ofertę biznesową, ale zapisanie tych informacji robi ogromną różnicę.
9. Określ warunki
Na tym etapie klient wie już wszystko, co potrzebne do podjęcia świadomej decyzji i podpisania twojej oferty. Ten jeden ostatni szczegół sprawi jednak, że A) będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie oraz B) zadbasz o swoje bezpieczeństwo na każdą ewentualność.
Tworzenie nowych warunków nie jest niezbędne, by nauczyć się, jak napisać ofertę biznesową — w internecie znajdziesz mnóstwo dostępnych ogólnych wzorów. Wybierz taki, który ci odpowiada, dostosuj go do swoich potrzeb i używaj ponownie, wprowadzając niezbędne zmiany.
Podsumowanie: użyj odpowiedniego oprogramowania, aby napisać propozycję biznesową
Napisanie propozycji biznesowej może wydawać się trudnym zadaniem. Z drugiej strony to wcale nie jest najbardziej skomplikowane zadanie na świecie.
Korzystając z oprogramowania do zarządzania propozycjami i wykorzystując wszystkie elementy, o których tutaj wspomniałem, z pewnością stworzysz propozycję, którą klienci zrozumieją, która będzie świetnie wyglądać i którą za każdym razem podpiszą.
Kilka słów o Adamie:
Adam Hempenstall jest dyrektorem generalnym i założycielem Better Proposals — prostego oprogramowania do tworzenia pięknych, skutecznych propozycji w zaledwie kilka minut. Pomógł swoim klientom w Better Proposals zdobyć ponad 120 000 000 dolarów w ciągu zaledwie jednego roku, a następnie uruchomił pierwszy Proposal Writing University, gdzie dzieli się najlepszymi praktykami dotyczącymi propozycji biznesowych.
Mamy nadzieję, że spodobał ci się ten wpis. Jeśli tak, podaj go dalej!
👉 Możesz obserwować @salesflare na Twitterze, Facebooku i LinkedIn.
