5 lignes directrices pour vous aider à atteindre le zen total de votre boîte de réception

2. Laissez votre boîte de réception faire le gros du travail

Vous seriez surpris de la puissance de votre boîte de réception, même sans aucun outil supplémentaire. J’étais l’une de ces personnes qui se remettaient littéralement au lit en posant les yeux sur ma boîte de réception empilée le matin. Tout a changé lorsque je suis tombé sur la méthodologie d’ Andreas Klinger pour garder votre boîte de réception parfaitement propre à tout moment. “Cela prend environ 15 minutes à configurer, mais cela pourrait changer à jamais votre façon de travailler avec le courrier électronique”, a-t-il déclaré. J’étais sceptique au début, mais je suis devenu fan au fil du temps car il n’a pas manqué à sa promesse. Il s’appuie sur deux fonctionnalités natives de Gmail : les étoiles spéciales et les boîtes de réception multiples. Depuis le message original de Klinger il y a plus de trois ans, j’ai vu beaucoup de gens l’utiliser.

La méthode de Klinger s’appuie sur les principes de Getting Things Done ou GTD, la célèbre méthode de gestion du temps exposée dans le livre de David Allen . Il vous restera une boîte de réception facile à gérer, généralement vide sur la gauche, des tâches dans la première boîte, des e-mails “en attente de réponse” dans la seconde, des e-mails “délégués” dans la troisième et le reste concernant les réunions/vols/etc. facile à trouver dans le quatrième. Vous aurez à tout moment une vue d’ensemble parfaite du volume et de la nature de votre charge de travail et de votre entonnoir de vente.

Voici comment Andreas gère la gestion quotidienne des e-mails :

• Un e-mail arrive
• Gérez ceux que vous pouvez instantanément
• Les autres marquent comme todo
• Si vous voulez garder une trace d’eux lorsque vous avez répondu, vous les marquez comme “En attente de réponse” ou “Délégué” (de cette façon, vous pouvez toujours les trouver rapidement et faire un suivi )
• Vous archivez tous les e-mails
• Votre boîte de réception à gauche est à nouveau vide
• Tous les plus importants sont dans les cases spéciales celles de droite
• C’est ça. Vous avez terminé.

Cela ressemble à un très bon flux de travail, non ? Si vous êtes partant, consultez ses instructions étape par étape pour tout configurer.

3. Mettez une horloge dessus

Faites-vous partie de ces personnes qui lisent chaque e-mail dès que sa notification apparaît ? Arrêter de faire ça. Chacun que vous ouvrez est une rupture de votre flux de travail et un coup dur pour votre productivité. Votre boîte de réception ne devrait pas gérer votre temps.

Au lieu de cela, traitez les e-mails à votre rythme. C’est là que le pouvoir de l’habitude entre en jeu. La gestion des e-mails n’est qu’une autre tâche de productivité quotidienne qui bénéficiera grandement d’une petite structure. Fixez-vous un délai pour traiter vos e-mails, plusieurs fois par jour ou une fois par heure.

Vous pouvez utiliser la technique Pomodoro de Francesco Cirillo pour garder le contrôle de vos plages horaires de messagerie. La technique Pomodoro est un moyen d’utiliser le temps efficacement, en s’appuyant sur l’idée que la productivité diminue à mesure que vous dépassez un certain temps consacré à une tâche. Diviser systématiquement votre temps en blocs axés sur les tâches vous entraînera à être plus productif pendant chaque bloc. Un pomodoro est un bloc de 25 minutes, suivi d’une pause de 5 minutes, après quoi vous recommencez avec un bloc de productivité de 25 minutes. Je consacre personnellement deux blocs pomodoro à la gestion des e-mails chaque jour : un le matin et un l’après-midi. Vous pouvez suivre vos pomodoros avec les applications de chronométrage Pomodoro. Zapier a fait un excellent travail d’emballage des meilleurs pour vous dans ce post .

4. Rationalisez les e-mails de l’équipe

Combien de vos e-mails sont transférés par les membres de votre équipe ? Bien qu’il existe depuis 46 ans, le transfert d’e-mails reste le moyen privilégié de partager des informations avec d’autres. Qu’en est-il des comptes de messagerie partagés ? Un peu mieux, s’ils ne vous obligeaient pas à passer de votre propre compte de messagerie à celui partagé. La caractéristique inhérente du courrier électronique d’être un silo d’informations pour une seule personne est une déception pour la productivité de l’équipe et gâche vos ambitions d’atteindre une boîte de réception zen.

Hors de vos mains? Pas assez. Hiver est un excellent outil qui vous permet de rationaliser et de suivre toutes les communications de votre équipe entre les membres. Il vous permet d’ajouter des boîtes de réception partagées à votre boîte de réception et de partager des étiquettes personnalisées au sein de l’équipe. Cela signifie que vous pouvez partager des e-mails avec des membres de l’équipe qui n’étaient pas un destinataire d’origine en ajoutant une étiquette partagée audit e-mail.

Vous pouvez également partager des modèles d’e-mails entre les membres et ajouter des notes aux e-mails afin d’expliquer rapidement aux autres ce qui se passe dans un sujet d’e-mail particulier. Les brouillons partagés permettent à un coéquipier de terminer un e-mail que vous avez commencé. Les pouvoirs de suivi des e-mails sont également inclus.

Le principal avantage d’Hiver est qu’il vous permet de traiter à la fois vos e-mails et ceux de votre équipe en un seul endroit et donc en un seul bloc de temps. Cela le rend parfait pour la collaboration sur le lieu de travail de votre startup ou petite entreprise. C’est un excellent moyen pour votre équipe de gérer le support client, l’embauche, la gestion des tâches… À peu près tout ce pour quoi vous ne créeriez pas de pipeline de vente dans votre CRM, mais qui nécessite tout de même un effort d’équipe.

La version gratuite d’Hiver vous permet de partager des notes, trois étiquettes et dix modèles d’e-mails avec jusqu’à trois autres utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez leurs options .

5. Faites-en un jeu

Si vous ne ressentez pas vraiment tous ces trucs zen et que vous préférez en finir , The Email Game pourrait très bien être votre prochaine chose préférée. C’est un outil gratuit pour Gmail qui, vous l’avez deviné, fait du nettoyage de votre boîte de réception un jeu.

Une fois que vous avez saisi votre adresse e-mail, le jeu vous laisse environ 5 secondes par e-mail pour décider quoi en faire : répondre, boomerang (archiver maintenant et le faire resurgir dans votre boîte de réception plus tard, à une heure précise), archiver, supprimer ou sauter. Chaque action vous rapporte des points et des points sont soustraits si vous n’agissez pas à temps. Cliquer sur répondre vous donnera trois minutes pour répondre. Vous pouvez ajouter du temps si nécessaire, mais assurez-vous de maintenir le rythme.